Ինչպես գրել բիզնես նամակ. կանոններ և ուղեցույցներ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Ցանկացած բիզնեսի էական հատկանիշը բիզնես նամակագրությունն է: Յուրաքանչյուր ձեռնարկության աշխատակիցները շփվում են գործընկերների և հաճախորդների, մատակարարների և սպառողների հետ: Ընդհանուր առմամբ, ցանկացած գրասենյակի առօրյան, անշուշտ, ներառում է նամակագրությանը մասնակցություն։

Չնայած այն հանգամանքին, որ ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների աշխատակիցների մեծ մասը ամեն օր ուղարկում և ստանում է բազմաթիվ հաղորդագրություններ, ոչ բոլորն են դրանք ստեղծելիս պահպանում սահմանված նորմերն ու կանոնները: Պարզվում է, որ գործնական նամակ գրելը ճիշտ և ճիշտ այնքան էլ պարզ չէ։ Կան մի շարք պահանջներ և օրինաչափություններ, որոնք կիրառվում են աշխարհում և կապված են աշխատանքային հոսքի հետ: Դրանք ներառում են բիզնես նամակ գրելու կանոնները, ինչպես նաև դիզայնի հետ կապված հիմնական կետերը։

Երրորդ կողմի կազմակերպությանը կամ պարզապես հարևան բաժնի գործընկերոջը հաղորդագրություն գրելիս պետք է հետևել խիստ ոճին (բացառությամբ ընկերական նամակագրության, որի համար չկանմանատիպ սահմանափակումներ): Մի օգտագործեք չափազանց զգացմունքային բառեր նույնիսկ գործարքի կարևորությունը կամ փորձարկված ապրանքների հաճույքը նկարագրելու համար: Գործնական նամակը պետք է լինի պարզ, հակիրճ և ողջամտորեն զուսպ:

Հաղորդագրությունը պետք է սկսվի հասցեատիրոջից: Եթե այն նախատեսված է երրորդ կողմի կազմակերպության աշխատակցի համար, ապա անպայման պետք է նշեք նրա անունը, ստացողի պաշտոնը, ինչպես նաև նրա լրիվ անունը: Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթը մնում է ընկերությունում, ազգանունը սկզբնատառերով բավարար է (կարող եք ավելացնել նաև զբաղեցրած պաշտոնը):

Բիզնես նամակը արտաքին կազմակերպությանը պետք է լինի ընկերության բլանկի վրա (անկախ նրանից՝ այն ուղարկված է էլեկտրոնային եղանակով, թե թղթի վրա): Եթե այն բացակայում է, կարող եք պարզապես փաստաթղթի «վերնագրում» նշել ուղարկողի տվյալները։

Տեքստը կազմելուց առաջ պետք է մտածել դրա կառուցվածքի մասին, բացահայտել գրելու հիմնական կետերն ու նպատակները: Սա շատ կհեշտացնի գրելու գործընթացը: Նամակը պետք է ավարտվի ստորագրությամբ, որում նշվում է ոչ միայն ուղարկողի անունը, այլև պաշտոնը, ինչպես նաև այն ձեռնարկության անվանումը, որը նա ներկայացնում է։

Պոտենցիալ հաճախորդին կամ գործընկերոջն առաջարկ ուղարկելիս վերջում պետք է անպայման շնորհակալություն հայտնել համագործակցության համար և հույս ունենալ հետագա համատեղ աշխատանքի համար:

Բացի գործարար նամակագրության մեջ օգտագործվող կանոններից, կան նաև առաջարկություններ: Օրինակ՝ կոնկրետ անձին ուղղված ցանկացած փաստաթուղթ պետք է սկսվի «սիրելի» բառով՝ լրիվ անունով, ևոչ սկզբնատառերը: Կարիք չկա տառերով հապավումներ օգտագործել, օրինակ՝ գրել «uv»: կամ կրճատել հասցեատիրոջ պաշտոնը, նրա աշխատանքի վայրը։

Միջազգային փաստաթղթային հոսքը համարվում է ամենադժվարը, քանի որ յուրաքանչյուր պետություն ունի հաղորդակցման իր նրբությունները, և այն լեզուն, որով դուք պետք է նամակագրեք օտարերկրյա գործընկերների հետ, միշտ չէ, որ պարզ է նամակ գրողի համար, ուստի դուք. պետք է օգտվեն թարգմանիչների ծառայություններից։ Նման մասնագետի ծառայություններին դիմելուց առաջ պետք է ճշտել՝ նա գիտի՞, թե ինչպես գրել գործնական նամակ անգլերենով, թե՞ խոսքը բանական բառացի թարգմանության մասին է։ Եթե օտարերկրյա փաստաթղթերի հոսքը պլանավորվում է անընդհատ պահպանել, ապա ավելի լավ է վարձել աշխատակցի, ով բավականաչափ տիրապետում է օտար լեզվին, որպեսզի դրա վրա գործնական նամակ գրի:

Ընդհանուր առմամբ, առաջադրանքի ձեռքբերումը շատ առումներով կախված է նրանից, թե ինչպես է կազմվում փաստաթուղթը և ինչպես է այն մշակվում: Այսպիսով, երբեք մի թերագնահատեք գործարար վարվելակարգի կարևորությունը հաղորդակցվելիս: