Հաշվապահական հաշվառման մեջ առաջնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանները և ժամկետը

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, գրեթե ցանկացած ժամանակակից հայրենական ձեռնարկությունում փաստաթղթերի ամենամեծ քանակությունը ստեղծվում է հաշվապահական հաշվառման միջոցով: Իհարկե, դա հասկանալի է՝ հենց այս գերատեսչությունում են աշխատում փողով, և յուրաքանչյուր նման գործողություն պետք է պաշտոնապես ամրագրվի թղթի վրա։ Բացի այդ, կազմակերպությունում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը օրենքով սահմանված է, ինչը նշանակում է, որ «թղթի կտորներից» ազատվելու համար հենց այնպես չի աշխատի, դուք ստիպված կլինեք դրանք պահել առնվազն մի քանի տարի և միայն դրանից հետո: ոչնչացնել նրանց. Ի դեպ, թղթի թափոններից ազատվելու գործընթացը նույնպես հեշտ չէ, այն ունի մի շարք կոնկրետ առանձնահատկություններ։ Այս ամենի մասին՝ հետագա։

Փաստաթղթեր, փաստաթղթեր…

Եթե վիճակագրություն տանք արտադրված փաստաթղթերի քանակի վերաբերյալ, ապա կստացվի, որ գրեթե բոլոր հայրենական ժամանակակից ձեռնարկություններում թղթային փաստաթղթերի 80-90%-ի աղբյուրը հաշվապահությունն է։ Նրանք պարզապես պետք չէ պահել: Սահմանափակումները որոշում են ոչ միայն առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը (սովորաբար տարբերվում էհինգ տարուց մինչև մեկ տասնամյակ), այլ նաև այն պայմանները, որոնցում պետք է լինեն այդ օբյեկտները: Միևնույն ժամանակ, պետք է հիշել, որ գոյություն ունի փաստաթղթերի բաժանում ժամանակավոր և մշտական պահպանման համար:

Սակայն, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, ոչ բոլոր ընկերության մենեջերներն են շահագրգռված հասկանալ առաջնային փաստաթղթերի պահպանման պայմանների բարդությունները: Գլխացավից փրկվելու համար կարող եք օգտվել մասնագիտացված արխիվային ընկերությունների ծառայություններից։ Նման ընկերությունում նրանք հստակ գիտեն, թե ինչ տեսակի փաստաթղթեր են անհրաժեշտ պահելու, ինչ պայմաններով, ինչ կանոններով։ Բացի այդ, նման կազմակերպությունն ունի տեխնիկական հնարավորություն՝ ժամկետների ավարտից հետո ոչնչացնելու փաստաթղթերը, որոնք վստահված են պահպանմանը: Դա իսկապես հարմար է, բայց արժե գումար: Եթե ցանկանում եք գումար խնայել, ապա պետք է արխիվի համար հատուկ սենյակ հատկացնեք և հասկանաք, թե որն է կազմակերպությունում առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերը պահելու օրինական ժամկետը։

Ուզում եմ - չեմ ուզում

Խնդիրն, ի դեպ, զրոյից չի առաջանում. Գործող օրենքները սահմանում են առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները, և ցանկացած ձեռնարկությունում դրանք պետք է պահպանվեն: Օրենսդրությունից բխում է, որ ցանկացած գործող իրավաբանական անձի վրա է դրված փաստաթղթերի պահպանման պարտականությունը։ Սա նշանակում է, որ գործունեության ձևը նշանակություն չունի՝ լինի դա անհատ ձեռնարկատեր, որը միայնակ է բիզնես անում, թե մեծ մտահոգություն, դուք դեռ պետք է հետևեք ֆինանսական հաշվետվությունների և այլ փաստաթղթերի պահպանմանը: Օրենքի ուսումնասիրությունը կարևոր էսահմանված ժամկետներ էլեկտրոնային առաջնային փաստաթղթերի, թղթի պահպանման համար, որպեսզի կապալառուի հետ կոնֆլիկտի դեպքում կամ վերահսկող մարմնի կողմից ստուգման ընթացքում դուք անհարմար վիճակում չհայտնվեք: Բացի այդ, օրենքով սահմանված ժամանակային ընդմիջումներին չհամապատասխանելը կարող է զգալի տուգանք առաջացնել ստուգման ընթացքում: Գործող օրենսդրությունը պարունակում է կանոնակարգեր, որոնք կարգավորում են առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետը: Կարևոր է, որ բիզնեսն ապահով լինի, իսկ բիզնեսով զբաղվելը մեր երկրում առանձնանում է օրինականությամբ և սահմանված կանոններին համապատասխան։

2004 թվականի հոկտեմբերին ընդունված 125-րդ դաշնային օրենքը պատմում է էլեկտրոնային առաջնային փաստաթղթերի, թղթային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի մասին։ Անվանման հիման վրա այն նվիրված է արխիվներին և բիզնեսի ճիշտ վարմանը։ Հենց այս պաշտոնական փաստաթղթում դիտարկվում են հաշվապահական հաշվառման բաժնի կողմից արտադրված պաշտոնական փաստաթղթերի պահպանման առանձնահատկությունները: Այստեղ դուք կարող եք գտնել երկու հնարավորություններ, որոնք թույլ են տալիս տարբերակել ժամանակավոր և մշտական պահպանման փաստաթղթերը, ինչպես նաև որոշակի տեսակի թղթի համար նախատեսված պայմանները:

Ո՞ւմ է վերաբերում?

Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման նվազագույն ժամկետներին համապատասխանելու պարտավորությունները վերագրվում են՝

• ՏԻՄ;
• պետական գործակալություններ;
• ձեռնարկատերեր;
• ձեռնարկություններ;
• գործարար զբաղվողներ.

Օրենքը պետք է պահպանվի արխիվային փաստաթղթերի հետ կապված, ներառյալ անձնակազմի հետ կապված փաստաթղթերը: Ամբողջականօրենսդրական փաստաթղթերում նշված ժամկետը պետք է լինի ապահով տեղում: Ի լրումն դաշնային օրենքների, առաջնային փաստաթղթերի և հաշվապահական գրանցամատյանների պահպանման պայմանների առանձնահատկությունները ազդում են մի շարք կարգավորող փաստաթղթերում, որոնք ուժի մեջ են ինչպես ամբողջ երկրի տարածքում, այնպես էլ յուրաքանչյուր առանձին տարածաշրջանում: Այնուամենայնիվ, ամենակարևոր փաստաթուղթը վերը նշված 125-րդ օրենքն է, որը ներկայացնում է հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման տևողությունը կարգավորող փաստաթղթերի ամբողջական ցանկը։

Օրենք թիվ 129

1996 թվականին ընդունվեց դաշնային օրենք հաշվապահական հաշվառման առանձնահատկությունների մասին: Այն նշում է, որ հաշվապահությունը կարող է ստեղծել իր փաստաթղթերը թղթի վրա, ինչպես նաև օգտագործելով տարբեր հաստոցներ: Միևնույն ժամանակ, ընկերությունը պետք է ինքնուրույն թղթի վրա կատարի փաստաթղթերի պատճենները, որպեսզի գործառնությունների բոլոր մասնակիցներին հասանելի լինեն դրանց վերաբերյալ տվյալները: Եթե կարգավորող մարմինը պահանջում է մուտք գործել փաստաթղթեր, ապա ընկերության ներկայացուցիչները պարտավոր են տրամադրել այն: Դա անելու իրավունք ունեն և՛ դատախազները, և՛ դատարանի ներկայացուցիչները։

Առաջնային հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի պահպանման ժամկետներին համապատասխան ստեղծումը, պահպանումը, պահանջով տրամադրումը պետք է համապատասխանի կարգավորող ակտերով սահմանված ձևերին: Փաստաթղթերը պետք է ուղարկվեն հայցող անձին թղթային ձևով: Եթե դա թույլատրվում է աշխատանքի մեջ օգտագործվող մեքենաների հնարավորություններով, եթե բոլոր մասնակիցները համաձայն են, ապա հաշվետվությունը կարող է ուղարկվել էլեկտրոնային տարբերակով: Դա թույլատրվում է նաև մեր երկրի գործող օրենքներովերկրներ։

Պահպանեք կանոններին

129-րդ դաշնային օրենքը նշում է առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմանները պահպանելու պարտավորության մասին: Մասնավորապես, 17-րդ հոդվածում նշվում է, որ ցանկացած իրավաբանական անձ պետք է անպայման պահպանի նման փաստաթղթերը, այդ թվում՝ գրանցամատյանները և հաշվետվությունները։ Ժամանակային ընդմիջման տևողությունը սահմանվում է պետական մակարդակով արխիվացումը կարգավորող կանոններով: Այս ժամանակահատվածի տևողությունը չի կարող լինել 5 տարուց պակաս։

Նախնական փաստաթղթերի պահպանման հատուկ ժամկետ է սահմանվում հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունը կարգավորող փաստաթղթերի և որոշ այլ կատեգորիաների համար (տեղեկատվություն մշակող մեքենաների վրա օգտագործվող ծրագրեր, աշխատանքային հաշվային աղյուսակ): Իհարկե, այստեղ տևողությունը նույնպես հինգ տարի է (որոշ դեպքերում այս ժամկետը կարող է ավելի երկար սահմանվել), բայց ժամկետը սկսում է հաշվել այն պահից, երբ այս փաստաթուղթը վերջին անգամ օգտագործվել է ձեռնարկությունում: Իրավաբանական անձի ղեկավարն այն անձն է, ով օրենքով պատասխանատու է բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը ժամանակային ընդմիջումներով պահպանելու համար: Սա նշանակում է, որ ցանկացած կրթված և պատասխանատու ղեկավար պետք է իմանա հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը, եթե ցանկանում է իր հսկողության տակ պահել ընկերությունում ստեղծված իրավիճակը։

Ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, շատ կազմակերպություններ պարբերաբար անցկացնում են պաշտոնական փաստաթղթերի գույքագրում, և տեղական կանոնակարգերը սահմանում են փաստաթղթերի պահպանման համար պատասխանատու անձինք, որոնց հետ տեսչական մարմինները իրականում շփվում են համապատասխանությունը վերահսկելիս:արխիվացման կանոններ։

Ստեղծում և պահպանում. ամեն ինչ ըստ կանոնների

Գործող օրենսդրության հիման վրա հաշվապահները կարող են ստեղծել ինչպես առաջնային, այնպես էլ ամփոփ փաստաթղթեր ոչ միայն թղթային, այլև էլեկտրոնային ձևով. Միաժամանակ թղթային պատճենների ստեղծման պարտականությունները դրվում են իրավաբանական անձի վրա, իսկ շահագրգիռ անձի, տեսչական մարմնի պահանջով ընկերությունը պարտավոր է հնարավորինս սեղմ ժամկետում թղթային փաստաթղթեր ուղարկել հասցեով։ Կազմումը և պահպանումը պետք է իրականացվեն գործող կարգավորող ակտերով սահմանված ձևով։

Հաշվապահական հաշվառման բաժնում առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետի մասին, այս գործընթացի կարգը, պատմում է փաստաթղթերի ցանկը, որը հաշվի է առնում տիպիկ կառավարման փաստաթղթերը, որոնք ձևավորվում են ցանկացած ձեռնարկության աշխատանքի ընթացքում: Դրանք ստեղծվել են 2010 թվականին Ֆինանսների նախարարության և Դաշնային արխիվի կողմից հաստատված փաստաթղթում: Բացի այդ, անհրաժեշտ է հաշվի առնել Հարկային օրենսգրքի պահանջները, որը կարգավորում է, որ մեր երկրի յուրաքանչյուր քաղաքացի պատասխանատու է չորս տարի հաշվապահական հաշվառման վարման համար: Սա վերաբերում է ծախսերի, եկամուտների հաշվառմանը, ինչպես նաև հարկերի վճարումը հաստատող փաստաթղթերին։

Խելացի եղեք իրերի նկատմամբ

Առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման պայմաններին համապատասխան գործընթացի ճիշտ կազմակերպումը ենթադրում է մասնագիտական մոտեցում, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերի համար պատասխանատու անձնակազմի ներգրավում, բուն աշխատանքային գործընթացի կազմակերպման մասին արխիվային տեղեկատվության մշակում: Ներկայում տեղեր գրեթե չկանմասնագիտացված վերապատրաստում արխիվացման ոլորտում, ուստի հաճախ դժվար է գտնել իսկապես բարձրակարգ մասնագետ: Մյուս կողմից, առաջադեմ օրենսդրությունը պահանջում է, որ պահպանվեն առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները, հակառակ դեպքում դուք կարող եք ենթարկվել կտրականապես տհաճ տուգանքների: Բավականաչափ ծավալուն փաստաթղթերի հոսքի լավագույն տարբերակը ընկերության աշխատակազմում արխիվային պահպանման համար պատասխանատու բաժին ստեղծելն է և ներքին ռեսուրսներով փաստաթղթերի համար պատասխանատու անձնակազմի կանոնավոր վերապատրաստումն ապահովելը: Դա թույլ կտա վերահսկողության տակ պահել օրենքներում ամրագրված նորամուծությունները և համապատասխանեցնել բոլոր պահանջներին։

Այլընտրանքային տարբերակ, որը նաև թույլ է տալիս հաշվի առնել առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը և համապատասխանել դրան ձեր աշխատանքային գործունեության ընթացքում, համագործակցությունն է միջնորդի հետ, որը պարտավորվում է պահպանել հաճախորդի փաստաթղթերը: Այնուամենայնիվ, ինքներդ ձեզ համար արխիվային ընկերություն ընտրելը նույնպես հեշտ գործ չէ: Հարկավոր է ուշադիր վերլուծել առկա բոլոր տարբերակները՝ վստահելի ընկերությանը նախապատվություն տալու համար և չանհանգստանալ, որ այն կարող է փակվել և շենքը այրվել։

Փաստաթղթերի որոշ տեսակների պահպանման առանձնահատկությունները

Ինչպես հետևում է գործող օրենսդրությունից, առաջնային փաստաթղթերը, ինչպես նաև գրանցամատյանները, հաշվետվությունները և հաշվեկշիռները պետք է փոխանցվեն արխիվ։ Պաշտոնական փաստաթղթերի այս բոլոր կատեգորիաները, մինչև արխիվ ուղարկելը, պետք է պահվեն հաշվապահական հաշվառման տարածքում, մինչդեռ իրավաբանական անձը.պարտավոր է ապահովել թղթերի անվտանգության բոլոր պայմանները՝ պահարանները պետք է փակ լինեն, պահպանվեն հրդեհային և այլ անվտանգություն։ Ձեռնարկության ներսում հատուկ փաստաթղթով նշանակվում է փաստաթղթերի անվտանգության համար պատասխանատու անձ։

Եթե ընկերությունն օգտագործում է խիստ հաշվետվության ձևեր, օրենքով այդ փաստաթղթերը պետք է պահվեն պահարանում կամ հատուկ պահարանում, փակ սենյակում, որը երաշխավորում է փաստաթղթերի անվտանգությունը: Ընթացիկ ժամանակաշրջանի հիմնական փաստաթղթերը, որոնք մշակվում են ձեռքով, պետք է ժամանակագրական կարգով հավաքվեն գրանցամատյաններում, որոնք այնուհետև ուղարկվեն արխիվ՝ մշտական պահպանման համար:

Ուրիշ ինչի՞ն պետք է ուշադրություն դարձնել:

Բանկային քաղվածքներ, կանխիկ պատվերներ և կանխավճարային հաշվետվություններ պահելու ժամանակ բոլոր փաստաթղթերը պետք է պահվեն ժամանակագրական կարգով և կապված լինեն համատեղ համակարգված պահպանման համար: Փաստաթղթերի որոշ հատուկ կատեգորիաներ (հերթափոխի հաշվետվություններ, աշխատանքային պատվերներ) կարող են պահվել առանց պարտադիր պարտավորությունների, բայց թղթապանակներում, որպեսզի ոչինչ չկորչի կամ օգտագործվի անազնիվ նպատակներով:

Փաստաթղթերի անվտանգությունը, ինչպես նաև դրանց ժամանակին արխիվ ուղարկելը հիմնականում գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն է, չնայած, անհրաժեշտության դեպքում, տեղական կանոնակարգերը կարող են պարունակել լիազորությունների պատվիրակում մեկ այլ անձի: Առաջնային փաստաթղթերի, հաշվետվության, հաշվեկշռի տրամադրումը հնարավոր է միայն որոշ դեպքերում, եթե առկա է գլխավոր հաշվապահի պաշտոնական հրամանը: Ընդհանուր առմամբ, կառուցվածքային ստորաբաժանումներին հասանելի չեն հաշվապահական փաստաթղթերը: Փաստաթղթերի առգրավումը հնարավոր էմիայն եթե կա մասնագիտացված հարցում հետաքննող մարմիններից, դատարանից կամ օրենքով համապատասխան լիազորություններ ունեցող այլ մարմիններից: Այս դեպքում անհրաժեշտ է ներկայացնել օրենքով սահմանված կարգով կազմված պաշտոնական որոշում։ Հետ կանչելիս անհրաժեշտ է կազմել արձանագրություն, որի պատճեններից մեկը ստորագրության դիմաց փոխանցվում է կազմակերպության ներկայացուցչին։

Առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը ներկայացված է ստորև բերված աղյուսակում:

Աշխատանքային հոսքի առանձնահատկությունները

«Փաստաթղթերի հոսք» տերմինը կիրառվում է փաստաթղթերի շարժի հետ կապված մի շարք գործոնների նկատմամբ՝ թերթի ստեղծման պահից մինչև այն արխիվային բիզնես փոխանցելը: Ժամանակացույցի մշակումը գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն է, չնայած որոշ ձեռնարկություններում այն պատվիրակված է փաստաթղթերի կառավարման մասնագետին: Այնուամենայնիվ, ինչպես ցույց է տալիս պրակտիկան, ամենաճիշտը կազմակերպության հաշվապահական քաղաքականության մեջ նման ժամանակացույցի ներառումն է, որն այնուհետ հաստատվում է ընկերության գլխավոր պաշտոնյայի կողմից ստորագրված հատուկ տրված հրամանով։։

Ժամանակացույցի օգնությամբ կարող եք ներդաշնակեցնել կազմակերպչական գործընթացները և պարզեցնել ձեռնարկությունում պլանավորման խնդիրը։ Առաջնային փաստաթղթերի աշխատանքային հոսքի ժամանակացույցը կատարողների ցուցակն է, այն ժամանակային ընդմիջումները, որոնց ընթացքում փաստաթղթերը պետք է ուղարկվեն հաշվապահական հաշվառման բաժին, և ժամկետները, որոնց համար հաշվապահները դրանք մշակում են: Համոզվեք, որ նկարագրեք հաշվետու ժամանակաշրջանները, ներառյալ հաշվեկշիռները: Հաճախ հաշվապահական հաշվառման քաղաքականությունը պարունակում է առաջնային փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների կարգավորում, և այս ժամանակահատվածը կամհավասարեցվում է օրենքով սահմանվածին կամ ավելի բարձր, եթե պահանջվում է ընկերության գործունեության առանձնահատկություններով: Տարվա հաշվետվությունը ներկայացնելիս փաստաթղթերը կազմվում են սահմանված կարգով և տեղափոխվում արխիվային պահեստ: Միաժամանակ հաշվի է առնվում, որ ապագայում կարող է անհրաժեշտ լինել պահեստավորման համար փոխանցված ծավալից օգտակար տվյալներ հանել։ Դրա համար ընդունված է դեպքերը բաժանել թղթապանակների, մինչդեռ խմբավորումը բացատրվում է բովանդակությամբ։ Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր թղթապանակին համապատասխան վերնագիր հատկացրեք:

Պատյանների պահպանման առանձնահատկություններ

Ձեռնարկության գործունեության ընթացքում ստեղծված բոլոր փաստաթղթերը, ինչպես նշվեց վերևում, բաժանված են ժամանակավոր պահպանման և մշտական պահպանման համար նախատեսվածների: Թղթերը արխիվ տեղափոխելիս անհրաժեշտ է այս կատեգորիաներից յուրաքանչյուրը հանձնել առանձին՝ առանց պաշտոնական թղթերը նույն թղթապանակներում խառնելու։ Այս դեպքում պատճենները պետք է պահվեն բնօրինակներից առանձին: Բացի այդ, առանձին թղթապանակներում դուք պետք է տեսակավորեք փաստաթղթերը, որոնք ցույց են տալիս հաշվետվությունները, տարվա պլանները և եռամսյակները, ամիսները: Մեկ ֆայլը պետք է պարունակի մեկ փաստաթուղթ:

Մեկ գործը խմբավորելու համար կարող եք օգտագործել մեկ ժամանակահատվածում (եռամսյակ, տարի, ամիս) ստեղծված փաստաթղթեր: Բացառություն են կազմում այսպես կոչված անցողիկ կատեգորիաները, օրինակ՝ անձնական ֆայլերը, որոնց փակումը նախատեսված չէ օրացուցային տարվա հետ համընկնելուն: Եթե ֆայլը պարունակում է փաստաթղթեր, որոնք ստեղծվել են մի քանի ամսվա ընթացքում, ապա անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր ամիս առանձնացնել մյուսներից հատուկ թերթիկով՝ դրա վրա նշելով, թե որ ժամանակահատվածում է փաստաթղթերը հաջորդող բլոկը:Այս դեպքում թույլատրվում է խմբավորել մինչև 250 թերթ մեկ գործի մեջ։ Թղթապանակի հաստությունը կարող է լինել 4 սմ կամ պակաս:

Ուրիշ ինչի՞ն պետք է ուշադրություն դարձնել:

Ինչպես երևում է արխիվացման կանոններից, եթե փաստաթղթերն ունեն հավելվածներ, ապա դրանք (անկախ նրանից, թե կոնկրետ երբ են կազմվել) պետք է կցվեն իրենց կից փաստաթղթերին։ Ընդհանուր առմամբ, հաշվապահական փաստաթղթերի արխիվի հաջորդականությունը շատ կարևոր է, ուստի այն պետք է խստորեն պահպանվի: Որպես կանոն, սկզբում տեղադրվում են քաղվածքներ, ապա բացատրական նշումներ, որից հետո հաշվեկշիռը լրացվում է կից փաստաթղթերով։

Ընկերության աշխատակիցների անձնական հաշիվների պահպանումը կազմակերպելիս դրա համար անհրաժեշտ է հատկացնել առանձին դեպք, որում փաստաթղթերը շարադրվում են ըստ տարիների խիստ ժամանակագրությամբ: Տարեկան նամակագրությունը ձևավորվում է օրացուցային տարին մատնանշող թղթապանակներով և համակարգված է նաև ամսաթվերին համապատասխան: Յուրաքանչյուր հարցմանը պետք է հետևի պատասխան:

Որոշ առանձնահատկություններ

Հարկային օրենսգրքով նախատեսված պահման ժամկետները կարող են տարբերվել հաշվապահական հաշվառման գործունեությունը կարգավորող օրենքներում նշվածներից: Նման անհամապատասխանություն դիտարկելիս, առաջին հերթին, խորհուրդ է տրվում պահպանել ավելի երկար ժամկետ, ինչը թույլ կտա, անհրաժեշտության դեպքում, հղում կատարել փաստաթղթերին, օգտագործել այն, նույնիսկ եթե գործող կանոններից մեկի համաձայն վերջնաժամկետը արդեն սպառվել է. Բացի այդ, տեսուչները դժգոհելու ոչինչ չեն ունենա։ Անհրաժեշտ է նաև հիշել 2000 թվականին հրապարակված հատուկ ցուցակը, որը նշում է պահպանման տևողությունըորոշ հատուկ փաստաթղթերի խմբեր: Այս ցանկը պարբերաբար թարմացվում և լրացվում է, ուստի ձեռնարկության գլխավոր հաշվապահը և փաստաթղթերի կառավարման համար պատասխանատու բաժինը պետք է հետևեն արդի տեղեկատվությանը:

Եթե խախտվել են պահեստավորման պայմանները, դրա պատասխանատվությունը կրում է ընկերության ղեկավարը, չնայած այն հանգամանքին, որ անվտանգության հարցը առաջին հերթին գլխավոր հաշվապահի պարտականությունն է։ Եթե կարգը, պահպանման ժամկետը խախտվում է, ընկերությունը տուգանվում է։ Պաշտոնյայի համար պատիժը սովորաբար տատանվում է երկու-երեք հազար ռուբլի: Բայց եթե առաջնային փաստաթղթերն ընդհանրապես չեն պահպանվում, ապա նրանք կարող են պատժվել հինգ հազար ռուբլի և ավելի տուգանքով։