Առաջընթացի հաշվետվությունների օրինակներ: Ինչպես գրել հաշվետվություն

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Չկա այնպիսի ղեկավար, որը գոնե տարին մեկ անգամ չպահանջի իր ենթականերից զեկուցել կատարվածի մասին: Եվ խնդիրն այն է, որ սովորական աշխատանքի դեպքում նման փաստաթղթի մշակումը բավականին բարդ խնդիր է թվում։ Եվ մենք, չգիտես ինչու, ամաչում ենք իշխանություններից կատարված աշխատանքի վերաբերյալ հաշվետվությունների օրինակներ խնդրել։ Իսկ եթե նա որոշի, որ մենք չենք համապատասխանում մեր զբաղեցրած պաշտոնին։

Ո՞ւմ է դա պետք

Այս հարցը տրվում է այն կատարողի կողմից, ով ստացել է հաշվետվություն ներկայացնելու առաջադրանքը: Ամենից հաճախ ֆիրմաների աշխատակիցներն իրենց գրեթե վիրավորված են զգում նման պահանջներից։ Բայց ամեն ինչ իր նշանակությունն ունի։

Առաջին հերթին կատարված աշխատանքի հաշվետվությունը պետք է հենց կատարողին։ Այս գործընթացին ոչ թե ֆորմալ, այլ շահագրգիռ վերաբերմունքը թույլ կտա ձեզ գտնել խոչընդոտներ և թույլ կողմեր ձեր որակավորումներում: Այսպիսով, որոշվում են այն ուղղությունները, որոնցով հնարավոր է (և անհրաժեշտ) զարգանալ։ Ի վերջո, մենք բոլորս սովորում ենք մեր սխալներից։

Երկրորդ՝ դա պետք է առաջնորդին։ Կատարված աշխատանքի հաշվետվությունը թույլ է տալիս օբյեկտիվորեն գնահատել որակը ևառաջադրանքների լուծման արագությունը. Այս փաստաթղթի շնորհիվ շատ հարցեր կանհետանան՝ սկսած ամենապրիմիտիվ «ինչ եք անում անընդհատ» մինչև «ինչու փոխեմ ձեր համակարգիչը ավելի ժամանակակիցով» բարդույթը: Քանի որ զեկույցը ցույց կտա, որ փաստաթղթում փոփոխությունները պահպանելու համար երկար ժամանակ է պահանջվում: Եվ դա կախված չէ կատարողից՝ հնացած գրասենյակային սարքավորումները չեն կարող ավելի արագ աշխատել: Իրականում հենց դրա համար է թվում, որ աշխատակիցը անընդհատ թեյ է խմում, նա պարզապես սպասում է վիրահատության ավարտին։

Եվ հարցը՝ «Ինչի՞ս է պետք հաշվետվություն գրել ամսվա կատարած աշխատանքի մասին»։ ինքնին սխալ է: Որովհետև վիճակագրական տեղեկատվության կուտակումն ու տվյալների բազաների լրացումն իմաստ ունի ստրատեգների համար, այլ ոչ թե օպերատիվ աշխատողների համար։ Նրանց համար պարզապես ավելի հեշտ է լուծել խնդիրը, քան խոսել դրա լուծման մեթոդների մասին:

Ինչ գրել

Առաջընթացի հաշվետվությունների օրինակները ցույց են տալիս, որ դուք պետք է շատ մանրամասն գրեք: Այն, ինչ թվում է, թե փոքր բան է կամ փոքր ժեստ, կարող է հիմնական տարր լինել հատուկ գործառույթների կատարման մեջ: Բայց դա հասկանալը կգա միայն մի քանի գրավոր զեկույցներ ուսումնասիրելուց հետո:

Եթե աշխատանքը կրում է սովորական բնույթ, օրինակ՝ փաստաթղթերի համադրում և անհամապատասխանությունների բացահայտում, ապա իմաստ ունի մշակել աղյուսակային ձև: Այս դեպքում, նորից, սկզբում աղյուսակը պետք է լինի շատ մանրամասն և պարունակի բազմաթիվ սյունակներ. ժամանակի ընթացքում որոշ սյունակների անհրաժեշտությունը կվերանա, և հաշվետվության ձևը կստանա նորմալ (կարդալ - ողջամիտ) տեսք։

Bմի շարք դեպքերում կատարված աշխատանքի վերաբերյալ հաշվետվություն կազմելիս (օրինակ՝ ուսուցիչները) անհնար է ֆորմալ մոտենալ ներհայեցման խնդրին։ Հիրավի, բացի ծրագրված ուսումնամեթոդական ծանրաբեռնվածությունից ու անհրաժեշտ նյութի ուսումնասիրությունից, դպրոցը զբաղվում է նաև դաստիարակչական գործունեությամբ։ Սա պահանջում է փաստաթղթի պատրաստման հատուկ մոտեցում՝ պետք է հասկանալ մի շարք ուսանողների հետ մնալու պատճառները, գտնել երեխաներին իրենց առարկայով հետաքրքրելու ուղիներ։ Եվ միևնույն ժամանակ չպետք է մոռանալ հաջողակ (և նույնիսկ շնորհալի) դպրոցականների մասին։

Հաղորդել նպատակների մասին

Ճիշտ կազմման և նվազագույն ժամանակի ծախսերի համար անհրաժեշտ է ի սկզբանե որոշել, թե ինչ նպատակով և ինչու է գրվում տարվա կատարած աշխատանքի հաշվետվությունը։ Թվարկենք ամենահայտնին.

- կազմակերպությունում որոշակի պաշտոնի իրական օգուտի հիմնավորում;

- աշխատողի որակավորման հաստատում;

- արդյունավետ աշխատանքի ցուցադրում ղեկավարությանը;

- ֆինանսավորում ստանալը հաջորդ հաշվետու ժամանակաշրջանի համար;

- ուղղության (գաղափարի) մշակման համար համաձայնություն ստանալը;

- հատկացված ռեսուրսների և ֆինանսների ծախսման հիմնավորումը և այլն:

Հանրահայտ ձևակերպումը` խնդրի ճիշտ ձևակերպումն ապահովում է լուծման 50%-ը, գործում է նաև այս դեպքում։ Որքան լավ հասկանանք, թե ինչու է անհրաժեշտ զեկույցը, այնքան ավելի հեշտ է մեզ համար այն գրել: Ընդհուպ մինչև այն, որ «ցուցադրական» փաստաթուղթը մեզանից բնավ ստեղծագործական մոտեցում չի պահանջում։ Եվ ժամանակատար։

Փաստաթղթի կառուցվածք

Եթե ընկերությունը չունիմշակված հաշվետվության ձևը, ապա դուք ինքներդ պետք է մշակեք այն: Իմանալով փաստաթղթի նպատակը, անհրաժեշտ է մտածել դրա կառուցվածքի մասին: Նմուշի առաջընթացի հաշվետվությունները ցույց են տալիս, որ անհրաժեշտ է հստակ և պարզ ուրվագիծ:

Հենց սկզբում պետք է բացատրել տեղեկատվության ներկայացման նպատակն ու տրամաբանությունը։ Բացատրեք ներկայացման հերթականությունը և կազմեք բովանդակության աղյուսակ: Աղյուսակի համար անհրաժեշտ է տալ համառոտ բացատրություններ, թե ինչու է ընտրվել նման ձև։

Բաժինների և ենթաբաժինների շրջանակներում պետք է նաև պահպանել ներկայացման միասնությունը: Այսպիսով փաստաթուղթն ավելի հասկանալի կլինի, արդյունքում՝ ավելի հեշտ ընկալելի։ Երկար ժամանակի հաշվետվությունում միանգամայն տեղին են նկարազարդումները գծապատկերների և գծապատկերների տեսքով, ինչը կհեշտացնի ընկալումը։ Բայց այստեղ դուք պետք է հավատարիմ մնաք «ոսկե միջինի» կանոնին՝ ամուր տեքստը, ինչպես նաև բացառապես տեսողական նյութերը, շատ արագ հոգնեք։

Ոճավորում

Սովորական աշխատակցի համար թերևս ամենադժվարը գրելը տերմինաբանությունն ու ձևակերպումն է։ Բոմբաստիկ զեկույցը անբնական տեսք կունենա և ղեկավարության բացասական արձագանք կառաջացնի: Չափազանց պարզ ձևակերպումները (օրինակ՝ 25 փաստաթուղթ քսերոքսված) նույնպես կվանեն ընթերցողին:

Բայց կաղապարներից պետք է խուսափել: Միակ բացառությունն այն փաստաթուղթն է, որը ոչ ոք երբեք չի կարդա։ Մենք երբեմն հանդիպում ենք նման խնդիրների, բայց այս հոդվածում մեզ հետաքրքրում են իրական (ոչ պրոֆորմա) հաշվետվությունները։

Ամեն դեպքում պետք չէ խոսել միայն ձեռքբերումների մասին. Դրանք ընդգծելու համարպետք է խոսել այն դժվարությունների մասին, որոնք պետք է բախվեին աշխատանքի ընթացքում։ Ի թիվս այլ բաների, բարդության վերլուծությունը ղեկավարների համար աշխատանքի օպտիմալացման մասին մտածելու տեղիք է տալիս: Առաջընթացի զեկույցների օրինակները ցույց են տալիս, որ չպետք է օգտագործեք անորոշ արտահայտություններ, ինչպիսիք են «անբավարար վիճակ», «դժվարություններ առաջացած» և այլն: Ավելի լավ է ամեն ինչ անվանել իր ճիշտ անունով՝ «կոտրված պատճենահանող սարք», «Ինտերնետ մուտքի բացակայություն», «կապված գերատեսչությունից տեղեկատվության բացակայությունը կամ ժամանակին ստացումը. Այս ամենը մեզ թույլ է տալիս համարժեք և օբյեկտիվ գնահատել ընկերությունում տիրող իրավիճակը։

Արդյունքների գնահատում

Յուրաքանչյուր արդյունք պետք է կրկնօրինակվի թվերով: Նման կոնկրետացումը հնարավորություն է տալիս հասկանալ զարգացման դինամիկայի մասին:

Բացի այդ, անհրաժեշտ է սահմանել արդյունքների գնահատման չափանիշներ։ Արդյո՞ք դա կլինի նախորդ հաշվետու ժամանակաշրջանը (եթե դա, օրինակ, եռամսյակային հաշվետվություն է) կամ, հակառակը, դրված նպատակների իրագործման տոկոսը, դա կախված է փաստաթղթի հեղինակից։

Առհասարակ անուղղակի ցուցանիշները կարող են շատ բան պատմել առաջադրանքների լուծման գործընթացի մասին։ Այստեղ կա նաև հարուստ տեղեկատվություն՝ հետագա վերլուծության համար: Աշխատուժի ծախսերը որոշելուց մինչև նպատակներ դնելու ճիշտությունը հասկանալը։

Խնդիրից լուծում

Զեկույցների մեծ մասը գրվում է առաջընթացի հիման վրա: Ավելի ձեռնտու է փաստաթուղթը, որը հստակ ցույց է տալիս խնդրի լուծում հարաբերությունը։ Ընթերցողն անմիջապես հասկանում է, թե ինչ մեթոդներ և տեխնիկա (անհրաժեշտության դեպքում)կատարողն օգտվեց առաջադրանքի ժամանակին և որակյալ կատարումից։

Ավելի մանրամասն «կոնկրետ խնդիր - դրա պատճառները - նպատակների սահմանում - լուծում» շղթան անմիջապես հուշում է ամենօրյա հաշվետվությունը աղյուսակային տեսքով ներկայացնելու անհրաժեշտությունը: Ավելին, արդեն հայտնի են գրաֆիկների անվանումները։ Այս կերպ ներկայացված տեղեկատվությունը հեշտ է կարդալու և վերլուծելու համար:

Քանակական ցուցանիշների ներկայացում

Այն դեպքերում, երբ հաշվետվությունը բաղկացած է հիմնականում թվային տվյալներից, աղյուսակային ձևը կարող է պարզապես շատ դժվար հասկանալի լինել: Թվերի շարունակական հոսքը բառացիորեն հոգնեցնում է ընթերցողին մի քանի րոպե անց: Մեկ այլ բան՝ գունավոր գծապատկերներ և գրաֆիկներ: Դրանք պարզ են, հասկանալի, հեշտ ընթեռնելի։

Յուրաքանչյուր դիագրամ պետք է մեկնաբանվի: Բացի այդ, անհրաժեշտ է նշել, թե ինչպես են տարբեր գրաֆիկները փոխկապակցված. պատճառահետևանքային հարաբերությունների բացատրությունը կհեշտացնի զեկույցի վերլուծությունը:

Եթե աշխատանքի ընթացքում նյութական ռեսուրսներ են ծախսվել, ապա պետք չէ միայն թվարկել բոլորը: Փոխարենը պետք է թվարկվեն ձեռք բերված օգուտները: Չոր արտահայտություն. «Գնված գրասենյակային սարքավորումներ» բոլորովին այլ կերպ կհնչի, եթե գրեք՝ «2 աշխատատեղ է ստեղծվել, ինչը հնարավորություն է տվել մեծացնել բաժնի արտադրանքը»:

Ինչպես թողարկել փաստաթուղթ

Չնայած այն հանգամանքին, որ չկա կազմման մեկ ձև, կատարված աշխատանքի վերաբերյալ հաշվետվություն կարող է կազմվել ԳՕՍՏ-ի համաձայն, որը սահմանում է հիմնական.գիտական չափանիշներ. Այն հստակեցնում է ձևաչափման պահանջները, տառատեսակի տեսակը և չափը և այլն:

Ինչ վերաբերում է փաստաթղթի ընթեռնելիությանը, ահա մի քանի խորհուրդ.

- փորձեք մեկ պարբերությունում ունենալ ոչ ավելի, քան 5 նախադասություն;

- հիմնական ցուցիչները կարող են ընդգծվել տառատեսակով կամ գույնով;

- կոտրեք տեքստը, որպեսզի աղյուսակը կամ գրաֆիկը չզբաղեցնի ամբողջ էջը; անպայման տեղ թողեք դրանց վերաբերյալ մեկնաբանությունների համար;

- գրեք զեկույցի պարզ և հակիրճ ամփոփում:

Այս խորհուրդները կօգնեն թեթևացնել ձեր զեկույցի ընկալումը, ինչը նշանակում է, որ դրանք սկզբնական շրջանում ընթերցողին կառաջարկեն հավատարիմ վերաբերմունք փաստաթղթի հեղինակի նկատմամբ: Պատկերացրեք, որ դուք ղեկավարն եք: Եվ զեկույցը կազմեք այնպես, որ ձեզ համար օգտակար և հետաքրքիր լինի: