Արխիվագետի աշխատանքի նկարագրության նմուշ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Արխիվի աշխատակցի պաշտոնը կոչվում է արխիվավար։ Այս ոլորտի մասնագետի հիմնական խնդիրն է հաստատել բուն արխիվի աշխատանքը և դրանում փաստաթղթերի շրջանառությունը: Այդպիսի մասնագետներ անհրաժեշտ են ամենուր, որտեղ պաշտոնական թղթերի մեծ շրջանառություն կա, հատկապես ապահովագրական, ֆինանսների հետ կապված կազմակերպություններում և մասնավորապես պետական ձեռնարկություններում։ Հիմնական փաստաթուղթը, որին պետք է հղում կատարի նոր աշխատողը, արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունն է։

Ընդհանուր դրույթներ

Միայն ձեռնարկության ղեկավարը կարող է ընդունել կամ ազատել արխիվավարին: Եվ առաջին հերթին նա պետք է հղում կատարի երկրի գործող օրենսդրությանը։ Հրահանգում պետք է նշվի այն անձը, ով հանդիսանում է այս պաշտոնը զբաղեցնող մասնագետի անմիջական ղեկավարը։

Արխիվագետ աշխատելու համար անձը պետք է նախնական մասնագիտական կրթություն ստանա, այնուհետև նա կարող է ընդունվել պաշտոնի նույնիսկ առանց այս ոլորտում փորձի։ Կա տարբերակ, որՄիջնակարգ կամ հանրակրթական կրթություն ունեցող անձը աշխատանքի կանցնի, բայց հետո պետք է հատուկ վերապատրաստում անցնի այս ուղղությամբ։ Այս պաշտոնի համար փորձը պարտադիր չէ։

Ինչ պետք է իմանաք

Ձեռնարկության արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունը հուշում է, որ աշխատողը պետք է ունենա որոշակի գիտելիքներ. նա պարտավոր է ուսումնասիրել այս կազմակերպությունում արխիվների կառավարման հետ կապված կանոնակարգերը, հրահանգները և իրավական փաստաթղթերի ամբողջ ցանկը: Բացի այդ, նա պետք է իմանա, թե ինչպես պահել, օգտագործել փաստաթղթերը, ինչպես նաև, թե ինչ չափանիշներով են դրանք ընդունվում և հանձնվում։ Նրա գիտելիքները պետք է ներառեն գրասենյակային աշխատանքի միասնական պետական համակարգ։ Բացի այդ, նա պետք է հասկանա, թե ինչպես են կազմվում պահպանված փաստաթղթերի նկարագրությունները, դրանցից որոնք պետք է մշտապես պահվեն, որոնք միայն ժամանակավոր, ինչպես նաև կազմի ակտեր դրանց ոչնչացման վերաբերյալ։

Արխիվագետի օգնականի աշխատանքի նկարագրությունը ենթադրում է, որ նա պետք է իմանա, թե ինչպես են ֆայլերը ներկայացվում, ինչ կանոնների համաձայն են դրանք պատրաստվում հետագա օգտագործման և պահպանման համար, ինչպես են պահվում գրանցումները և ինչպես են պատրաստվում հաշվետվությունները ձեռնարկությունում: Այս անձը պետք է հասկանա ընկերության կառուցվածքը, որտեղ նա աշխատում է, ինչպես նաև սարքավորումների և բոլոր տեխնիկական միջոցների օգտագործման կանոնները, որոնք անհրաժեշտ են արխիվում աշխատանքներ իրականացնելու համար: Բացի այդ, նա պետք է իմանա կազմակերպության բոլոր ներքին կանոններն ու օրենքները, ներառյալ աշխատանքի պաշտպանությունը, հրդեհային անվտանգությունը, առօրյան և այլն:

Պարտականություններ

Բյուջետային հիմնարկի արխիվավարի աշխատանքի նկարագրությունըենթադրում է, որ նա պետք է կատարի որոշակի գործառույթներ՝ արխիվային բիզնեսի հետ կապված աշխատանքների իրականացում, արխիվ մուտք գործող փաստաթղթերի պահպանում, մուտքային փաստաթղթերի գրանցում, նոմենկլատուրայի մշակում և գործերի ներկայացման ճշտության ստուգում։ արխիվին։ Եթե նման անհրաժեշտություն կա, ապա նա գաղտնագրում է պահեստային միավորները, կազմակերպում է դեպքերի տեղադրումը և դրանք գրանցում գրանցամատյանում։

Բժշկական հաստատության արխիվավարի աշխատանքի նկարագրությունը հուշում է, որ նա պետք է պատրաստի պահվող փաստաթղթերի ամփոփ նկարագրությունները, բաժանի այն ժամանակավոր և մշտական ստորաբաժանումների: Այն պետք է պահի գրառումներ և անհապաղ ոչնչացնի փաստաթղթերը, որոնք արդեն ժամկետանց են, և մշակի մի համակարգ, որով հնարավոր կլինի արագ և հեշտությամբ գտնել ցանկալի փաստաթուղթը:

Այլ գործառույթներ

Բացի այդ, նրա ծառայողական պարտականությունները պահանջում են նրա ներկայությունը գիտության և ոչ միայն փաստաթղթերի արժեքի քննությունների ժամանակ։ Նա պետք է ապահովի, որ փաստաթղթերը մնան անձեռնմխելի, անհրաժեշտության դեպքում դրանցով կատարի վերականգնողական աշխատանքներ։ Այս մասնագետը նաև ապահովում է, որ արխիվն ունենա փաստաթղթերի բնականոն պահպանման համար անհրաժեշտ բոլոր պայմանները։

Արխիվագետը պետք է վերահսկի հակահրդեհային պաշտպանության կանոնների կատարումը, ինչպես նաև օգտագործի ժամանակակից տեխնիկական միջոցներ փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար։ Նա պարտավոր է կազմակերպության աշխատակիցների և այցելուների պահանջովթողարկել արխիվային փաստաթղթերի պատճենները կամ բնօրինակները, կազմել վկայականներ՝ օգտագործելով արխիվում առկա տեղեկատվությունը և պատրաստել հաշվետվություններ դրանց աշխատանքի վերաբերյալ:

Իրավունքներ

Բժշկական արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունը հուշում է, որ նա ունի որոշակի իրավունքներ: Նա կարող է պահանջել և ստանալ փաստաթղթեր, որոնք վերաբերում են իր աշխատանքային գործունեությանը: Անհրաժեշտության դեպքում նա կարող է համագործակցել ձեռնարկության այլ ստորաբաժանումների կամ այլ կազմակերպությունների մասնագետների հետ, եթե դա կօգնի նրան լուծել իր իրավասու հարցերը։ Նման անհրաժեշտության դեպքում նա կարող է ներկայացնել իր ընկերության շահերը այլ կազմակերպություններում՝ արխիվի աշխատանքին անմիջականորեն առնչվող ցանկացած հարցով։

Պատասխանատվություն

Արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունը ենթադրում է, որ նա պատասխանատու է իր պարտականությունները չկատարելու և անորակ աշխատանքի, կատարված առաջադրանքների մասին կեղծ կամ խեղաթյուրված տեղեկություններ տրամադրելու, իր վերադասի հրամանները կատարելուց հրաժարվելու համար:

Բացի այդ, նա պատասխանատվություն է կրում այն իրավիճակների համար, երբ հայտնաբերվել են իրավախախտումներ, անվտանգության խախտումներ կամ ձեռնարկության բնականոն գործունեությանը սպառնացող այլ գործողություններ, և աշխատակիցը չի հայտնել դրանց մասին և չի ձեռնարկել որևէ միջոց՝ խնդիրը վերացնելու համար: Աշխատանքային կարգապահության նորմերը խախտելու համար պատասխանատու է արխիվագետը։

Աշխատանքային պայմաններ

Արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունը հուշում է, որ կազմակերպության ղեկավարությունը պետք է որոշի նրա աշխատանքի ժամերը՝ աշխատանքին համապատասխան։օրենսդրությունը։ Անհրաժեշտության դեպքում ընկերությունը պետք է նրան ապահովի աշխատատեղ, որը հաշվի կառնի բոլոր նորմերն ու չափանիշները, ինչպես նաև գործուղումների համար անհրաժեշտ ամեն ինչ, այդ թվում՝ տեղական։ Նա նաև իրավունք ունի ստորագրել փաստաթղթեր իր իրավասության շրջանակներում։

Եզրակացություն

Հիմնական փաստաթուղթը, որի վրա պետք է հիմնվի այս պաշտոնում ընդունված մասնագետը, արխիվագետի աշխատանքի նկարագրությունն է։ Անկախ նրանից, թե որ կազմակերպությունում է նա աշխատում, իրավունքները, պարտականությունները, գործառույթներն ու գիտելիքները գործնականում նույնն են և կարող են տարբեր լինել՝ կախված կոնկրետ ձեռնարկության կարիքներից և ղեկավար անձնակազմի կողմից իրենց աշխատակիցներին հանձնարարված առաջադրանքներից:

Նման աշխատանքը պահանջում է ուշադրություն, հաստատակամություն, կարևոր փաստաթղթերի անվտանգության կանոնների իմացություն, որոշակի փաստաթղթերի արժեքը գնահատելու իմացություն, ինչպես նաև փաստաթղթեր համակարգելու, արագ գտնելու և գաղտնագրելու կարողություն: Կարևոր գործոն է նաև մարդկանց հետ աշխատանքը, քանի որ արխիվագետի մասնագիտությունը ներառում է տարբեր փաստաթղթերի տրամադրում և ստացում, դրանց կազմման և իսկության ճշգրտության ստուգում: Միայն ուշադիր մարդը, ով պատրաստ է աշխատել մեծ քանակությամբ տեղեկատվության հետ և ներկայացնել ընկերության շահերը այլ կազմակերպություններում, կկարողանա ճիշտ և հուսալիորեն կատարել աշխատանքային պարտականությունները այս պաշտոնում: