Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում. առավելություններն ու թերությունները, համակարգի էությունը, իրականացման ուղիները

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Ավելի շատ ընկերություններ են անցնում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման, որը ներառում է փաստաթղթեր ստեղծելու և պահելու տարբեր ծրագրերի օգտագործում: Միաժամանակ կազմակերպությունը չունի փաստաթղթերի թղթային պատճեններ պարունակող արխիվ։ Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման բազմաթիվ առավելություններ կան, որոնց շնորհիվ ձեռնարկատերերը հաճույքով հրաժարվում են թղթային փաստաթղթերի օգտագործումից: Բայց դրան անցնելու համար անհրաժեշտ է աշխատող համակարգիչների վրա տեղադրել մասնագիտացված ծրագրակազմ, ինչպես նաև նշանակել պատասխանատու աշխատող, ով կզբաղվի այս աշխատանքային հոսքով։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հայեցակարգ

Այն ներկայացված է տարբեր փաստաթղթերի հետ աշխատելու ժամանակակից մեթոդով։ Ցանկացած կազմակերպության գործունեության ընթացքում առաջանում են բազմաթիվ տարբեր թղթեր, որոնք պետք է անընդհատ տպել և երկար ժամանակ պահել առանձին սենյակում։

Եթե ձեռնարկատերը կամ ընկերությունը պատշաճ կերպով կատարածէլեկտրոնային ստորագրություն, որը փաստաթղթերը վավերացված են էլեկտրոնային ձևով, ապա այս փաստաթուղթը թղթի վրա տպել պարտադիր չէ:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները

Կան EDS-ի կողմից վավերացված էլեկտրոնային փաստաթղթերին անցնելու բազմաթիվ առավելություններ: Բազմաթիվ դրական պարամետրերի առկայության շնորհիվ է, որ ավելի ու ավելի շատ ձեռնարկատերեր են անցնում փաստաթղթավորման այս մեթոդին: Բայց նախ պետք է գնահատել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելություններն ու թերությունները: Հիմնական առավելությունները ներառում են՝

• անմիջապես որոնում է անհրաժեշտ փաստաթղթերը՝ շնորհիվ գրագետ կառուցվածքի և պահեստավորման հուսալիության;
• աշխատանքային հոսքի կառուցվածքը կենտրոնացված է;
• բոլոր փաստաթղթերը կարող են էլեկտրոնային եղանակով պահվել տարբեր կրիչներում և նույնիսկ հեռավոր սերվերներում, այնպես որ, նույնիսկ եթե գրասենյակում հրդեհ է բռնկվում, դուք չպետք է անհանգստանաք, որ որևէ կարևոր փաստաթուղթ կկործանվի;
• բոլոր փաստաթղթերը հեշտությամբ գրանցվում և հաստատվում են;
• բոլոր փաստաթղթերը ստորագրվում են էլեկտրոնային հաղորդակցության ուղիներով դրանց ուղարկման հիման վրա, ինչը զգալի քանակությամբ ժամանակ և ջանք է խնայում ցանկացած ձեռնարկության աշխատակիցների համար.
• անհրաժեշտության դեպքում կարող եք պատճենել ցանկալի փաստաթուղթը մի քանի վայրկյանում;
• աուդիտը շատ պարզեցված է, քանի որ այն իրականացվում է էլեկտրոնային եղանակով, և այդ նպատակով կարող եք հրավիրել վարձու մասնագետների, ովքեր փաստաթղթեր են ստանում էլեկտրոնային ուղիներով:

ՕգուտներըԷլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը նշանակալի են և անհերքելի, սակայն դրանց անցնելուց առաջ պետք է գնահատել յուրաքանչյուր համակարգի բացասական կողմերը:

Համակարգի թերություններ

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ներդրման առավելություններն անհերքելի են, սակայն այս գործընթացն ունի որոշ թերություններ: Դրանք ներառում են՝

• պարտադիր է գրանցել էլեկտրոնային թվային ստորագրություն, որի ստեղծման համար վճարվում է մեծ գումար;
• էլեկտրոնային փաստաթղթերից օգտվելու հնարավորություն չկա, եթե գործընկերները չեն անցել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանը;
• շատ գումար և ժամանակ է ծախսվում լրացուցիչ ծրագրակազմի տեղադրման և վստահելի աշխատողի վարձելու վրա, որը պահպանում է բոլոր էլեկտրոնային գրառումները;
• նման աշխատանքային հոսքի խիստ միասնական ձևաչափեր դեռ չեն ամրագրվել;
• շատ կապալառուներ և գնորդներ կասկածում են EDS-ի հետ ստորագրված էլեկտրոնային փաստաթղթերի օգտագործմանը:

Ուստի յուրաքանչյուր ձեռնարկատեր պետք է նախ ուսումնասիրի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելություններն ու թերությունները՝ ճիշտ և համապատասխան որոշում կայացնելու համար։

Զարգացման պատճառ

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները բազմաթիվ են և նշանակալի: Սա հանգեցնում է նրան, որ այն մշտապես զարգանում և ներդրվում է տարբեր ձեռնարկությունների աշխատանքում, որոնք ոչ միայնկոմերցիոն, բայց նաև հասարակական. Դրա արդյունավետ և շարունակական զարգացման հիմնական նախադրյալներն են՝

• Նախատեսվում է հարկային օրենսդրության մեջ դրա կիրառման հնարավորությունը. Որոշ տեսակի հարկային հայտարարագրեր կարող են ներկայացվել միայն էլեկտրոնային եղանակով: Սա վերաբերում է աշխատողների համար PF-ում նշված ապահովագրական վճարների մասին հաշվետվություններին, ինչպես նաև ձեռնարկության յուրաքանչյուր աշխատակցի համար Դաշնային հարկային ծառայությանը ներկայացված 3-NDFL հայտարարագրին: Անգամ SZV-M հաշվետվությունը ընկերության բոլոր աշխատակիցների համար ներկայացվում է էլեկտրոնային եղանակով, եթե կազմակերպությունում աշխատում է 25-ից ավելի մարդ։ Հետևաբար, որոշ ընկերություններ պարզապես ստիպված են անցնել էլեկտրոնային փաստաթղթերի, քանի որ նրանք, այնուամենայնիվ, պետք է թողարկեն EDS:
• Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական առավելությունները ներառում են հաշվապահական հաշվառման մեջ այն ամրագրելու հնարավորությունը։ Թիվ 402 դաշնային օրենքի հիման վրա առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը կարող են ստեղծվել ոչ միայն թղթային, այլև էլեկտրոնային ձևով, եթե հնարավոր է դրանք հաստատել էլեկտրոնային ստորագրությամբ:
• 2017 թվականից սկսվել է այս փաստաթղթային հոսքի արդյունավետ զարգացումը դատական գործընթացներում։ Այժմ յուրաքանչյուր դատարանի որոշում պետք է հրապարակվի բաց աղբյուրներով։ Բացի այդ, բոլոր ընկերությունները և անհատները հնարավորություն ունեն էլեկտրոնային եղանակով հայց կամ բողոք ներկայացնել, ինչը պահանջում է EDS: Ուստի էլեկտրոնային ստորագրությունը տրվում է ոչ միայն խոշոր ընկերությունների, այլ նույնիսկ ֆիզիկական անձանց կողմից։
• Էլեկտրոնային տեխնոլոգիաների զարգացումը տեղի է ունենում արագ տեմպերով, ուստի այժմ գրեթե բոլորը հասանելի են ինտերնետին, ինչը զգալիորեն հեշտացնում է ուրիշների հետ հաղորդակցվելու գործընթացը:մարդիկ և պետական պաշտոնյաներ։

Հետևաբար, կարելի է պնդել, որ նման աշխատանքային հոսքի օգտագործումը գնալով ավելի ու ավելի պահանջված է դառնում։

Եվս մեկ կարևոր առավելություն

Բացի այդ, շատ ընկերություններ համագործակցում են այլ տարածաշրջաններում կամ երկրներում գտնվող ձեռնարկությունների հետ, ուստի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում իրականացնելիս շատ ավելի հեշտ է փոխանակել տարբեր փաստաթղթեր: Սա թույլ է տալիս զգալիորեն մեծացնել վաճառքի շուկաները և կապ հաստատել անմիջական արտադրողների հետ:

Սա էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման լրացուցիչ կարևոր առավելությունն է: Համապատասխան համակարգի ներդրման առաջին իսկ օրվանից նկատվում է կառավարման որակի բարելավում։

Ինչպե՞ս մտնել?

Սկզբում ձեռնարկության ղեկավարը գնահատում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի առավելություններն ու թերությունները։ Եթե որոշում է կայացվել այն ներմուծել ընկերություն, ապա դրա համար իրականացվում են հետևյալ քայլերը՝

• Անցկացվում է բաժնետերերի ժողով, որտեղ իրականացվում է քվեարկություն այս համակարգի ներդրման համար։
• Եթե որոշումը դրական է, ապա համապատասխան հրամանը արձակում է ընկերության տնօրենը։
• Ցանկալի է մշակել էլեկտրոնային փաստաթղթերի օգտագործման կանոնները կարգավորող ներքին կանոնակարգ:
• Ընտրեք ստորագրությունը, որը կօգտագործվի տարբեր փաստաթղթերի ստորագրման գործընթացում:
• Եթե ընտրվում է պարզ ստորագրություն, ապա այն տեղադրվում է ծածկագրերի և գաղտնաբառերի, ինչպես նաև այլ միջոցների և դրան հասանելիության հիման վրա։սահմանափակ է, հետևաբար նշանակվում է կոնկրետ անձ, ով կզբաղվի էլեկտրոնային փաստաթղթերի հաստատմամբ։
• Ընտրված է Հավաստագրող մարմինը: Այն ներկայացված է մասնագիտացված կազմակերպությամբ, որը զբաղվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմամբ։ Կարևոր է ընտրել այնպիսի ընկերություն, որի հետ համագործակցելը շահավետ և հարմարավետ կլինի։ Դուք պետք է նախապես գնահատեք առաջարկվող ծառայությունների արժեքը, ինչպես նաև տարբեր գործառույթները, որոնք կարող են օգտագործվել համագործակցության ընթացքում: Որոշվում է, թե ընտրված կենտրոնն ինչ պատասխանատվություն է կրում տարբեր սխալների համար, որոնք կարող են առաջանալ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման գործընթացում։
• Պատրաստվում են փաստաթղթեր, որոնց հիման վրա պայմանագիր է կնքվում ընտրված կենտրոնի հետ։
• Ընտրված կազմակերպության հետ պայմանագիրը բացատրվում է: Դրանից հետո կենտրոնը ստեղծում և տրամադրում է EDS բանալի վկայագիր իր հաճախորդին:
• Կազմակերպության աշխատանքում առկա է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ուղղակի ներդրում։ Դրա համար բոլոր թղթային փաստաթղթերը վերածվում են էլեկտրոնային ձևի, և հաստատվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման կարգ։

Հաշիվները կարող են կազմվել էլեկտրոնային եղանակով, սակայն նախ պետք է համոզվեք, որ նման փաստաթղթերի օգտագործումը հարմար կլինի կոնտրագենտի համար: Դա պայմանավորված է նրանով, որ ընկերությունը պետք է ունենա տեխնիկական միջոցներ այդ փաստաթղթերը մշակելու համար։

Ընտրություն EDS

Նույնիսկ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունների մեջ ներառված են պատրաստման ծախսերի կրճատումըբազմաթիվ թղթային փաստաթղթեր: Բայց ամեն դեպքում, դուք ստիպված կլինեք որոշակի ծախսեր կատարել: Դրանք կապված են էլեկտրոնային փաստաթղթերի հաստատման գործընթացում օգտագործվող էլեկտրոնային ստորագրության կատարման հետ։

ETS-ը կարող է ներկայացվել որակավորված կամ որակավորված ձևով:

Չորակավորված

Տրվում է գաղտնագրային տվյալների փոխակերպման միջոցով, որի համար օգտագործվում է հատուկ բանալի, որը հասանելի է EDS-ի սեփականատիրոջը։ Կարևոր է նախօրոք որոշել, թե կոնկրետ ընկերությունում ովքեր են ստորագրելու էլեկտրոնային փաստաթղթերը։

Նման ստորագրության օգնությամբ դուք կարող եք հայտնաբերել փաստաթղթերի ստորագրումից հետո կատարված տարբեր փոփոխություններ:

Որակավորված

Դա անելու համար ընկերությունը ստանում է հատուկ վկայագիր, որը պարունակում է EDS հաստատման բանալի: Նման ստորագրություն ստեղծելու համար հաշվի են առնվում թիվ 63 դաշնային օրենքում թվարկված պահանջները։

Սովորաբար նման EDS օգտագործվում է խոշոր ընկերություններում, որոնք ձգտում են պահպանել առևտրային գաղտնիք, հետևաբար, ուժեղացված որակավորված EDS-ի շնորհիվ ապահովված է էլեկտրոնային փաստաթղթերի անվտանգությունը:

Էլեկտրոնային ստորագրության կոնկրետ տեսակ ընտրելուց հետո պայմանագիր է կնքվում ընտրված սերտիֆիկացման կենտրոնի հետ:

Համակարգը ընկերության աշխատանքում ներդնելու կանոններ

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները թղթի համեմատ համարվում են անհերքելի, բայց հաճախ դրա ներդրման գործընթացում կազմակերպության աշխատանքում առաջանում են որոշակի դժվարություններ: Հետևաբար, այս գործընթացի կանոնները ներառում են՝

• սկզբում ղեկավարի հրամանով նշանակվում է մասնագետ, ով կզբաղվի թղթային փաստաթղթերի էլեկտրոնային ձևով թարգմանությամբ;
• Յուրաքանչյուր աշխատող համակարգչի վրա տեղադրված է հատուկ ծրագիր, որը թույլ է տալիս փաստաթղթերը ստորագրել նախկինում թողարկված EDS-ով;
• տարբեր փաստաթղթեր կազմելիս, մշակելիս և համաձայնեցնելիս հաշվի են առնվում գրասենյակային աշխատանքի հիմնական կանոնները, որոնք վերաբերում են նաև թղթային փաստաթղթերին;
• էլեկտրոնային փաստաթղթերը պետք է ունենան բոլոր անհրաժեշտ մանրամասները, կնիքները և EDS;
• տեղեկատվություն կարող է մուտքագրվել ընկերության կանոնակարգում այն մասին, թե այս փաստաթղթերով գործողությունները հաստատելու ինչ մեթոդներ են կիրառվելու:

Գործընթացը շատ դժվար չի համարվում, եթե այն լավ հասկանալի է:

այլ ընկերությունների հետ համագործակցության կանոններ

Յուրաքանչյուր ընկերություն, որն իր աշխատանքում ներդնում է նման համակարգ, ցանկանում է օգտագործել էլեկտրոնային փաստաթղթեր՝ համագործակցելով իր հիմնական գործընկերների հետ։ Դա անելու համար մեկ այլ ընկերության հետ պայմանագիր կնքելիս փաստաթղթի տեքստում պետք է ներառվի կետ այն մասին, որ բոլոր փաստաթղթերը կփոխանցվեն էլեկտրոնային հաղորդակցության ուղիներով: Դրանից հետո անհրաժեշտ փաստաթղթերը կազմվում և ստորագրվում են նախկինում տրված EDS-ով: Բոլոր EDS գործիքները պետք է հավաստագրված լինեն, հակառակ դեպքում դրանք չեն կարող օգտագործվել ընկերության գործունեության ընթացքում:

Շատ ավելի հեշտ է նման աշխատանքային հոսք ստեղծել տարբեր պետական մարմինների հետ, օրինակ՝ Դաշնային հարկային ծառայության կամ կենսաթոշակային հիմնադրամի հետ: Դա պայմանավորված է նրանով, որ նման կազմակերպություններն արդեն ունեն անհրաժեշտ ծրագրային ապահովումաշխատել էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ։

Ինչպե՞ս են պահվում փաստաթղթերը:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական առավելությունն այն է, որ կազմակերպությունում չի պահանջվում առանձին սենյակ հատկացնել արխիվ ստեղծելու համար, քանի որ բոլոր փաստաթղթերը պահվում են համակարգիչներում, սերվերներում կամ տարբեր էլեկտրոնային կրիչներում: Այնուամենայնիվ, յուրաքանչյուր ընկերություն պետք է վճարի փաստաթղթերի պատշաճ պահպանում, որպեսզի չլիազորված անձինք կամ կազմակերպություններ մուտք գործեն դրանք:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանման ժամանակ հաշվի են առնվում հետևյալ կանոնները.

• գործերի անվանացանկը պարտադիր է կազմվում ամբողջ ընկերության համար, և դրա տեսքը և բովանդակությունը կախված են գործունեության ոլորտից, որտեղ գործում է ընկերությունը;
• Փաստաթղթերի արժեքի փորձաքննություն է կատարվում;
• յուրաքանչյուր փաստաթուղթ նշվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օգտագործմամբ;
• բոլոր փաստաթղթերը պետք է արխիվացվեն:

Երբ այս կանոնները հաշվի առնվեն, դժվար չի լինի փաստաթղթերը ճիշտ պահել էլեկտրոնային ձևով:

Եզրակացություն

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման բազմաթիվ առավելություններ կան: Ընկերության աշխատանքի որակի բարձրացումը դրա իրականացման հետեւանք է։ Դա անելու համար կարևոր է ձեռնարկության ղեկավարության համար համապատասխան որոշում կայացնել, ընտրել սերտիֆիկացման կենտրոն և թողարկել EDS: Համակարգիչների վրա տեղադրվում է հատուկ ծրագրակազմ, և անհրաժեշտ փոփոխություններ են կատարվում ընկերության կարգավորող տեղական ակտերում։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի օգնությամբ այն մեծապես պարզեցվում էընկերության գործունեությունը, ինչպես նաև այլ ընկերությունների և պետական կազմակերպությունների հետ համագործակցության դյուրինությունը։