Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորում և դրա հիմնական հասկացությունները

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Փաստաթղթավորումը վերաբերում է կարգավորվող կանոններին համապատասխան տեղեկատվության գրանցմանը, այսինքն՝ փաստաթղթերի հատուկ ձևով մշակման կարգին։ Քանի որ տվյալների ձայնագրման գործընթացը կարող է իրականացվել տարբեր միջոցներով, կառավարման գործունեության պրակտիկայում փաստաթղթերը շատ տարբեր են՝ ձեռագիր, գրաֆիկական, տպագրական, ֆոտո և վիդեո նյութեր:

Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորումը կանոնակարգված ընթացակարգ է, որը դրան տալիս է իրավական ուժի երաշխիք՝ գործող օրենսդրության մեջ առկա որակ։

Այսօր օգտագործվում են փաստաթղթավորման տարբեր միջոցներ՝ պարզից (օրինակ՝ մատիտներից և սովորական գնդիկավոր գրիչներից) մինչև ավելի բարդ էլեկտրամեխանիկական (սա ներառում է ձայնագրիչ, տեսախցիկ, ֆոնո սարք և այլն) և ավտոմատացված, համակարգիչ։ Փաստաթղթավորման մեթոդները նույնպես կախված են օգտագործվող միջոցներից: Այն կարող է լինել տեքստային, էլեկտրոնային, ֆիլմ և լուսանկարչական:

Կառավարման գործունեությունը սովորաբար օգտագործում է ձեռքով գրված կամ համակարգչով ստեղծված տեքստային փաստաթղթեր: Ահա թե ինչուդրանք կոչվում են կառավարման գրառումներ։

Փաստաթղթավորումը միշտ որոշակի տեղեկությունների ամրագրումն է կոնկրետ կրիչի վրա՝ հատուկ մանրամասներով, որով այն հետո նույնացվում է: Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորումը ստեղծում է միջոցներ և հիմքեր ինչպես առանձին պաշտոնատար անձի, այնպես էլ ամբողջ ձեռնարկության ֆինանսական կամ կազմակերպչական գործողությունները կարգավորելու համար:

Փաստաթղթերը կարող են տարբերվել իրենց գործառույթներով, նպատակներով, բովանդակությամբ, գաղտնիության աստիճանով և տեղեկատվության առկայությամբ: Հասցեավորման գործոնները հնարավորություն են տալիս այն դասակարգել միջկազմակերպչական և արտաքին: Առաջինը, որը չի անցնում մեկ հաստատության կամ կազմակերպության սահմաններից, և իրականացվում է դրա մասնակիցների միջև, կոչվում է ծառայություն։ Երկրորդը՝ արտաքին փաստաթղթավորումը, իրականացվում է տարբեր տեսակի կազմակերպությունների, առանձին պաշտոնյաների միջև, որոնք ուղղակիորեն չենթարկվում միմյանց։

Տեխնիկական փաստաթղթերն իրականացվում են սահմանված ստանդարտներին համապատասխան, որոնք տարբերվում են ցանկացած տեսակի փաստաթղթի համար: Ցանկացած կառավարման գործունեության համար սա հատկապես կարևոր է, քանի որ այդպիսով փաստաթղթերը ձեռք են բերում իրավական ուժ, որը ծառայում է որպես դրանում պարունակվող տեղեկատվության իսկության հավաստի ապացույց:

Կառավարման գործունեության փաստաթղթավորումը հատուկ պարտականություններ է դնում այն իրականացնող պաշտոնյաների կամ կառավարման մարմինների վրա: Այնպես որ, ցանկացած պաշտոնական փաստաթուղթ ստեղծելիս պետք է պահպանելգործող օրենսդրական նորմեր, գրանցման կանոններ, որոնք համապետական են։ Բացի այդ, յուրաքանչյուր փաստաթղթին պետք է կցվեն կազմակերպության մանրամասները, որոնք իրավաբանորեն նշանակալի են. նրա անվանումը և վերծանումը, ղեկավարության կամ ձեռնարկության որոշակի ստորաբաժանման ստորագրություններն ու կնիքները, գրանցման գրքում կազմման ամսաթիվը և համարը, հաստատման կնիքները, և այլն: Վերջապես, կառավարման գործունեության փաստաթղթավորումը պետք է փաստաթղթեր թողարկի խիստ իր իրավասության շրջանակներում:

Փաստաթղթերը տարբերվում են իսկության աստիճանով: Հիմնական փաստաթղթերի նախագծերը կամ պատճենները պարունակում են միայն որոշակի տեքստ և չեն պարունակում նույն իրավական ուժը, ինչ բնօրինակները: Վավերական փաստաթուղթ է համարվում այն փաստաթուղթը, որը պարունակում է տեղեկատվություն և վերը նշված մանրամասները, որոնք հաստատում են դրա վավերականությունն ու իսկությունը: