Գրասենյակային մենեջերի աշխատանքի նկարագրությունը քարտուղարի գործառույթներով. առանձնահատկություններ և պահանջներ

2025 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2025-01-24 13:17

Նույնիսկ փոքր անձնակազմի դեպքում, ներառյալ միայն ընկերության ղեկավարը և նրա աշխատակիցները, անհրաժեշտ է պատասխանատու աշխատող, ով կլինի կազմակերպիչ ուժ, որը կարող է ղեկավարել և վերահսկել աշխատանքային գործընթացը. սա է գաղափարը, որը որոշում է տեքստը: գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությունը։

Այս պաշտոնը դիմորդից պահանջում է ունենալ որոշակի հմտություններ և համապատասխան կրթություն, ինչպես նաև մարդկանց հետ շփվելու կարողություն: Այնուամենայնիվ, պահանջների ցանկը այսքանով չի սահմանափակվում։

Աշխատանքի նկարագրություն

Արդեն պաշտոնի համար դիմելու փուլում թեկնածուն կարող է ծանոթանալ ընկերությունում իր իրավունքները, պարտականություններն ու պարտականությունները կարգավորող նորմատիվ ակտին։ Նման փաստաթուղթը կոչվում է աշխատանքի նկարագրություն: Այն բաղկացած է հինգ հիմնական բաժիններից՝

1. Ընդհանուր դրույթներ. Դրանք պարունակում են կազմակերպչական բոլոր տեղեկությունները` ձեռնարկության անվանումը, զբաղեցրած պաշտոնը և կառուցվածքային ստորաբաժանումը, որին այն պատկանում է: Այն նաև ցույց է տալիս ենթակայությունը, պաշտոնը զբաղեցնելու և աշխատանքից ազատելու կարգը, ինչպես նաև կրթության և կրթության պահանջները.որակավորումներ։
2. Պարտականություններ. Այս բաժինը ներկայացնում է աշխատողի պարտականությունների ցանկը, ինչպես նաև դրանց իրականացման ուղիները:
3. Աշխատողի իրավունքները, այսինքն՝ բոլոր լրացուցիչ հնարավորությունները, որոնք նպաստում են պարտականությունների արդյունավետ կատարմանը։
4. Պատասխանատվություն. Այս բաժնի համաձայն՝ ղեկավարությունը որոշումներ է կայացնում կատարողականի գնահատման, առաջխաղացման կամ տուգանքի վերաբերյալ:
5. Հարաբերություններ. Այս բաժինը կարգավորում է արտաքին և ներքին ստորաբաժանումների հետ բոլոր հաղորդակցությունները, որոնք աշխատակիցը կարող է ունենալ իրենց գործառույթներն իրականացնելու ընթացքում:

Աշխատանքի նկարագրության կազմման սկզբունքները

Նման փաստաթղթերի պատրաստման նորմատիվ հիմքը ղեկավարների, մասնագետների և այլ աշխատողների պաշտոնների որակավորման գրացուցակն է (1998 թ.): Դրա մշակման ընթացքում զգալի ուշադրություն է դարձվել պաշտոնի նկարագրությանը և աշխատողի կողմից իր պարտականությունների կատարման պայմաններին։ Աշխատանքի առանձնահատկությունները ներառված են փաստաթղթի վերնագրում, օրինակ՝ «Քարտուղարի աշխատանքի նկարագրությունը» (գրասենյակի ղեկավար կամ գլխավոր հաշվապահ):

Բացի այդ, եթե կան երկու պաշտոններ նույն վերնագրով, բայց տարբեր առաջադրանքներով, ապա պետք է պատրաստվեն տարբեր փաստաթղթեր՝ արտացոլելու այդ տարբերությունները: Անձնակազմի սպայի գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությունները որոշակի տարբերություններ ունեն քարտուղարի նույն կանոնակարգից:

Պահանջներ գրասենյակի մենեջերին

Պաշտոնի թեկնածուն այսպես թե այնպես պետք է կառավարի մարդկանց։ Սա կարող է լինել ընդամենը մի քանի հոգի փոքր ընկերությունում կամ ողջ վարչական անձնակազմը մեծ ձեռնարկությունում: Բնականաբար,Դիմորդը պետք է լինի համակարգչի վստահ օգտագործող և կարողանա աշխատել գրասենյակային այլ սարքավորումների հետ (սկաներ, տպիչ կամ ֆաքս): Գրասենյակի մենեջերը հաճախ հանդիսանում է ընկերության ներկայացուցիչ, ուստի լավ խոսքն ու գործնական նամակներ կազմելու կարողությունը պարտադիր պայման են: Շատ հաճախ ընկերությունները պահանջում են նման աշխատակիցներից իմանալ գրասենյակային աշխատանքի հիմունքները և աշխատանքային օրենսդրությունը: Առնվազն մեկ օտար լեզվի իմացությունը դեռ ցանկալի հմտություն է, սակայն խոշոր ձեռնարկությունում դիմելիս սա արդեն պարտադիր պահանջներից մեկն է։

Որոշ դեպքերում գրասենյակի ղեկավարը պետք է համատեղի իր պարտականությունները այլ աշխատակիցների գործառույթների հետ: Սա հանգեցնում է պահանջվող հմտությունների ավելացմանը: Այսպիսով, հաշվապահի գործառույթներով գրասենյակի ղեկավարը պետք է ունենա համապատասխան կրթություն և ունենա հատուկ ծրագրեր։

Հիմնական պարտականություններ

Գրասենյակային մենեջերի տիպիկ աշխատանքի նկարագրությունը քարտուղարական գործառույթներով ներառում է հետևյալ կետերը՝

• փոստի մշակում, ինչպես մուտքային, այնպես էլ ելքային; դրանց վերաբաշխումը ընկերության ներսում;
• հսկողություն պայմանագրերով և պայմանագրերով նախատեսված պարտավորությունների կատարման ժամկետների նկատմամբ;
• կատարել ելքային և մուտքային զանգեր;
• աշխատել հաճախորդների և գործընկեր ընկերությունների ներկայացուցիչների հետ;
• անհրաժեշտ գրենական պիտույքների առկայության մոնիտորինգ;
• գրասենյակային սարքավորումների աշխատանքային վիճակում պահպանում և վթարի դեպքում մասնագետների կանչում;
• ժամանակի բաշխում աշխատանքային գրաֆիկի շրջանակներում (որոշդեպքեր և առաջնորդի համար);
• անհրաժեշտ միջոցառումների կազմակերպում (հանդիպումներ, համաժողովներ, գործուղումներ, կորպորատիվ երեկույթներ);
• հանդիպումների րոպեներ;
• թարմացում և նոր բովանդակության ավելացում կորպորատիվ վեբկայքում:

Այս ցանկը ներառում է միայն հիմնական պահանջները: Կնքվող աշխատանքային պայմանագրի առանձնահատկություններին համապատասխան կարող են ավելացվել այլ կետեր։ Կադրային սպայի գործառույթներով գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությունը, օրինակ, հանձնարարում է աշխատակցին պահպանել և ժամանակին տրամադրել բոլոր հաշվետվական փաստաթղթերը կամ փոխարինել անձնակազմի բաժնի ղեկավարին նրա բացակայության դեպքում:

Լրացուցիչ պարտականություններ

Բացի հիմնական գործառույթներից, գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությունը պարունակում է տարբեր պարտականությունների ցանկ, որոնք կարող են տարբերվել՝ կախված ընկերության գործունեությունից: Գրասենյակի մենեջերին կարող են հանձնարարել աշխատել վարչական մարմինների հետ, այսինքն՝ թույլտվություն ստանալ առևտուր անելու, ընկերության կամ դուստր ձեռնարկության մասնաճյուղ բացելու և այլն:

Ամենապատասխանատու խնդիրներից մեկը ընկերության փաստացի կառավարումն է տնօրենի բացակայության պայմաններում: Իհարկե, դա հնարավոր է միայն այն դեպքում, եթե աշխատողը հաստատվել է որպես պատասխանատու և վստահելի մարդ, ում վրա կարելի է հույս դնել: Բացի այդ, գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությունը հաճախ պարունակում է կետ ընդհանուր լիազորագիր տալու անհրաժեշտության մասին: Նման փաստաթուղթը կարող էպահանջվում է, օրինակ, մեծ նշանակություն ունեցող նամակներ ստանալու համար:

Ոչ պաշտոնական պահանջներ

Խոշոր ընկերությունները սովորաբար թույլ են տալիս այս պաշտոնի թեկնածուներին նախապես ծանոթանալ գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրությանը, որպեսզի նրանք լիովին տեղյակ լինեն պահանջների և պարտականությունների ցանկին:

Բայց նույնիսկ նման լիազորություններով դիմորդը պետք է հասկանա, որ ինքը մնում է ձեռնարկության բազմաթիվ աշխատակիցներից մեկը։ Այս առումով, չպետք է մոռանալ այն, ինչ նշված չէ աշխատանքի նկարագրության մեջ: Քարտուղարի գործառույթներով գրասենյակի ղեկավարը պետք է լինի ժամանակի նկատմամբ զգայուն անձ, որպեսզի կարողանա այն բաշխել ըստ անհրաժեշտության:

Աշխատանքային առաջադրանքներ

Նրա աշխատանքի ամենակարեւոր պահանջը արդյունավետությունն է, ուստի նման պաշտոն զբաղեցնող անձը պարտավոր է տնտեսապես ծախսել գրասենյակային նյութերը, վերահսկել սպառվող էլեկտրաէներգիայի քանակը։

Ընկերության մյուս աշխատակիցների համար գրասենյակի ղեկավարը պատասխանատու է գրեթե ղեկավարի հետ հավասար: Այդ պատճառով նա պետք է ապահովի, որ աշխատանքային պայմանները համապատասխանեն ընդունված սանիտարական չափանիշներին և անվտանգության կանոններին: Ի վերջո, իր անմիջական պարտականությունները կատարելիս գրասենյակի մենեջերը հասանելի է դառնում գաղտնի փաստաթղթերին, ուստի պահանջներից մեկը առևտրային գաղտնիքները կամ որևէ այլ տեղեկատվություն չհրապարակելու մասին համաձայնագրի ստորագրումն է, որը կարող է վնասել ընկերության դիրքը շուկայում։

Աջ գրասենյակ-մենեջեր

Իհարկե, նման մի շարք պարտականությունների կատարումը թույլ է տալիս աշխատողին օգտվել հատուկ իրավունքներից։ Դրանք նաև գրված են գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրության մեջ: Դրանցից մի քանիսի էությունը, ինչպիսին է գաղտնի տեղեկատվության հասանելիությունը, ուղղակիորեն բխում է իրենց աշխատանքային պարտականությունները կատարելու անհրաժեշտությունից: Մյուսները կապված են իշխանության արտոնությունների հետ: Այսպիսով, գրասենյակի ղեկավարն իրավունք ունի մնացած աշխատակիցներից պահանջել ուղղել արտադրական փաստաթղթերում անփութության պատճառով թույլ տված սխալները, սահմանել նրանց խրախուսման չափը կամ անփույթների նկատմամբ կիրառել տույժեր։

Հաճախ գրասենյակի ղեկավարը կապող օղակ է աշխատակիցների և ղեկավարների միջև: Այս պաշտոնը թույլ է տալիս նրան ձգտել ավելի լավ աշխատանքային պայմանների և ներկայացնել կոլեկտիվ ցանկություններ՝ բարելավելու աշխատանքի որակը ինչպես մեկ ստորաբաժանման, այնպես էլ ամբողջ ձեռնարկության համար:

Վաճառքի բաժնի գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքի նկարագրության առանձնահատկությունները

Գրասենյակային մենեջերները վաղուց անփոխարինելի են մեծ և փոքր ընկերություններում, ուստի նրանց անհրաժեշտ են որոշակի հմտություններ՝ նման թափուր աշխատատեղը զբաղեցնելու համար: Տարածված դեպք է, երբ մի քանի գրասենյակային մենեջերներ աշխատում են միևնույն ձեռնարկությունում՝ հատուկ գործառույթներով, որոնց վրա կա ավագ։ Նրանց աշխատանքի նկարագրություններն ըստ էության նույնն են, բայց տարբերվում են գործառույթների լրացուցիչ շարքով:

Այսպիսով, եթե գրասենյակի մենեջերը աշխատում է վաճառքի բաժնում, նրա աշխատանքի նկարագրությունը կարող է պարունակել այնպիսի կետեր, ինչպիսիք են՝

• որոնել նոր կետեր;
• հետևել պահանջարկի կառուցվածքի փոփոխություններին;
• կատարյալ վաճառքի վերաբերյալ հաշվետվական փաստաթղթերի պատրաստում;
• ուղղակի աշխատանք հաճախորդի հետ պատվերներ ստանալու և դրանց հետագա մշակման համար;
• աշխատանք հաճախորդներին տեղեկացնել ապրանքների տեսականու հնարավոր փոփոխությունների և գների վերահաշվարկի մասին;
• կազմակերպել անհրաժեշտ հանդիպումներ;
• ապրանքների մատակարարման պայմանագրերի կնքում։

Հետագա պահանջները կարող են կապված լինել ընկերության կողմից առաջարկվող ապրանքների առանձնահատկությունների հետ: Եթե ընկերությունը զբաղվում է անշարժ գույքի առուվաճառքով, ապա գրասենյակի մենեջերի պարտականությունները կարող են ներառել տեղեկատվական գրքույկների պատրաստում և կոնկրետ փաստաթղթերի կատարում։

Գրասենյակի ղեկավարի պատասխանատվությունը

Իրենց պարտականությունները չկատարելու դեպքում, իրավախախտումներ, այդ թվում՝ առևտրային գաղտնիք բացահայտելու կամ ընկերության իմիջը վնասող այլ գործողություններ կատարելու դեպքում, գրասենյակի ղեկավարը պատասխանատվություն է կրում վարչական, քաղաքացիական նորմերին համապատասխան։ և քրեական օրենսգրքեր: Եթե կազմակերպությանը պատճառվել է նյութական վնաս, ապա պատիժը նշանակվում է աշխատանքային օրենսգրքի դրույթներով։