Ծրագրի կառավարում - ինչ է դա: Կողմ եվ դեմ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2024-01-17 18:55

Ծրագրի կառավարումը Ռուսաստանում ժամանակակից կառավարման համակարգի անբաժանելի տարր է: Շատ հայրենական և արտասահմանյան ընկերություններ օգտագործում են նախագծերի կառավարումը ապրանքների և ծառայությունների որակը բարելավելու, ծախսերը նվազեցնելու, շահույթը մեծացնելու համար: Ի՞նչ է նախագծի կառավարումը և որո՞նք են դրա հիմնական առավելությունները:

Ի՞նչ է նախագիծը?

«Նախագիծ» հասկացությունը կարելի է մեկնաբանել բոլորովին այլ կերպ։ Առաջին տարբերակը ներառում է նախագծի սահմանումը որպես փաստաթղթերի փաթեթ, ըստ որի հնարավոր է շենքի կամ շինության կառուցումը: Այս հոդվածում կքննարկվի «նախագիծ» բառի երկրորդ նշանակությունը։

Ծրագրի շատ սահմանումներ կան, թեև նրանք բոլորն էլ համաձայն են մի բանում. նախագիծը գաղափար է, որը ներառում է որոշակի նյութական առաջադրանքի իրականացում սահմանափակ ժամանակահատվածում: Միևնույն ժամանակ, նախագծի հիմնական առանձնահատկությունները կոչվում են՝

• Յուրահատկություն (նախագիծն այն բանն է, որը ստեղծվում է առաջին անգամ):
• Ժամանակը սահմանափակ է (նախագիծը միշտ ունի իր իրականացման վերջնաժամկետներ):
• նպատակասլացություն (նախագիծը միշտ իրականացվում է կոնկրետ խնդիրներ լուծելու համար՝ արտահայտված, որպես կանոն, քանակական միավորներով.չափումներ).

Եթե բոլոր երեք պայմանները բավարարված են, ապա գործողությունների ամբողջությունը կարելի է անվանել նախագիծ:

Ծրագրեր և պորտֆելներ

Ծրագրերը հաճախ խմբավորվում են ծրագրերի և պորտֆոլիոների: Միևնույն ժամանակ, ծրագրերը նախագծերի ամբողջություն են, որոնք միավորված են ընդհանուր նպատակով։ Օրինակ՝ բնակչության կրթության որակի բարելավման ծրագիրը կարող է ներառել ուսուցիչների աշխատավարձերը 20%-ով բարձրացնելու ծրագրեր, 15 նոր դպրոցի կառուցում, հիմնական առարկաներից 26 նոր դասագրքերի թողարկում։։

Ծրագրի պորտֆոլիոն միավորում է նախագծերը, որոնք ֆինանսավորվում են մեկ աղբյուրից՝ անկախ դրանց նպատակներից: Օրինակ, N ընկերության նախագծերի պորտֆելը կարող է ներառել բարեգործական ծրագրեր, նոր կորպորատիվ գրասենյակի կառուցում, տնօրենի տարեդարձի տոնակատարություն և տարեկան շրջանառության աճ 10%-ով։։

Պորտֆոլիոների և ծրագրերի նախագծերը պետք է ունենան նաև վերը նկարագրված երեք հիմնական հատկանիշները:

Ծրագրի կառավարման հիմնական սկզբունքները

Հաշվի առնելով կառավարման գործընթացը հեշտացնելու համար նախատեսված տեխնոլոգիաների դինամիկ զարգացող շուկան, դժվար է անվանել կոնկրետ մեթոդներ, որոնք ամբողջությամբ նկարագրում են ծրագրի կառավարումը:

Ծրագրի կառավարումը ներառում է բազմաթիվ մոտեցումներ և գործիքներ և հիմնված է հետևյալ հիմնական սկզբունքների վրա.

• Արդյունք ուղղված. Այս սկզբունքը որոշվում է «նախագիծ» տերմինի իմաստով։ Ծրագրի կառավարումը պարզապես որակի կառավարում չէ, այն փոխկապակցված գործողությունների նպատակային համալիր է:
• «Դիզայնի եռանկյունու» սկզբունքը. ժամըԾրագրի կառավարումը պետք է առաջնորդվի փոխկախվածությամբ՝ ժամանակի, բյուջեի, ծրագրի որակի միջև: Գործոններից մեկի փոփոխությունը հանգեցնում է մյուսների փոփոխության, ինչը նրանց դարձնում է, ասես, նույն եռանկյունու կողմերը:



• Ծրագրի կյանքի ցիկլի հաշվառում: Ծրագրի կյանքի ցիկլը սկսվում է հենց նախագծի ստեղծման գաղափարի ձևավորմամբ և ավարտվում է նախագծում նշված ժամկետի ավարտին: Ծրագրի կյանքի ցիկլը, որպես կանոն, ավարտվում է այն պահին, երբ սկսվում է ծրագրի արդյունքում ստեղծված արտադրանքի կյանքի ցիկլը։
• Գործընթացային մոտեցում կառավարմանը. Այս սկզբունքը ներառում է նախագծի գնահատումը որպես գործընթացների մի շարք, որոնք փոխկապակցված են և ավարտվում են միջանկյալ արդյունքներով՝ կիսաֆաբրիկատների կամ կարևոր փաստաթղթերի տեսքով: Այս մոտեցումը թույլ է տալիս վերահսկել նախագիծն առանց այսպես կոչված «կույր գոտիների»:

Ծրագրի մասնակիցներին խրախուսելու մեթոդներ

Ծրագրի մասնակիցներին խրախուսելը սովորաբար հատուկ ուշադրություն է դարձվում, երբ ծրագրի ղեկավարությունն ընտրվում է կոնկրետ առաջադրանքներ կատարելու համար: Ծրագրի կառավարումը սովորաբար ներառում է շոշափելի և ոչ նյութական մոտիվացիոն մեխանիզմներ:

Նյութական խթանները ներառում են բոնուսներ, տուգանքներ, լրացուցիչ վճարումներ միջանկյալ առաջադրանքների վաղաժամկետ կատարման համար:

Մոտիվացիայի ոչ նյութական մեթոդները ներառում են վկայականներ և կարգապահական նվերներ արձակուրդի տեսքով, ինչպես նաև մրցույթի անցկացում ծրագրի մասնակիցների միջև որպես մրցակցային մրցույթի մաս:

Ծրագրի կառավարման հիմնական փուլերը

Ծրագրի կառավարումը տեղի է ունենում ծրագրի կյանքի ցիկլի և կառավարման բարդության փուլերում: Փուլերի և փուլերի միջև կապը ներկայացված է ստորև բերված աղյուսակում:

ՓՈՒԶ՝	Ծախսերի կառավարում	Պարտքի կառավարում	Բովանդակության կառավարում	Ռիսկերի կառավարում
Փուլեր՝	1	2	3	4
Նախաձեռնում	Նախնական ֆինանսավորման գնահատում	Ծրագրի ժամանակացույցի նախնական գնահատում	Հիմնական առաջադրանքների սահմանում	Հնարավոր բացասական գործոնների նախնական վերլուծություն
Պլանավորում	Բյուջեի հաշվարկ և ֆինանսավորման աղբյուրների որոնում	Նախագծի ժամանակացույցի հաշվարկ	Ծրագրի թիրախների հաշվարկ	Ռիսկի ճշգրտման հաշվարկ
Իրականացում	Ծրագրի փուլային ֆինանսավորում	Ժամանակացույցի կատարման մոնիտորինգ	Միջանկյալ ցուցանիշների ձեռքբերման մոնիտորինգ	Հիմնական դրայվերների փոփոխությունների մոնիտորինգ
Փակում	Գնահատեք շահույթ/վնաս	Ոտքի/առաջատարի միավոր	Ծրագրի նպատակների կատարման/ձախողման գնահատում	Վերլուծությունթույլ տրված սխալներ

Այսպիսով, ծրագրի կառավարման ոլորտները ներառում են կազմակերպության ֆինանսական, կադրային, կառուցվածքային ոլորտները:

Ծրագրի կառավարման շրջանակը

Ծրագրի կառավարման կառուցվածքը ներառում է կազմակերպության ողջ աշխատանքի բաժանումը նախագծերի, որոնք սահմանափակ են ժամանակի և թիրախների առումով: Միևնույն ժամանակ ձևավորվում է յուրաքանչյուր ծրագրի թիմ և ծրագրի մենեջերների թիմ, որոնք կառավարչին զեկուցում են իրենց ծրագրի առաջընթացի մասին։

Այս առումով նախագծերի կառավարումը, որպես կանոն, կիրառվում է տարբեր ճյուղերի և չափերի կազմակերպություններում՝ միաժամանակ կատարվող պատվերների լայն տեսականիով։ Այնուամենայնիվ, փոքր բիզնեսում նա օգտագործում է նաև նախագծերի կառավարում արտադրության արդիականացման կամ, օրինակ, նոր արտադրանքի ներդրման կոնկրետ խնդիրներ լուծելու համար։

Ծրագրի կառավարում շինարարության ոլորտում

Շինարարության ոլորտում հատկապես կարևոր է նախագծերի կառավարման մեթոդաբանության կիրառումը: Հաճախորդի կամ կապալառուի գործառույթներ կատարող ընկերություններում ծրագրի կառավարումն օգտագործում է աշխատանքի բնական բաժանումը նախագծերի (ըստ արտադրանքի սկզբունքի, այսինքն, յուրաքանչյուր շենքի կառուցումը առանձին նախագիծ է), իսկ բարձրագույն կառավարման կառուցվածքը գործնականում: լուրջ վերակազմավորում չի պահանջում։

Նախագծային կազմակերպության կառավարումը նույնպես հաճախ իրականացվում է ծրագրի սկզբունքով, հաջողությամբ օգտագործելով արդեն ձևավորված թիմերը.դիզայներները որպես նախագծի թիմ։

Նախագծերի կառավարում պետական կառույցներում

Կառավարությունում նախագծերի կառավարումը մեր ժամանակի բավականին նոր միտում է: Խորհրդային ժամանակներից զարգացող ծրագրային-նպատակային կառավարման մեթոդն այսօր ամբողջ երկրում ստացել է նախագծերի կառավարման ձև։ Այժմ պետության համար ռազմավարական կարևոր խնդիրներ լուծելու համար օգտագործվում են ծրագրեր, որոնք ներառում են առանձին նախագծեր՝ նպատակային ցուցանիշներով և իրականացման ժամկետներով։ Այնուամենայնիվ, նման ծրագրերի կառավարման մեթոդաբանությունը դեռ հեռու է իդեալական լինելուց և պահանջում է արդիականացում և թարմացում:

Բելգորոդի մարզում ծրագրերի կառավարման իրականացման փորձ

Նախագծերի վրա հիմնված պետական կառավարումն իրեն ապացուցել է ամբողջ աշխարհում: Ռուսաստանում այս տեխնոլոգիան կիրառելու փորձ կա Բելգորոդի մարզում։

Այս լայնածավալ փորձը ազդեց Բելգորոդի շրջանի քաղաքացիական ծառայության գրեթե բոլոր ասպեկտների վրա: Հիմնական տարրերից են ծրագրի կառավարման ուսուցումը, կազմակերպչական և մեթոդական աջակցությունը, տեղում ստուգումները, մոտիվացիան, աշխատակիցների իրավասությունների գնահատումը, ծրագրի վերանայման փորձագիտական հանձնաժողովները:

Բելգորոդի շրջանի նախագծերի կառավարումն այժմ ներառում է նախագծերի կառավարման կոլեգիալ մարմիններ.

• Ծրագրի գործունեությունը կառավարող միջգերատեսչական հանձնաժողով:
• Ոլորտային փորձագիտական հանձնաժողովներ, որոնք որոշում են նախագծերի բացման/փակման մասին։
• Տարածաշրջանային ծրագրի գրասենյակ, որը վերահսկում է մեթոդաբանության համապատասխանությունընախագծի կառավարում.

Մեկ կանգառ

Ծրագրի կառավարմանն անցնելու շրջանակներում էր, որ Բելգորոդի մարզը դեռ 2010 թվականին անցավ ներդրումային ծրագրերի համակարգման «մեկ պատուհան» համակարգի միջոցով, որն այժմ հայտնի է Մոսկվայում: Այս պատուհանի դերը պարզապես կատարում է նոր ներդրված ծառայություններից մեկը՝ տարածաշրջանային ծրագրի գրասենյակը: Այժմ, ծրագրի գրասենյակ դիմելուց ուղիղ մեկ ամիս անց, տնտեսվարող սուբյեկտը ստանում է հաստատման փաստաթուղթ։

Ավտոմատացված տեղեկատվական համակարգ «Նախագծի կառավարում»

Բելգորոդի մարզում նախագծերի կառավարման տեղեկատվական և տեխնիկական աջակցությունն իրականացվում է ավտոմատացված տեղեկատվական համակարգի (AIS) «Ծրագրի կառավարում» միջոցով։ Սա առանց ծրագրային ապահովման վեբ հավելված է, որն իրականացնում է հետևյալ գործառույթները նախագծերի, պորտֆոլիոների և ծրագրերի համար՝

• Ռեեստրի (տվյալների բազայի) պահպանում.
• Ժամանակացույց.
• բյուջեավորում.
• Իրականացման մոնիտորինգ մարզային և համայնքային մակարդակներում:
• Թիմի լիազորությունների և պարտականությունների բաշխում.
• Փոխել բովանդակությունը։
• Ծանուցման համակարգ նախագծերի առաջիկա և գալիք իրադարձությունների մասին:
• Փաստաթղթերի հոսք։
• Ավտոմատացված վերլուծական հաշվետվություն։
• Ինտեգրում Բելգորոդի շրջանի էլեկտրոնային կառավարության հետ:

Նախագծի կառավարման առավելություններն ու թերությունները

Բելգորոդի մարզում ծրագրերի կառավարման նկարագրված փորձը հաջող է ստացվել։ Այս փոփոխությունների ազդեցությունը հիմնականում արտահայտվել էՏարածաշրջանային համախառն արդյունքի աճի տեմպի աճը 0,1%-ով (ավելի քան 3 մլրդ ռուբլի), ծրագրի հաստատման վրա ծախսված ժամանակի կրճատում (յուրաքանչյուր նախագծի համար 2 ամսով) և ներդրումների զարգացման տեմպերի ավելացում. մարզը 23%-ով։ Այնուամենայնիվ, ամենակարևոր արդյունքը նախագծային մտածողության ձևավորումն է աշխատակիցների շրջանում, ովքեր ակտիվորեն վերլուծում և փորձում են լուծել խնդիրը՝ երբեմն նույնիսկ օգտագործելով ոչ ստանդարտ, նորարարական մեթոդներ:

Կառավարչական կառուցվածքի մոտիվացիան և վերակառուցումը հնարավորություն տվեցին դրական ազդեցություն ունենալ ոչ միայն քաղաքացիական ծառայության, այլև բիզնեսի համար՝ ստեղծելով բարենպաստ ներդրումային միջավայր և վերացնելով ձեռներեցության խոչընդոտները։

Մարզի բնակչությունն այժմ ակտիվորեն մասնակցում է կարևոր ռազմավարական նախագծերի ընտրությանն ու իրականացմանը։ Մարդկանց համար նախագծերի կառավարումը բարձրորակ ծառայություններից և բարձր շարժունակությունից օգտվելու հնարավորություն է։

Սակայն, չնայած ծրագրի կառավարման կառուցվածքի բոլոր առավելություններին, կան նաև այս մոտեցման թերությունները:

Առաջին հերթին անցումային շրջանը. Որոշակի ժամանակ է պահանջվում, որպեսզի ծրագրի թիմը միասին աշխատի և կատարի իր գործառույթները որպես լավ համակարգված մեխանիզմ:

Երկրորդ, ձեռնարկությունում նախագծերի կառավարում իրականացնելիս լավ նախագծի ղեկավարի որոնումը կարող է հետաձգվել: Ծրագրի ղեկավարի անձնական և մասնագիտական որակներին շատ բարձր պահանջներ են դրված՝ համապարփակ որակավորում, նախագծում լիարժեք ներգրավվածություն, պահանջվող առանձնահատկությունների նախագծի կառավարման փորձ:

Ծրագրի կառավարման երրորդ թերությունը կարելի է համարել անհրաժեշտությունընկերության ռեսուրսների բաշխումը նախագծերի միջև: «Աղքատ» ընկերություններում դա կարող է ընդհանրապես իրագործելի չլինել: Ծրագրի ղեկավարները ստիպված կլինեն «պայքարել» ֆինանսավորման և անձնակազմի համար, ինչն անընդունելի է ծրագրի կյանքի ցիկլի բոլոր փուլերի ամբողջական վերահսկողության պայմաններում։

Կազմակերպությունում նախագծի կառավարման ուղու ամենակարևոր թերություններից մեկը ծրագրի թիմի անդամների և ծրագրի ղեկավարի աշխատանքն է ծրագրի ավարտից հետո: Ինչպես գիտեք, թիմի ծանրաբեռնվածությունը հաջող բիզնեսի ամենակարեւոր կանոնն է, իսկ նախագծային աշխատանքի դեպքում պարբերաբար հայտնվում են «օդից կախված» մասնագետների խմբեր, որոնք միանգամից կորցնում են իրենց մշտական ծանրաբեռնվածությունը։

Ամփոփելով վերը նշվածը՝ կարող ենք եզրակացնել, որ նախագծերի կառավարումը ժամանակակից բիզնես տարածքի անբաժանելի մասն է, և դրա հիմունքների ուսումնասիրությունը պարզապես անհրաժեշտ է իրավասու կառավարման որոշումներ կայացնելու համար ինչպես պետական մակարդակով, այնպես էլ մեկ բիզնեսի շրջանակներում։