Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ (EDMS). ինչ է դա, առանձնահատկություններ և առաջարկություններ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Մի քանի տարի առաջ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի մասին խոսվում էր որպես պայծառ ապագայի մասին: Այսօր դրանք արդեն ակտիվորեն կիրառվում են մասնավոր և պետական ձեռնարկություններում։ Բայց ամենակարեւորն այն է, որ EDMS-ի պահանջարկն անընդհատ աճում է։ Ինչ է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը և ինչպես է այն աշխատում, դիտարկենք Ռուսաստանի Դաշնությունում գործող համակարգերի օրինակը:

Նախապատմություն

Ավելի լավ հասկանալու համար, թե ինչպես է աշխատում EDMS ծրագիրը, անհրաժեշտ է վերանայել հիմնական հասկացությունները և առաջադրանքները: Հիմնական գործոնները նրանք են, որոնք որոշում են որոշակի համակարգի ընտրությունը:

Եթե կազմակերպությունը կարող է գործել ոչ ֆորմալ կառավարման պայմաններում, ապա փաստաթղթերի կառավարման կարիք չկա: Բիզնես գործընթացների առաջացման հետ մեկտեղ անհրաժեշտություն է առաջանում կառավարել մեխանիզմը կանոնակարգված փաստաթղթավորման միջոցով: Եթե ժամանակին չզբաղվեք թղթերի հետ, ապա դրանք կսկսեն կուտակվել և կորչել։

Ֆայլերի պահպանման հատուկ սխեման օգտագործվում է որպես թղթային կրիչների այլընտրանքսերվերի վրա: Բայց դա էլ երկար չի աշխատում։ Քանի որ ընկերության ծավալն աճում է, ավելանում է տեղեկատվության պահպանման և համաժամացման անհրաժեշտությունը:

Կա երկընտրանք՝ օգտագործե՞լ հին թղթային կրիչ, թե՞ EDMS՝ տեղեկատվություն պահելու համար: Ի՞նչն է այդքան կարևոր, որ կարող եք ստանալ էլեկտրոնային համակարգի շնորհիվ: Բարձրացնել կազմակերպության արդյունավետությունը։

Տնտեսական ազդեցություն

Աշխատանքի արդյունավետությունը կարելի է բարձրացնել երկու եղանակով՝ նվազեցնել ծախսերը կամ բարձրացնել արդյունքները: EDMS-ի փաստաթղթերը թույլ են տալիս միանգամից հասնել երկու նպատակի: Այսինքն՝ համակարգի ներդրումը կազմակերպությանը թույլ է տալիս ավելի քիչ ծախսել, բայց ավելի շատ վաստակել։

Ծախսերի նվազեցում թղթի ծախսերի կրճատման, վատնված ժամանակի, հաղորդակցության արագացման, ընկերության մշակույթի փոփոխության միջոցով:

EDMS ծրագրի արդյունավետությունը գնահատելու համար անհրաժեշտ է հաշվարկել փաստաթղթերի վրա ծախսված ժամանակը: Խորհրդատվական ընկերությունները գնահատում են, որ նման գործողությունները զբաղեցնում են աշխատանքային ժամանակի 20%-ը: Ռուսական բյուրոկրատիայի համակարգում դա ավելի շատ է պահանջում՝ ժամանակի 60%-ը։ EDMS-ի ներդրումը կնվազեցնի այդ ծախսերը առնվազն 10 անգամ:

Գրասենյակային աշխատանք և փաստաթղթերի հոսք

Երկու տերմինները փոխկապակցված են: Գրառումների վարումը տերմին է, որը վերաբերում է փաստաթղթերի հետ աշխատելու կանոնների պաշտոնական փաթեթին: Որոշ EDMS համակարգեր կարող են հարմարեցվել գրասենյակային աշխատանքի կանոններին համապատասխան, սակայն կան նաև այնպիսի համակարգեր, որոնց հիման վրա արդեն ձևավորվում է գրասենյակային աշխատանքը։

Փաստաթուղթը տեղեկատվության պահպանման միավոր է EDMS-ում: Փաստաթղթերի հոսքը ձևավորվում էտարբեր աղբյուրներ՝ այլ համակարգեր, հավելվածներ, էլ. փոստ, բայց առաջին հերթին՝ սկանավորված թղթային կրիչներից: Հետևաբար, սկաներները և այլ սարքավորումները EDMS-ի անբաժանելի մասն են: Համակարգը պահպանում է բոլոր փաստաթղթերը, պահպանում է դրանց պատմությունը, ապահովում է տեղաշարժը կազմակերպության միջով և դրանց հետ իրականացնում բիզնես գործընթացներ։

Նման տվյալների բազայում կա SED-ի որոշումը, հրահանգը և հրամանը։ Նրանց միջոցով կազմակերպությունը կառավարվում է։ Ցանկացած փաստաթուղթ տրամադրվում է «օգնությամբ»։ Ձևի դաշտերի հավաքածուն կախված է փաստաթղթի տեսակից: Համակարգում տեղեկատվությունը պահվում է նման քարտի յուրաքանչյուր դաշտի տվյալների բազայի տեսքով:

EDMS-ի գործառույթներն ու առաջադրանքները

Փաստաթղթերի կառավարման ծրագիրը նախատեսված է լուծելու հետևյալ խնդիրները՝

• փաստաթղթերի հետ աշխատանքի համակարգում.
• փաստաթղթերի ստեղծում ըստ ձևանմուշների, դրանց գրանցման պահպանում;
• հաշվապահական ավտոմատացում;
• փաստաթղթերի դասակարգում.

Եկեք ավելի սերտ նայենք SED-ի գործառույթներին: Աշխատանքային հոսքի ծրագիրն օգտագործվում է.

• քարտերի ստեղծում.
• փաստաթղթի տեքստի ձևավորում;
• պահպանել տվյալները որպես pdf կամ ms word;
• օգտագործողի մուտքի իրավունքների կառավարում;
• երթուղիների ստեղծում;
• փաստաթղթերի հոսքի վերահսկում;
• ծանուցումների ուղարկում, հիշեցումներ;
• ժուռնալինգ, գրացուցակներ, դասակարգիչներ;
• պատվերի ստեղծում;
• փնտրել և ստորագրել փաստաթղթեր;
• զեկույցի ստեղծում։

Համակարգի ընդհանուր գործառույթները ներառում են՝

• հեռակառավարումաշխատել փաստաթղթերի հետ;
• օգտագործելով DBMS տվյալների պահպանման համար;
• միաժամանակյա աշխատանք EDMS-ի հետ;
• ապահովեք վկայագրերի, շտրիխ կոդերի և անհատականացման միջոցով:

Առավելություններ և թերություններ

SED-ին անցնելն ավելի շատ առավելություններ ունի, քան թերություններ: Այնուամենայնիվ, վատ կազմակերպված նախագիծը կարող է ոչնչացնել ավտոմատացման բոլոր առավելությունները: EDMS-ի իրականացման նպատակները պետք է հասանելի լինեն: Առավելությունները ներառում են՝

• տեղեկատվության կենտրոնացված կառուցվածքային պահպանում;
• նույն մոտեցումը փաստաթղթերի ձևավորման և մշակման հարցում;
• կաղապարների օգտագործում;
• որոնում;
• աուդիտի մուտք։

Թերությունները ներառում են մեկնարկի բարձր ծախսերը և օգտվողների խիստ ուսուցումը:

Փաստաթղթային գործընթացներ

EDMS-ում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն անցնում է մի շարք փուլերով, որոնց ընթացքում որոշակի հատկություններ վերագրվում են փաստաթղթին: Մշակումն իրականացվում է ինչպես ձեռքով, այնպես էլ ավտոմատ կերպով: Երկրորդ դեպքում սահմանեք՝

• պայմաններ փուլերի միջև անցման համար;
• երթուղու բաժանում;
• մշակման ցիկլեր;
• սկսել ենթագործընթացները, ժամանակաչափերը, մշակման ընթացակարգերը;
• օգտատիրոջ դերերը սահմանված են։

Բուժման տեսակները՝

• Փաստաթղթի ստեղծում։
• Խմբագրում.
• Վերանվանում.
• Տեղափոխել.
• Պահպանել.
• Ինդեքսավորում.
• Ջնջում.

SED ծախսեր

Փաստաթղթերի կառավարումը չի կարող լիովին գործել առանց լիցենզիայի, սերվերների, բոլոր օգտատերերի ամբողջական տեղադրման և վերապատրաստման: Այս տարրերից յուրաքանչյուրը պահանջում է մեծ դրամական ծախսեր: Բացի այդ, մենք չպետք է մոռանանք EDMS-ի ինտեգրման մասին այլ համակարգերի, տվյալների բազաների և ծրագրաշարի թարմացման, տեխնիկական աջակցության խորհրդատվության և սպասարկման այլ ծախսերի մասին:

EDMS-ի ներդրում

Ծրագրի իրականացումը կարող է տևել մի քանի ամիս: Գործընթացը կախված է ինչպես փաստաթղթավորման գործընթացների քանակից, այնպես էլ ֆինանսական, կազմակերպչական և ռեսուրսային հնարավորություններից: Իրականացումն իրականացվում է հետևյալ ալգորիթմի համաձայն՝

• աշխատանքային խմբի ստեղծում, առաջնորդի նույնականացում;
• սահմանել նպատակներն ու խնդիրները;
• ստուգում առկա փաստաթղթային գործընթացները;
• հանձնարարականի մշակում;
• SED ընտրություն;
• պայմանագրի կնքում EDS-ի իրականացման համար;
• աշխատանքային կանոնակարգի մշակում և հաստատում;
• Գրացուցակների սկզբնական բովանդակության ստուգում;
• EDS նախնական թեստ;
• կադրերի վերապատրաստում աշխատանքի ընթացքում;
• թեստի իրականացում EDMS;
• թեստի արդյունքների վերլուծություն;
• սխալի ուղղում;
• EDMS-ի ամբողջական իրականացում:

իրականացման սխալներ

Հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել այն գործընթացներին, որոնք պահանջում են թղթային փաստաթուղթ: Հիմնական սխալը թղթային փաստաթղթի կրկնօրինակումն է էլեկտրոնայինի հետ։ Սա բարդացնում է աշխատանքը և բացասական վերաբերմունք է առաջացնում ավտոմատացման նկատմամբ։ Ոչ ոք հավելյալ չի վճարում կրկնակի աշխատանք կատարելու համար։ Անհրաժեշտ է կառուցել ավտոմատացման գործընթացներ առանցկրկնօրինակում. Երկրորդ սխալը կադրերի անպատրաստությունն է։ Ամենից հաճախ նոր գործընթացները թշնամաբար են ընկալվում։ Ուստի անհրաժեշտ է աշխատակիցներին բացատրել, թե ինչու է ընդհանրապես ներդրվում EDMS, որպեսզի նրանք գիտակցաբար մոտենան ուսուցման գործընթացին։

Փաստաթղթերի պահպանման տեխնոլոգիաներ

EDMS-ում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը բաղկացած է ատրիբուտներից, որոնց հիման վրա իրականացվում է որոնում, դասակարգում, խմբավորում և հաշվետվություն: Երբեմն փաստաթուղթը ստեղծվում է ըստ կաղապարի, երբեմն տվյալների բազայից տվյալների փոխանցման միջոցով։ Հատկանիշները պահվում են աղյուսակներում: Ֆայլն ինքնին տեղադրվում է պահեստավորման թղթապանակում, դրանից ստացված տեղեկատվությունը տեղադրվում է DBMS գրացուցակում: Միայն EDMS օգտվողները կարող են մուտք գործել տվյալներ:

Ի՞նչ է ներկառուցված սկանավորումը:

Փաստաթղթերի ամբողջական մշակումը արխիվում դրանց նմուշների հետագա տեղադրմամբ իրականացվում է սկաներների միջոցով: Սկանավորման գործընթացում հնարավոր է ավտոմատ կերպով ստեղծել շտրիխ կոդ փաստաթղթի վրա և գրանցել այն տվյալների բազայում՝ նշված երթուղու հետագա ուղղությամբ:

Տեքստի օպտիկական ճանաչում

Փաստաթղթերի կառավարման այս էլեկտրոնային համակարգը EDMS-ը վերափոխում է փաստաթղթի էլեկտրոնային պատկերը ֆոտո կամ jpeg ձևաչափով տեքստային ձևաչափի: Այս դեպքում հատուկ ծրագրակազմն օգտագործվում է առանձին հավելվածի կամ EDMS-ում ինտեգրված ESCOM. BPM-ի տեսքով: Ի՞նչ է ESCOM. BPM-ը: Սա տարբեր տառատեսակներով մուտքագրված փաստաթղթերը ճանաչելու ծրագիր է։ Այնուամենայնիվ, հարկ է նշել, որ ինքնուրույն հավելվածներն ավելի շատ հնարավորություններ ունեն և ճանաչում են նույնիսկ ձեռագիր տեքստը:

շտրիխ կոդավորում

Այս տեխնոլոգիան ապահովում է մի շարք ընթացակարգեր՝ փաստաթղթի վրա գրաֆիկական շտրիխ կոդի ստեղծման և կիրառման համար: Համակարգի սերվերի միջոցով ստեղծվում է եզակի շտրիխ կոդ: Այն նաև ապահովում է փաստաթղթերի նույնականացում, տվյալների բազայում դրա արագ որոնում և պահեստավորման վայրերում բաշխում: Փաստաթուղթ գրանցելիս պիտակի վրա տպվում է էլեկտրոնային քարտի նույնացուցիչին համապատասխանող շտրիխ կոդը: Այն սոսնձված է փաստաթղթի թղթային տարբերակին:

EDS

Թվային ստորագրությունը թույլ է տալիս ստուգել փաստաթղթի ճշգրտությունը և տվյալների անփոփոխությունը: Ստորագրումն իրականացվում է կրիպտոգրաֆիկ մատակարարի և ծրագրային բանալի՝ վկայագրի օգնությամբ։ Վերջինս հատուկ ձևաչափով ֆայլ է, որը վերականգնվում է լիցենզիաների տրամադրման կենտրոնում։ Տեղեկատվության անվտանգությունն ապահովելու համար դուք պետք է վկայականը պահեք խելացի քարտի կամ I-Token ստեղների վրա: Նրանք պաշտպանված են PIN-ով: Եթե PIN կոդը մի քանի անգամ սխալ մուտքագրվի, վկայականն ավտոմատ կարգելափակվի:

Ամբողջական տեքստ և հատկանիշի որոնում

Հատկանիշների որոնումն իրականացվում է հատուկ ձևի միջոցով՝ օգտագործելով քարտի դաշտերից մի քանի արժեքներ: Օրինակ, «Հաշիվ» չափանիշը տվյալներ է փնտրում «Ստացող» կամ «Ուղարկող» դաշտում: Միաժամանակ համակարգը մուտքագրված չափանիշները համեմատում է քարտերում առկա տվյալների հետ և արդյունքի մեջ մուտքագրում այն քարտերը, որոնք համընկնում էին: Որոնումը հիմնված է ճշգրիտ կամ մասնակի համապատասխանության վրա:

Ամբողջ տեքստի որոնումն իրականացվում է ըստ տվյալներիփաստաթուղթ, ներառյալ բառային ձևերը ներկառուցված DBMS գործիքների միջոցով, ինչպիսիք են MS SQL SERVER-ը, ORACLE-ը: Ամբողջական որոնման համար ֆայլերը պետք է մուտքագրվեն տվյալների բազա փաստաթղթի (doc), աղյուսակի (xls), ներկայացումների, հաղորդագրությունների ձևաչափով: