Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում կազմակերպությունների միջև. ինչպե՞ս է այն աշխատում:

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը (EDM) տեղեկատվության փոխանակման արագ միջոց է՝ հիմնված վիրտուալ ստորագրություններով էլեկտրոնային փաստաթղթերի օգտագործման վրա: Այն վաղուց ճանաչում է ստացել աշխարհի զարգացած երկրներում՝ որպես գործառնական բիզնեսի արդյունավետ գործիք։

Էություն

Կազմակերպությունների միջև փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը փաստաթղթերի ստեղծման, մշակման, ուղարկման, փոխանցման, ստացման, պահպանման, օգտագործման և ոչնչացման գործընթացների մի շարք է: Այս բոլոր գործընթացները կատարվում են ամբողջականությունը ստուգելուց և փաստաթղթերի ստացումը հաստատելուց հետո։

Իրավաբանական անձանց միջև փաստաթղթային հոսքի իրականացման կանոններն իրականացվում են կողմերի համաձայնությամբ։ Տեղեկատվության փոխանակումն իրականացվում է հեռահաղորդակցության միջոցների միջոցով, իսկ փաստաթղթերը պահվում են էլեկտրոնային կրիչներում։ Հաշվապահական տեղեկատվության պահպանման ժամկետը չպետք է գերազանցի օրենքով սահմանված ժամկետը։

Կազմակերպություններմիմյանց միջև կարող են փոխանակվել պաշտոնական և ոչ պաշտոնական փաստաթղթեր՝ մասնակիցների ստորագրություններով: Ձեռնարկատիրական գործունեության ոլորտում դրանք կարող են լինել՝ հաշիվ-ապրանքագրեր, պայմանագրեր, հաշիվ-ապրանքագրեր, պայմանագրեր, պայմանագրեր, հրամաններ, ծանուցումներ, լիազորագրեր և այլն։ Տեղեկատվությունը կարող է փոխանցվել տեքստի, աղյուսակային և գրաֆիկական ֆայլերի տեսքով:

EDI ներդրման նպատակը

EDI-ի ներդրման նախադրյալները կարող են լինել՝

• կրճատում սովորական աշխատանքը;
• նվազեցնել փաստաթղթերի կորուստը;
• «թափանցիկ» աշխատանք փաստաթղթերի հետ;
• կատարելագործման կարգապահության բարելավում - փաստաթղթերի ժամանակին տրամադրում և այլն:

Քանակական նպատակների թվում են հետևյալը.

• Նվազեցրեք փաստաթղթերի մշակման ժամանակը 10 անգամ:
• Կրճատեք գրասենյակի ծախսերը կիսով չափ։

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում կազմակերպությունների միջև. ինչպես է այն աշխատում

Համաձայն ներպետական օրենսդրության՝ կազմակերպությունների միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն իրականացվում է երկու կողմերի համաձայնությամբ։ Տվյալների փոխանակման համար անհրաժեշտ է, որ բոլոր մասնակիցները միացված լինեն մեկ օպերատորի սարքավորումներին։ Այնուհետև օգտագործողը պետք է հարցում ուղարկի, որ այն ավելացվի կոնտրագենտների ցանկում: Հարցումը հաստատելուց հետո համակարգի մասնակիցները կարող են փոխանակել տվյալներ։

EDI մոդուլը պետք է կատարի հետևյալ գործառույթները.

• Հրավիրեք գործընկերներին տվյալների փոխանակման համար:
• Ստեղծեք հասցեագիրք։
• Ինտեգրվել հաշվապահական ծրագրերի հետ,օրինակ՝ 1С.
• Ստորագրեք և գաղտնագրեք փաստաթղթերը։
• Կառուցել նամակագրությունը։
• Հետևեք էլփոստի կարգավիճակներին:

Կազմակերպությունների միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն իրականացվում է հավաստագրերի միջոցով։ Սերվերին միացումը և նույնականացումը կատարվում է անձնական թվային վկայագրի միջոցով: Համակարգի յուրաքանչյուր օգտագործողի համար տրվում է EDS, որը պահվում է էլեկտրոնային Token կրիչի վրա և պաշտպանված է PIN կոդով: Օգտագործողը պետք է մուտքագրի իր մուտքը, գաղտնաբառը անձնական հաշվին: Միայն դրանից հետո նա հասանելի կլինի իր փաստաթղթերին։

Համակարգին միացած կազմակերպության ցանկացած աշխատակից կարող է նախաձեռնել փոխանակման գործընթացը։ Նախքան փաստաթուղթը գործընկերոջն ուղարկելը, այն պետք է ստորագրվի թվային ստորագրությամբ: Այս գործողությունը կատարվում է Cryptopro ծրագրի միջոցով: Փաստաթուղթն ուղարկվում է EDI-ի միջոցով: Կոնտրագենտի աշխատակիցը ծանուցում է ստանում նոր փաստաթղթի ստացման մասին: Եթե ընդունում է, ուրեմն EDS էլ է դնում։ Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է փոփոխություններ կատարել փաստաթղթում, ապա ստեղծվում է նոր էլեկտրոնային տարբերակ։ Խմբագրումն ավարտելուց հետո դուք պետք է պահպանեք բոլոր փոփոխությունները՝ օգտագործելով EDS: Այնուհետև փոփոխությամբ փաստաթուղթն ուղարկվում է կոնտրագենտին: Անհրաժեշտության դեպքում իրականացվում է տեղեկատվության էլեկտրոնային համակարգում։

Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է նորից փոփոխություններ կատարել, ապա ամբողջ պրոցեդուրան նորից կրկնվում է։ Եթե նոր տարբերակի վերաբերյալ բողոքներ չկան, ապա փաստաթուղթը հարգվում է։ Վերջնական նմուշը համարվում է ստորագրված երկու թվային ստորագրությամբ: Փաստաթղթի բոլոր տարբերակները պահվում են սերվերում և հասանելի են դիտման համար: Հենց որ նմուշին վավերականության կարգավիճակ տրվի, փոփոխեք այնփաստաթուղթը չի աշխատի. Խափանված պայմանագրերին տրվում է «Չեղյալ» կարգավիճակ: Ահա թե ինչպես է իրականացվում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը կազմակերպությունների միջև։

Սարքավորում

Ի՞նչ է անհրաժեշտ կազմակերպությունների միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համար: Նախ, դուք պետք է ընտրեք հեռահաղորդակցության օպերատոր և տեղադրեք հատուկ ծրագրակազմ տեղեկատվության փոխանակման համար: Երկրորդ, յուրաքանչյուր գործընկերոջ հետ, որի հետ կազմակերպությունը մտադիր է էլեկտրոնային նամակագրություն վարել, անհրաժեշտ է կնքել «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման մասին համաձայնագիր»:

Անհրաժեշտ է նաև տեղադրել EDI սերվեր, որտեղ կպահվեն բոլոր փաստաթղթերը: Սա կարող է լինել և՛ հաճախորդի սարքավորում, և՛ «ամպային» պահեստավորում: Համակարգի տվյալների հասանելիությունը դրսից իրականացվում է հավելվածի միջոցով, որը տեղադրված է կազմակերպության աշխատակիցների սարքավորումների վրա: Համակարգիչների փոխազդեցությունը սերվերի հետ իրականացվում է HTTP արձանագրության միջոցով՝ լրացուցիչ SSL 128 կոդավորումով: Փաստաթղթերի մուտքն իրականացվում է միայն հավելվածի միջերեսի միջոցով և վավերացումն անցնելուց հետո:

EDF նախագիծ

Գործընթացների ավտոմատացման նախագիծը կարող է տևել մի քանի ամսից մինչև մի քանի տարի: Տերմինը ուղղակիորեն կախված է ավտոմատացման կարիք ունեցող գործընթացների քանակից, կազմակերպության ռեսուրսներից և ֆինանսական հնարավորություններից: EDI-ի ներդրման հակիրճ սխեման հետևյալն է՝

• Աշխատանքային խմբի ստեղծում.
• Նպատակների, ժամկետների և ծրագրի բյուջեի ձևավորում։
• Ուսումնասիրել առկա գործընթացները:
• Առաջադրանքների մշակում։
• ԸնտրիրEDI համակարգեր։
• Պայմանագրի ստորագրում EDS-ի իրականացման վերաբերյալ:
• Աշխատանքային կանոնակարգի հաստատում.
• Համակարգային գրացուցակների լրացում:
• Անձնակազմի ուսուցում.
• Նախնական թեստավորում.
• EDS-ի ներդրման հրամանի թողարկում:
• Ծրագրաշարերի մշակում և գործառնական ընթացակարգեր:
• Պիլոտային նախագծի մեկնարկ։
• Լիամասշտաբ անցում EDI-ին։

Սխալներ EDI ներդրման մեջ

Փաստաթղթերի ավտոմատացման գործընթացում հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել այն գործընթացներին, որոնց դեպքում թղթի առկայությունը պարտադիր է օրենքով: Դուք չեք կարող թղթային փաստաթուղթը էլեկտրոնային եղանակով կրկնօրինակել: Սա զգալիորեն դանդաղեցնում է աշխատանքային գործընթացը և բացասական վերաբերմունք է առաջացնում ավտոմատացման գործընթացի նկատմամբ որպես ամբողջություն: Ոչ ոք հավելյալ չի վճարում կրկնակի աշխատանք կատարելու համար։

Իրագործման գործընթացում անհրաժեշտ է մշակել փաստաթղթերի հետ աշխատելու նոր ընթացակարգ, վերապատրաստել անձնակազմին և միայն դրանից հետո զբաղվել լիարժեք իրագործմամբ։ Դրան կարելի է հասնել միայն այն դեպքում, եթե նոր տեխնոլոգիաների կիրառման առավելությունները հաղորդվեն աշխատակիցներին:

Մյուս տարածված սխալը EDMS-ի պահանջների թույլ ուսումնասիրությունն է: Եթե օգտվողները պետք է աշխատեն չկարգավորված համակարգում, ապա EDI գործընթացը տարբերվում է կազմակերպությունում ընդունվածից:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում կազմակերպությունների միջև. կողմ և դեմ

Օգուտները.

• Նվազեցնում է բնօրինակ փաստաթղթերը փոստով ուղարկելու արժեքը։
• Փրկվում է պահեստային տարածք փաստաթղթերի համար: Այն ամենը պահվում է էլեկտրոնային եղանակով։
• Հեշտ օգտագործման համար: Փաստաթուղթը ուղարկվում է մեկ աշխատավայրից: Փաստաթղթի արագ որոնումն իրականացվում է ըստ կարգավիճակի (ուղարկված, ստացված, ընդունված և այլն):
• Ակնթարթային առաքում. Ամբողջ ուղարկված տեղեկատվությունը մի քանի վայրկյանում հասնում է հասցեատիրոջը:
• Փաստաթուղթը չի կարող կորցնել մինչև համակարգում դրա պահպանման ժամկետի ավարտը:

Թերություններ.

• Սարքավորումներից օգտվելու համար անհրաժեշտ է ձեռք բերել լիցենզիա, որն արժե մեծ գումար։
• Ամենից հաճախ տվյալները կարող են փոխանակվել միայն նույն համակարգի անդամների միջև:
• 1C-ում գտնվող կազմակերպությունների միջև փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը կամ որևէ այլ ծրագրաշարի օգտագործումը տարբերվում է նախկինում օգտագործված սխեմայից: Նոր ալգորիթմի ներդրմամբ բոլոր աշխատակիցները հարցեր կունենան աշխատանքի վարման վերաբերյալ։
• Տեխնիկական սարքավորումներ. Մինչ EDI-ի ներդրումը, կազմակերպությունը պետք է ձեռք բերի սարքավորումներ և վերապատրաստի աշխատակիցներին նոր համակարգը կառավարելու համար:
• EDI-ն իրականացվում է EDS-ի միջոցով, որի գործողության ժամկետը 1 տարի է։ Հավաստագրերը պետք է հետևվեն և ժամանակին թարմացվեն: Անհրաժեշտ է նաև վերահսկել կոնտրագենտների վկայականների վավերականության ժամկետը՝ հարկի հետ կապված խնդիրներից խուսափելու համար։

Իրավական կարգավորում

Ի՞նչ կանոնակարգեր են կարգավորում կազմակերպությունների միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը: Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությունը ներառում է «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» թիվ 63 դաշնային օրենքը, Դաշնային հարկային ծառայության փաստաթղթերը ներկայացնելու կանոնները սահմանված են Ֆինանսների նախարարության թիվ MMV-7-2 / 168 հրամանով: EDOկազմակերպությունների միջեւ իրականացվում է Ֆինանսների նախարարության թիվ 50ն հրամանի հիման վրա։ Էլեկտրոնային ձևով առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի փոխանակման կանոնները սահմանված են Դաշնային հարկային ծառայության թիվ ММВ-7-6/36@ հրամանով: Բոլոր EDI օպերատորներն իրենց գործունեության ընթացքում պետք է առաջնորդվեն Դաշնային հարկային ծառայության թիվ ММВ-7-6/253@ հրամանով։

«SBIS»

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը SBIS կազմակերպությունների միջև հաճախորդներին տալիս է հետևյալ առավելությունները՝

• Դուք կարող եք փաստաթղթեր ուղարկել ցանկացած կազմակերպության, որը գրանցված է Ռուսաստանի Դաշնության տարածքում: Եթե կոնտրագենտը SBIS համակարգի անդամ չէ, ապա ընկերության աշխատակիցը պարզապես կապ կհաստատի կազմակերպության ներկայացուցչի հետ և համակարգին մասնակցելու հրավերներ կուղարկի նրա էլ. Հարցումը հաստատելուց անմիջապես հետո մասնակիցների միջև տեղեկատվության փոխանակումը կիրականացվի առանց միջնորդների։
• Հարկավոր չէ ձեր համակարգչում ծրագրակազմ տեղադրել: Բավական է ունենալ բրաուզերի թարմացված տարբերակը և մուտք գործել ինտերնետ։
• Տվյալների հետ աշխատելու համար հատուկ ծրագիր պետք չէ: Եթե հաշվետվությունն ի սկզբանե պատրաստված է երրորդ կողմի ծրագրաշարում, օրինակ՝ 1C, ապա կարող եք կարգավորել տվյալների ինտեգրումը VLIS համակարգի հետ:
• Տիպիկ փաստաթղթի ձևը տեղադրված չէ: Դուք կարող եք ուղարկել տեքստ, աղյուսակներ, պատկերներ և ավելին:

SKB «Kontur»

Ռուսաստանում ծրագրային ապահովման առաջին մշակողներից մեկը նաև սարքավորումներ է մատակարարում կազմակերպությունների միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համար: «Կոնթուրը» մշակել է Diadoc համակարգը, որի օգնությամբ իրականացվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակում։Համակարգի առանձնահատկությունն այն է, որ տվյալների հասանելիությունը կարելի է ձեռք բերել արտասահմանում գտնվելու ժամանակ: Ընկերությունը հատուկ այդ նպատակով մշակել է ռոումինգի սակագներ։ Եթե ցանկանում եք, կարող եք մուտք գործել տվյալներ API-ի միջոցով:

Ինչ է ձեզ պետք?

EDI-ին միացնելու համար կազմակերպությունը պետք է գնի՝

• լիցենզավորված ծրագիր;
• սերվեր;
• իրականացնել սարքավորումների արդիականացում;
• գնացք անձնակազմ;
• կարգավորել և ինտեգրել EDMS-ը ներքին հավելվածների հետ աշխատելու համար:

Անհրաժե՞շտ է արդյոք նման ներդրումներ կատարել, որպեսզի կազմակերպության միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը միացվի: Տեխնիկական աջակցության խորհրդատվությունների, EDMS-ի և ծրագրային ապահովման թարմացումների ծախսերում ներառումը ներդրումների երկրորդ փուլն է: Այս ծախսերը պետք է վճարվեն ամսական։

Եզրակացություն

Թղթային աշխատանքային հոսքը փոխարինվում է էլեկտրոնայինով: Դա ոչ միայն նվազեցնում է կազմակերպության գործընթացի ծախսերը, այլև մեծացնում է բիզնեսի արդյունավետությունը որպես ամբողջություն: Որպեսզի EDI-ն հաջող գործի, անհրաժեշտ է հստակ ձևակերպել համակարգի ներդրման նպատակները և ճիշտ կարգավորել սարքավորումները: