Գրասենյակային մենեջեր. Աշխատանքային պարտականություններ

2025 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2025-01-24 13:18:01

«Գրասենյակային մենեջեր» պաշտոնում գործատուների մեծ մասը տեսնում է աշխատողի, ով կատարում է բավականին լայն պարտականություններ: Այս միավորը հաստիքացուցակում ներդնելու նպատակն է ապահովել գրասենյակի կամ նույնիսկ դրա համար պատասխանատու մի քանի ծառայությունների անխափան աշխատանքը: Եթե ձեզ հարկավոր չէ սովորական քարտուղար, ով պատասխանում է զանգերին, փոստ և այցելուներ է ստանում, ապա, իհարկե, գրասենյակի ղեկավարը առաջատար է, քանի որ այս աշխատողին անհրաժեշտ են որոշակի լիազորություններ և լիազորություններ: Առանց դրա նա չի կարողանա արդյունավետորեն կատարել իրեն վերապահված պարտականությունները։

Որպես հիմնական առաջադրանքի մաս՝ գրասենյակի ղեկավարի պարտականությունների ցանկը պետք է ընդգրկի առնվազն հինգ ոլորտներ: Միաժամանակ պետք է հասկանալ, որ գրասենյակը ոչ թե շեֆի նստած սենյակ է, այլ մի վայր, որտեղ դեռևս իրականացվում են վարչական և կառավարչական գործառույթներ։ Սա նշանակում է, որ դրանց որակը և ժամկետները կախված կլինեն նրանից, թե ինչպես կկառուցվի գրասենյակի ղեկավարի աշխատանքը։

Կառավարչական պարտականություններ. Դրանք ներառում են գրասենյակի պլանավորում, կազմակերպչական կառուցվածք, աշխատակիցների կառավարում, կորպորատիվ մշակույթ, քաղաքականության մշակում:Կողմերի հետ շփում և դրա պահպանման վերահսկում։

Վարչական գործառույթներ. Դրանք ներառում են գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպումը, ծառայությունների միջև հարաբերությունների հաստատումը, գրասենյակային տարածքների բաշխումը աշխատակիցների միջև:

կենցաղային պարտականություններ. Գրասենյակի ղեկավարը պետք է կազմակերպի գրասենյակային սարքավորումների, գրենական պիտույքների, ծախսվող նյութերի և կենցաղային տեխնիկայի գնումը: Բացի այդ, նա պետք է ապահովի գրասենյակի մաքրություն, գրասենյակային տեխնիկայի սպասարկում, կոմունալ վարձերի ժամանակին վճարում, վարձավճար և այլն։

Վերահսկողության պարտականություններ. Գործունեության այս ոլորտը ներառում է աուդիտներ, վերանայումներ, նյութական ակտիվների գույքագրում, փաստաթղթեր:

Հաղորդում. Դրանք ներառում են կառավարչի համար հաշվետվական փաստաթղթերի (տեղեկատվության) պատրաստում:

Կախված կազմակերպության չափից՝ այս աշխատակիցը կարող է լինել միայնակ ղեկավար՝ կառավարչական լիազորություններով (փոքր ընկերությունների համար) կամ կարող է ղեկավարել մի ամբողջ բաժին: Միևնույն ժամանակ, կազմակերպության ղեկավարը պետք է հասկանա, որ աշխատակիցներին համընդհանուրացնելու ցանկությունը, նրանց պարտականությունների մեջ այլ ծառայությունների իրավասության մեջ գտնվող բաները ներառելը միշտ չէ, որ արդարացված է: Օրինակ՝ նման աշխատակցին չպետք է բեռնել հաշվապահությամբ, անձնակազմի կառավարմամբ և այլն։ Նման խառնումը սովորաբար բացասաբար է անդրադառնում աշխատանքի որակի վրա։ Դրա պատճառը կայանում է նրանում, որ այդ պարտականությունները շատ ավելի լայն են, քան գրասենյակի պահպանման պարտականությունները, դրանք ներթափանցում են ամբողջ կազմակերպությունը որպես ամբողջություն: Հետևաբար, ռեզյումե գրելիս գրասենյակի մենեջերը պետք է անիկենտրոնանալ աշխատանքային փորձի և հմտությունների վրա գործունեության վերը նշված հինգ ոլորտներում, այլ ոչ թե դրանք ներառել պարտականությունների չափազանց լայն շրջանակի մեջ, որոնք հաճախ կապված չեն գրասենյակի գործունեության հետ: Միևնույն ժամանակ, այս ոլորտում որակյալ աշխատող փնտրող գործատուն չպետք է մոռանա, թե ինչու է իրեն պետք այս աշխատողը և չառաջարկի ավելորդ պահանջներ, որոնք կապված չեն հիմնական գործառույթի հետ։