Բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը Մեթոդներ, քայլեր և սխալներ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացումը բավականին տարածված թեմա է: Հազվադեպ է պատահում, որ որևէ մեկը կարող է այն ճիշտ կիրառել առաջին անգամ, քանի որ սկսնակները թույլ են տալիս սխալներ, որոնք, ի վերջո, արտացոլվում են գործնականում: Նրանցից խուսափելու համար կարդացեք մեր հոդվածը։ Կրթական ծրագիրը սկսենք սահմանումով։

Հայեցակարգ

Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացումը բիզնեսի արդյունավետության բարձրացմանն ուղղված գործողություններ են:

Կան օպտիմալացման բազմաթիվ մեթոդներ, որոնցից յուրաքանչյուրն ունի իր առավելություններն ու թերությունները:

Մենք կդիտարկենք դրանք ստորև, բայց նախ կպարզենք, թե արդյոք օպտիմալացումն իսկապես անհրաժեշտ է:

Կա՞ կարիք։

Մենք արդեն ասել ենք, որ բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը բիզնեսի արդյունավետության բարձրացմանն ուղղված գործողությունների մի շարք է: Եվ դա իսկապես այդպես է:

Ցանկացած ձեռնարկություն հիմնված է որոշակի բիզնես գործընթացների վրա, որոնք իրականացվում են կազմակերպության աշխատակիցների կողմից։ Դրանք ներառում են վաճառք, արտադրական և կառավարման գործընթացներ, գնումներ, գրասենյակային աշխատանք և այլն: Հենց որ ձեռնարկությունը սկսում է ավտոմատացնել առկա գործընթացները, այնաշխատանքը շատ ավելի արդյունավետ է դառնում։

Խոշոր կազմակերպությունները գործում են որոշակի ստանդարտի կառավարման համակարգով (ISO 9001), ինչը վկայում է բիզնեսի բարձր մշակույթի մասին: Համակարգը կառուցված է այնպես, որ կազմակերպի հնարավորինս շատ գործընթացներ՝ միաժամանակ ընդգծելով և պլանավորելով դրանք։

Քանի որ բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը որոշակի միջոցառումների համալիր է, ուստի, տեսականորեն, դա պետք է անի մասնագետը։ Այդպես է խոշոր ընկերություններում։ Բայց ինչպես էլ կառուցվի գործընթացը, այն պարբերաբար վերակազմավորման կարիք ունի, քանի որ աշխատանքային պայմանները փոխվում են, նոր թափուր աշխատատեղեր ու գործընթացներ են առաջանում։ Եթե օպտիմալացում չի իրականացվում, ապա առաջանում են կոնֆլիկտներ, որոնք խոչընդոտում են կազմակերպության մասերի բնականոն գործունեությունը: Եվ սա, ինչպես հասկանում եք, ի վերջո արտացոլվում է շահույթի մեջ։

Որպեսզի հասկանաք, թե արդյոք ընկերության բիզնես գործընթացները պետք է օպտիմալացվեն, դուք պետք է ստուգեք խնդիրների առկայությունը: Ստորև ներկայացված է ցանկը, և եթե գոնե մեկ կետ արտացոլված է կազմակերպության գործունեության մեջ, ապա պետք է մտածել օպտիմալացման մասին։

Օպտիմալացումը կօգնի

Այսպիսով, ժամանակի ընթացքում խնդիրներ կարող են առաջանալ ցանկացած կազմակերպությունում։ Դրանք լակմուսի թեստ են, որով հեշտ է որոշել ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման անհրաժեշտությունը: Ի՞նչ խնդիրներ կարող են լինել:

1. Աշխատանքային պարտականությունները կրկնվում են: Եթե նույն բանը պարտադրում են ոչ միայն աշխատակիցներին, այլեւ ամբողջ գերատեսչություններին, ապա սա միանշանակ վկայում է վերակազմավորման անհրաժեշտության մասին։ Սա չի կարող հավերժ շարունակվել, ինչը նշանակում է, որ արդյունքը կլինի քաոսը, անհարկի ֆինանսական ներարկումները ևչհիմնավորված մրցակցություն աշխատակիցների և գերատեսչությունների միջև։
2. Առաջնորդները կարող են միայն կառավարել: Այս ղեկավարները հիմնականում անօգուտ են, քանի որ նրանք ոչինչ չգիտեն մարքեթինգի, տնտեսագիտության և կառավարման մասին:
3. Ընկերությունը չունի աշխատողների հմտությունների կատարելագործման համակարգ։ Սա լուրջ բացթողում է, որը հետ է շպրտում ձեռնարկությունը։ Ի վերջո, եթե աշխատողը չի ստանում նոր գիտելիքներ, ապա նա չի ձգտում որևէ բան փոխել և ժամանակ է նշում։
4. Կատարյալը բարու թշնամին է: Մարդիկ աշխատում են մեկ ռեժիմով և հանկարծ որոշում են ակտիվության մակարդակը բարձրացնել։ Դա անելու համար նրանք ներդնում են աշխատողների, վաճառքի կամ ֆինանսների կառավարման ՏՏ համակարգ: Լավ է հնչում, բայց հաճախ աշխատակիցները դա անում են՝ հաշվի չառնելով կազմակերպության ընթացիկ գործընթացները կամ պարզապես կրկնօրինակում են ուրիշի գործընթացները: Արդյունքում՝ առանց հստակ պատճառի ծախսվել են հսկայական գումարներ, իսկ տնտեսական էֆեկտը չի ստացվել։

Ինչի՞ն է օգնում բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը կազմակերպությունում:

1. Բարելավել հաճախորդների փորձը:
2. Նվազեցնում է ժամանակը և գործառնական ծախսերը:
3. Թույլ է տալիս հասնել նոր նպատակների:
4. Բարձրացնում է ընկերության կառավարելիությունը։

Այս բոլոր կետերն ազդում են ապրանքների կամ ծառայությունների վերջնական արժեքի վրա՝ դրա նվազեցման ուղղությամբ: Բացի այդ, օպտիմիզացված ընկերությունը գրավում է ավելի շատ նոր հաճախորդներ, ինչը նշանակում է, որ շահույթն ավելի բարձր է դառնում, իսկ մրցունակությունը՝ մեծանում:

Նյութերի ցանկացած օգտագործում թույլատրվում է միայն հիպերհղման առկայության դեպքում:

Կարևոր է հասկանալ, որ բոլոր բիզնես գործընթացները փոխկապակցված են: Այսինքն՝ բիզնես գործընթացների օպտիմալացումկազմակերպությունն այս կամ այն կերպ կազդի ամբողջ ձեռնարկության գործունեության վրա: Որպեսզի դա ավելի քիչ նկատելի լինի, ընկերության ղեկավարությունը սկսում է նախ օպտիմիզացնել փոքր գործընթացները՝ առանց ավելորդ ժամանակ և գումար ծախսելու: Աստիճանաբար բիզնես գործընթացների մոդելավորումն ու օպտիմալացումը տեղափոխվում են այլ բաժիններ։

Ամեն ինչ միանգամից փոխելու փորձերը սովորաբար շատ տխուր են ավարտվում, իսկ ապագայում ընկերության աշխատանքում ինչ-որ բան փոխելու ցանկությունը բացասաբար կդիտվի։

Որտեղից սկսել?

Բիզնես գործընթացների մոդելավորումն ու օպտիմալացումը սկսվում է նրանից, որ հին աշխատանքի մեթոդները հնանում են։ Օպտիմալացումն անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր ընկերության համար, բացառությամբ պետական կորպորացիաների։ Որքան արագ բիզնեսը ընդունի աշխատանքի նոր եղանակներ և կիրառի դրանք իր գործընթացներում, այնքան ավելի հաջողակ կլինի:

Այն ընկերությունները, որոնք անընդհատ զարգանում են, ունեն մի ամբողջ բաժին, որը զբաղվում է փոքր բիզնեսի կամ խոշոր կազմակերպությունների բիզնես գործընթացների օպտիմալացմամբ: Ի վերջո, միայն ժամանակակից տեխնոլոգիաների առատաձեռն ֆինանսավորումն է հաջող բիզնեսի գրավականը։

Գնահատման չափանիշներ

Պատշապես օպտիմալացնելու համար պետք է առաջնահերթություն սահմանել: Վերջիններս ընտրվում են որոշակի չափանիշներով։ Դրանք թվարկված են ստորև՝

1. Գործընթացի կարևորությունը. Աշխատանքի օպտիմալացումից առաջ անհրաժեշտ է բացահայտել հիմնական գործընթացները, որոնց կատարելագործումը կբերի բարձր արդյունքների։ Նման գործընթացը որոշելու համար բավական է իմանալ, թե ինչ դեր է այն խաղում կազմակերպության բոլոր գործունեության մեջ։ Կա նաև բացասական կողմ՝ եթե գործընթացն արդեն առաջին պլանում է և արդյունավետաշխատում է, ապա օպտիմալացումն անօգուտ կլինի։ Իհարկե, դուք արդեն կարող եք փորձել բարելավել գործընթացը, բայց դա կլինի միջոցների վատնում, որը օգտակար կլինի ուրիշի համար: Ավելի լավ է ժամանակ և գումար ծախսել խնդրահարույց բիզնես գործընթացների վրա։
2. Գործընթացի խնդիր. Ծանոթ է հնչում, բայց ի՞նչ է դա նշանակում: Այս համատեքստում ենթադրվում է արդյունքում ստացվածի և ցանկալի գործողությունների տարբերությունը։ Այսինքն, եթե ինչ-որ գործընթաց ընդհանրապես չի աշխատում այնպես, ինչպես պետք է, ապա սա օպտիմալացման հստակ պատճառ է։
3. Գործընթացի փոփոխություններ իրականացնելու ունակություն: Փոքր կամ խոշոր բիզնեսի բիզնես գործընթացների օպտիմիզացումը սկսվում է նրանից, որ գործընթացը սկսելու համար ընտրվում է ամենապարզ տարբերակը: Օրինակ, նրանք ընտրում են հենց այն մեկը, որը կպահանջի բարելավման համար հնարավորինս նվազագույն միջոցներ, անձնական ժամանակ և աշխատանքային ռեսուրսներ: Կարևոր է նաև ուշադրություն դարձնել անխուսափելիորեն առաջացող բացասական գործոններին և հաշվի առնել դրանք։

Ուրեմն ստացվում է, որ հաջող վերակազմավորման համար պետք է հաշվի առնել բոլոր չափանիշներն ու գործոնները։ Որպես կանոն, խոշորագույն գործընթացները ենթակա են օպտիմալացման, քանի որ հենց դրանց հաշվին է աշխատում ձեռնարկությունը։

Սկզբունքներ

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման մեթոդները տարբեր են, բայց նախքան դրանց ընտրությունը, դուք պետք է իմանաք բարելավման սկզբունքները: Առանց դրանց հետևելու, դուք չեք հասնի ցանկալի արդյունքի։ Հաշվի առեք ստորև բերված սկզբունքները՝

1. Հիմնադրամ. Նախքան գործընթացների օպտիմալացումը սկսելը, դուք պետք է հասկանաք, թե որ գործընթացն ինչի համար է պատասխանատու: Այսինքն, նախ և առաջ պետք է հասկանալ բիզնեսի կառուցվածքը և միայն դրանից հետո ձեռնամուխ լինել օպտիմալացմանը: Եթե դա չի արվում, ապապարզ չէ, թե ինչ պետք է վերակազմավորվի, ինչը նշանակում է, որ ազդեցություն չի լինի։
2. Նախ պետք է շտկել սխալները: Նախքան ձեռնարկությունը վերակազմավորելը, անհրաժեշտ է վերացնել փոքր սխալները, որոնք կխանգարեն օպտիմալացմանը:
3. Անորոշ որոշումներ. այսպես է կոչվում այն իրավիճակը, երբ մի գործընթացի օպտիմալացումը բացասաբար է անդրադառնում մյուսի վրա։ Այդ իսկ պատճառով ցանկացած գործընթաց բարելավելուց առաջ անհրաժեշտ է հաշվարկել բոլոր դրական և բացասական կողմերը և միայն դրանից հետո ճիշտ որոշում կայացնել։
4. Փոփոխության մերժում. Հաճախ կազմակերպության աշխատակիցները ոգեւորված չեն փոփոխություններով, ինչը նշանակում է, որ նրանք դիմադրում են ողջ ուժով։ Ավելին, դիմադրությունը կարող է լինել անգիտակից կամ արտահայտված:

Օպտիմալացման մակարդակներ

Լոգիստիկայի կամ այլ ոլորտներում բիզնես գործընթացների օպտիմիզացումը բաժանված է մի քանի մակարդակների, որոնցից յուրաքանչյուրն յուրովի ազդում է արդյունքի վրա: Օրինակ, վարչական և կառավարման գործընթացները պատասխանատու են կառավարման թիմի ճիշտ որոշումների և գործողությունների համար: Դրանց շնորհիվ տեղեկատվություն է հավաքվում հիմնական բիզնես գործընթացում ներգրավված կազմակերպության աշխատանքային ընթացքի մասին։

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման արդյունավետությունը կարող է տարբեր լինել, բայց ամեն դեպքում դա կհանգեցնի ֆինանսական ծախսերի կրճատման։ Որ մակարդակն է ընտրում ընկերությունը, կախված է բազմաթիվ գործոններից: Օրինակ, եթե ղեկավարությունը ցանկանում է խնայել գումար, ապա ընտրությունը կընկնի մի մակարդակի վրա, իսկ երբ նպատակը ռազմավարական արդյունքի հասնելն է, ընտրությունը կընկնի մեկ այլ մակարդակի վրա։

Հաշվի առեք բիզնեսի ավտոմատացման և օպտիմալացման բոլոր մակարդակներըգործընթացներ:

1. Առաջին մակարդակ. Այս փուլը կապված է ֆինանսական ծախսերի հետ։ Ձեռնարկության յուրաքանչյուր բաժին ծախսեր է ստեղծում իր կարիքների համար։ Բայց այս մակարդակը կարելի է անվանել ամենաարագը, եթե նպատակը ծախսերի կրճատումն է: Դա պայմանավորված է նրանով, որ մակարդակը չի ազդում ընկերության այլ ստորաբաժանումների շահերի վրա, ինչը նշանակում է, որ լրացուցիչ հաստատումների կարիք չկա: Մակարդակի թերությունը համարվում է փոքր խնայողություն: Որպես կանոն, այն չի գերազանցում 20%-ը։ Կարևոր է հասկանալ, որ ոչ բոլոր ծախսերն են վերագրվում մեկ գերատեսչությանը, որոշներն առաջանում են առաջադրանքի կատարման ընթացքում: Օրինակ, մի բաժինը պատվիրում է կազմակերպության վերլուծության մասին տեղեկատվությունը մյուսին, այս իրավիճակում կապալառուն կկրի բոլոր ծախսերը:
2. Երկրորդ մակարդակ. Երկրորդ մակարդակի բիզնես գործընթացների օպտիմալացման օրինակները երաշխավորում են, որ ծախսերը կրճատվում են հաճախորդների և կապալառուների միջև համատեղ գործընթացով: Մակարդակը ենթադրում է երկու կողմերի ակտիվություն, միակողմանի աշխատանքն ուղղակի անընդունելի է։ Ծախսերի կրճատումը տեղի է ունենում միայն այն ժամանակ, երբ օպտիմալացման բոլոր մասնակիցները քննարկել և համաձայնության են եկել այն մասին, թե ինչպես են ընթանալու գործընթացները և համագործակցությունը: Երկրորդ մակարդակը ապահովում է ավելի քան 20% խնայողություն, այն կարող է օգտագործվել ձեռնարկության տարբեր գործառույթների օպտիմալացման համար: Հիմնական պայմանն այն է, որ բոլոր գործառույթները պետք է ունենան նույն արդյունքը և ուղղված լինեն արդյունքի հասնելուն։
3. Երրորդ մակարդակ. Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման այս մոտեցումը ապահովում է մինչև 30% խնայողություն: Ճիշտ է, կան որոշակի դժվարություններ՝ ծախսերի հետ աշխատելու համար պետք է հասկանալ բիզնեսի ողջ համակարգըկազմակերպչական գործընթացները: Դա պայմանավորված է նրանով, որ այս մակարդակի օպտիմալացումը նախատեսում է մեծ թվով գործողություններ։

Օպտիմալացման մեթոդներ

Բիզնես գործընթացները յուրաքանչյուր կազմակերպությունում ընթանում են յուրովի, սակայն դա չի խանգարում փորձագետներին ընդգծել օպտիմալացման հիմնական մեթոդները: Դիտարկենք դրանք ավելի մանրամասն՝

1. SWOT վերլուծություն: Մեթոդի էությունը բիզնես գործընթացի ուժեղ և թույլ կողմերի ուսումնասիրությունն է: այսպես է կոչվում ռազմավարական պլանավորման մեթոդը, որն օգտագործվում է ձեռնարկության կամ բիզնես նախագծի վրա ազդող երևույթների և գործոնների գնահատման համար։ Կան մեթոդին հատուկ մի քանի պարամետր՝ ուժեղ կողմեր, հնարավորություններ, թույլ կողմեր, սպառնալիքներ։ Այս մեթոդի կիրառմամբ բիզնես գործընթացների օպտիմալացման նպատակներն են՝ գտնել և շտկել խոցելի տեղերը, ինչպես նաև նվազեցնել ռիսկերն ու հնարավոր սպառնալիքները:
2. Պատճառներ - հետևանքներ. Մեթոդը բնութագրվում է Իշիկավայի դիագրամով կամ պատճառահետևանքային դիագրամով։ Այն արտադրական գործընթացների գնահատման, վերահսկման, չափման և որակի բարձրացման յոթ ամենահայտնի գործիքներից մեկն է։ Մեթոդը թույլ է տալիս գտնել պարամետրերի փոխհարաբերությունը, որն օգնում է կատարել անհրաժեշտ բիզնես գործընթացի ճշգրիտ ուսումնասիրություններ: Դիագրամը շատ ավելի հեշտ է դարձնում արտադրական գործընթացի վրա ազդող հիմնական գործոնների բացահայտումը:
3. Բենչմարկինգ. Առավելությունները գնահատելու և մրցակիցների և գործընկերների առավելությունները վերլուծելու մեթոդ՝ առավել արդյունավետ գործոնները բացահայտելու համար: Բենչմարկինգը ինչ-որ ընդհանրություն ունի արդյունաբերական լրտեսության հետ, բայց ոչ ամբողջությամբ: Մեթոդի իրականացման համար բավական է մակերեսային դիտարկումը, այլ ոչ թե ներածությունըմրցակիցներ.
4. Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացում և վերլուծություն՝ հիմնված ցուցանիշների վրա. Կիրառվում է բիզնես գործընթացի նպատակներ սահմանելու սկզբունքը, որին հասնելուց հետո կամ ավելացվում է նպատակը, կամ, եթե հնարավոր չէր մոտենալ դրան, վերլուծվում են դրա իրականացման մեթոդները։ Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման տեխնոլոգիան այնպիսին է, որ առաջին հերթին վերլուծվում է կատարողականը։
5. Մտքերի փոթորիկ. Մեթոդը առաջադրանքների ակտիվ քննարկում է՝ տարբեր տարբերակների բարձրաձայնում։ Բոլոր առաջարկներից արդյունքում ընտրվում է ամենահաջող առաջարկը։
6. 6 Սիգմա. Արտադրության սխալների քանակի կրճատմամբ ձեռք է բերվում արտադրողականության ցուցանիշների աճ։
7. Գործընթացների մասնատվածության փոփոխություն և հաշվարկ. Մեթոդը կայանում է նրանում, որ բիզնես գործընթացի բաղադրիչները մեծանում կամ կրճատվում են:
8. Բիզնեսի տրամաբանության վերլուծություն. Նպատակն է վերացնել անարդյունավետ ընթացակարգերը, կապել զուգահեռ գործողությունները, կիսել պատասխանատվությունը գործընթացների համար և կիսել որոշումներ կայացնելու լիազորությունները, տեղեկատվություն ստանալ աղբյուրից և մշակել այն ընկերության իրական գործունեության մեջ:
9. Ֆունկցիոնալ ծախսերի վերլուծություն: Մեթոդը նպատակաուղղված է օբյեկտի ամենաբարձր ֆունկցիոնալությանը հասնելու նվազագույն ծախսերի հաշվին և՛ գնորդի, և՛ վաճառողի համար:
10. Բիզնես գործընթացների մոդելավորում. Լոգիստիկ բիզնես գործընթացների օպտիմալացումը թույլ է տալիս ներկայացնել մարդկանց գործողությունները և տեխնոլոգիաների օգտագործումը համակարգչային մոդելի միջոցով: Մոդելավորման ընթացքում պետք է դիտարկել չորս փուլ՝ մոդելի կառուցում, մոդելի գործարկում, ստացվածի վերլուծություն։կատարողականի ցուցանիշներ, այլ հնարավոր սցենարների գնահատում։ Մեթոդն արդյունավետ է միայն այն դեպքում, եթե մոդելը կառուցելու համար օգտագործվում են իրական և ճշգրիտ արժեքներ:
11. Գործընթացի բարդության և տևողության վերլուծություն և հաշվարկ. Մեթոդը թույլ է տալիս հաշվարկել աշխատողների պահանջվող թիվը և ծանրաբեռնվածությունը, որին նրանք ենթարկվում են:
12. Պատասխանատվության բաշխման մատրիցայի վերլուծություն. Սա ֆունկցիոնալ տեսողական աղյուսակ է, որը բաշխում է կազմակերպությունը հղումներով, միավորներով և այլն: այսինքն՝ մեթոդը թույլ է տալիս առաջադրանքներ վերագրել կառուցվածքային ստորաբաժանումներին։

Օպտիմալացման քայլեր

Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման աշխատանքները բաժանված են հինգ փուլերի. Եկեք ավելին խոսենք դրանցից յուրաքանչյուրի մասին:

1. Կազմակերպության գործընթացների նկարագրությունը. Բիզնես գործընթացների վերլուծությունն ու օպտիմալացումը անքակտելիորեն կապված են: Առանց յուրաքանչյուր ստորաբաժանման և աշխատակցի գործառույթները սահմանելու անհնար է արդյունավետ օպտիմալացում սկսել։ Թվում է, թե այս քայլը կարծես թե ընդունված է, բայց իրականում ընկերությունների մեծ մասը մոռանում է դրա մասին, և դա մեծ սխալ է։ Ավելի լավ է սկսել ուսուցման գործընթացները արժեքային շղթայով։ Կան ընկերություններ, որոնք ռեսուրսներ կամ ապրանքներ են տրամադրում ձեր կազմակերպությանը կամ կատարում են լրացուցիչ գործառույթներ, որոնք անհրաժեշտ են ձեր հաճախորդին: Հասկանալ, թե որ փուլում և ինչպես է ձևավորվում վերջնական արտադրանքի ավելացված արժեքը: Նման ռազմավարության կիրառումը թույլ է տալիս արագ հաշվարկել ընկերություն ելքի և մուտքի կետերը: Այսպիսով, դուք կկարողանաք ուսումնասիրել ձեռնարկության ամբողջ աշխատանքային հոսքը, անձնակազմին բացատրել, թե ով ինչ է անում,առանձնացնել աշխատանքային գործընթացները, որոնք առաջնահերթ օպտիմալացման կարիք ունեն, որոշել ծառայության կամ արտադրանքի որակի բարելավման ուղիները: Հետազոտության ընթացքում կհասկանաք, որ առանցքային գործընթացներից բացի կան նաև օժանդակողներ։ Որպես կանոն, դրանք ֆինանսավորման կարիք չունեն, քանի որ դրանք կազմում են ձեռնարկության ենթակառուցվածքը և օգնում են հիմնական գործընթացների շարունակական գործունեությանը։ Կան նաև զարգացման գործընթացներ, որոնք պատասխանատու են ապագա շահույթի համար:
2. Պատասխանատու անձանց նշանակում. Բիզնես գործընթացների օպտիմալացման համակարգը կառուցված է այնպես, որ այն չի կարող գործել առանց վերահսկողության: Հետեւաբար, նշանակվում է դրա իրականացման համար պատասխանատու անձ։ Ընդ որում, մեկ հոգի պետք է իրականացնի ընդհանուր կառավարում, իսկ մյուսները պետք է վերահսկեն յուրաքանչյուր փուլ։ Կառավարիչը պետք է ոչ միայն պարտադիր լինի, այլեւ կարողանա համակարգել ենթակաների աշխատանքը։ Նման առաջնորդներին կարելի է համեմատել հավերժական մարտկոցի հետ, քանի որ նրանք պետք է անընդհատ աշխատեն և օպտիմալացնեն արտադրությունը։ Այդ իսկ պատճառով աշխատանքային պարտականությունները պետք է հստակորեն նշվեն, դրա համար բավական է պարտականություններ սահմանել ձեռնարկության ներքին կանոնակարգում։
3. Օպտիմալացման իրականացում. Այսպիսով, մենք հասնում ենք ձեռնարկության բիզնես գործընթացների օպտիմալացմանը: Նրա համար միայն երրորդ փուլն է վերապահված, քանի որ նախ պետք է նախապատրաստվել։ Մի կարծեք, որ յուրաքանչյուր կազմակերպություն կատարյալ կարգի մեջ է: Ցանկացած ձեռնարկությունում դուք կարող եք գտնել տասնյակ խնդիրներ: Իսկ բացահայտումից հետո պետք է գործել պլանին համապատասխան։ Նախ պետք է գնահատել ընկերության բոլոր գործընթացները, ինչպես նաև վերացնել աշխատանքային պարտականությունների կրկնությունը։ հաջորդ քայլըկլինի բիզնես գործընթացներից յուրաքանչյուրի համար ժամանակի հաշվարկը, համեմատական վերլուծությունը միջին ցուցանիշներով, ճշգրտում իրական ցուցանիշներին։ Հաջորդը, դուք պետք է կազմակերպեք արտադրական ռեսուրսների գործառնական վերլուծություն: Դուք պետք է հետևեք արժեքների և տեղեկատվության շարժին ընկերությունում և վերացրեք այն տարածքները, որտեղ երկուսն էլ կորուստներ կան: Վերջին քայլը կլինի յուրաքանչյուր գործընթացում ռեսուրսների օգտագործման արդյունավետության վերլուծությունը:
4. Ձեռնարկության հիմնական գործընթացների ավտոմատացում. Զարմանալի չէ, որ այս քայլը գրված է չորրորդ պարբերությունում, քանի որ նախքան դրան անցնելը, դուք պետք է հստակ հասկանաք, թե ինչպես է տեղի ունենալու օպտիմալացումը: Եթե ձեռնարկությունում լիակատար խառնաշփոթ է, ապա անկախ նրանից, թե ինչպես եք օպտիմիզացնում գործընթացը, դրանից զրոյական իմաստ կլինի: Միակ բանին, որին կարելի է հասնել, ֆինանսական մեծ ծախսերն են և ժամանակի կորուստը։
5. Արդյունքների գնահատում. Բիզնես գործընթացների կառավարման օպտիմալացումը հաղթահարված է, ինչպես նաև վերակազմակերպումը: Ժամանակն է հաշվի առնել: Եթե գործողությունը կատարվի ճիշտ, արդյունքը կլինի աշխատողների կրկնվող պաշտոնների և պարտականությունների վերացումը, աշխատողների կողմից աշխատանքի կատարման վերահսկումը, սխալների քանակի կրճատումը և արտադրության վրա մարդկային գործոնի ազդեցության նվազեցումը, համակարգի ներդրումը: արդյունավետության գործոններ, որոնք դրդում են աշխատակիցներին, կազմակերպության գործընթացների վերաբերյալ ձևավորված գիտելիքների բազա, արտադրության մեջ խախտումների կրճատում կադրերի պակասի կամ ռեսուրսների բացակայության պատճառով, ֆինանսական միջոցների որոնում, որոնք ներգրավված չեն շրջանառության մեջ և դրանց լուծարումը, նվազագույնի հասցնելով ավելորդ ապրանքների գնումը:

Ընդհանուր սխալներ

Դեպիօպտիմալացումն արդյունք է տվել, մենք պետք է աշխատենք չանել այն սխալները, որոնք թույլ են տալիս մյուս ձեռնարկատերերը։ Ահա դրանցից մի քանիսը։

Առաջին սխալը խնդրի սխալ ձևակերպումն է: Եթե ղեկավարը չգիտի, թե կոնկրետ ինչ է պետք անել ձեռնարկության աշխատանքը բարելավելու համար, ապա դա նրան չի հաջողվի։ Նախնական քայլը հասկանալն է, թե ինչ արդյունք եք ակնկալում օպտիմալացումից: Օրինակ, անիմաստ է կազմել հաշվապահական հաշվառման բաժնի բնութագրերը, եթե կազմակերպությունն ուղղակի եկամուտ չունի: Շահույթի բացակայությունը վաճառքի բաժնի գործն է, ոչ թե հաշվապահի: Այսինքն՝ այս իրավիճակում անհրաժեշտ է փոխել կոնկրետ այս գերատեսչության աշխատանքը, իսկ բոնուսը կլինի այլ ծառայությունների աշխատանքի փոփոխություն։ Մի խոսքով, արժե սկսել օպտիմալացումը ձեռնարկության գործընթացների նկարագրությամբ, այս մասին մենք արդեն խոսել ենք վերևում:

Երկրորդ սխալը ջանքերի և առաջադրանքների անհամաչափությունն է: Հաճախ դուք կարող եք տեսնել գործընթացների նկարագրությունը, որոնք բացարձակապես կապված չեն ձեռնարկության հիմնական նպատակի հետ: Չափազանց, բայց էությունը հստակ արտացոլող օրինակ է պետի ու քարտուղարի շփումը՝ պատգամավորին կանչելու համար։ Հասկանալի է, որ գործընթացը ոչ մի նշանակություն չունի և ոչ մի արժեք չունի։ Ստացվում է, որ կազմակերպությունը գումար է վատնում այս գործընթացի վրա։

Երրորդ սխալը նկարագրության միջոցների սխալ ընտրությունն է։ Գործընթացները բնութագրելու համար օգտագործվում են տարբեր միջոցներ, այդ թվում՝ տարբեր հզորությունների ծրագրեր։ Նման ծրագրերի արժեքը բավականին բարձր է, այն սկսվում է $100-ից և չունի վերին սահմանաչափ։ Հասկանալի է, որ ծրագրի հզորությունը պետք է համապատասխանի ընկերության չափին։ Պարզվում է՝ անօգուտ էփոքր ընկերություն՝ լայնածավալ ծրագիր ձեռք բերելու համար: Գործիքը պետք է ընտրվի ձեռնարկության առաջադրանքների և նպատակների համաձայն, որոնք ղեկավարությունը փորձում է լուծել օպտիմալացման միջոցով։ Բայց չպետք է կարծել, որ ծրագրային ապահովումը հիմնական գործիքն է։ Սա պարզապես օժանդակ գործիք է։ Օպտիմալացման վրա ամենից շատ ազդում է դրա ճիշտ կազմակերպումը:

Լրացուցիչ գրականություն

Ինտերնետում տեղեկություններից բացի, ընկերությունների ղեկավարները պետք է նաև գրքեր կարդան, որոնք կօգնեն այս բարդ գործընթացում: Ահա մի քանի գրքեր.

1. «Բիզնես գործընթացներ. Մոդելավորում, իրականացում, կառավարում» Վլադիմիր Ռեպինի կողմից: Եթե որոշել եք փոխել բիզնես գործընթացները և փորձել նոր մոտեցում, ապա այս գիրքը ձեզ համար է։ Սա չի նշանակում, որ այն հեշտ է կարդալ, բայց, այնուամենայնիվ, դրա մեջ թաքնված են շատ կարևոր տեղեկություններ։ Յուրաքանչյուր գլուխ պետք է հասկանա և աշխատի: Հրատարակությունը ներառում է բազմաթիվ գծագրեր, աղյուսակներ և դիագրամներ, որոնք օգնում են բացահայտել գործընթացը: Հատկանշական է նաև, որ այլ բաց աղբյուրներում այս մասին խոսք չկա։
2. «Համակարգված մոտեցում շարունակական բարելավմանը. Գոլդրաթի սահմանափակումների տեսությունը՝ Ուիլյամ Դետմերի կողմից: Հեղինակի բոլոր գրքերը տաք տորթերի պես ջնջվում են դարակներից։ Եվ ամեն ինչ, քանի որ դա օգնում է լուծել բազմաթիվ խնդիրներ, ինչպիսիք են հակասությունը ծառայությունների ժամանակի և որակի, ֆինանսական ծախսերի և գնի միջև: Նախկինում հեղինակից հնարավոր չէր ամբողջական տեղեկատվություն գտնել, սակայն այժմ լույս է տեսել մի գիրք, որը բացահայտում է բոլոր գաղտնիքները։
3. «Բիզնես գործընթացների կառավարում. Գործնական ուղեցույցնախագծերի հաջող իրականացման մասին» Յոհան Նելիսի, Ջոն Ջեսթոնի հեղինակները: Գրքում խոսվում է բիզնես գործընթացների կառավարման հիմնական սկզբունքների, դրանց առավելությունների և դրական հատկանիշների մասին։ Հրապարակումը հարուստ է նաև կառավարելու օրինակներով: Գիրքը հարմար է որպես տեղեկանք գործընթացների կառավարման նախագծեր իրականացնող ձեռնարկությունների համար: Դա պայմանավորված է նրանով, որ նկարագրված նյութը պատմում է գործնականում կիրառվող գործիքների մասին, ինչպես նաև օգնում է արդյունավետորեն իրականացնել բիզնես նախագծեր։
4. «Գոլ. Էլիահու Գոլդրատի կողմից շարունակական բարելավման գործընթաց: Հրապարակումը բացատրում է, որ անձը, ով ինչ-որ խնդիր է տեսնում բիզնես նախագծում, պարտավոր է պատճառահետևանքային հարաբերություններ կառուցել արդյունքների և գործընթացների միջև: Անհատը պետք է հասկանա կազմակերպչական աշխատանքի արդյունավետության հասնելու հիմնական սկզբունքները:
5. Նիհար ծրագրակազմ. գաղափարից մինչև շահույթ Թոմ և Մերի Փոփենդիքների կողմից: Ղեկավարությունը օգնություն կտրամադրի այն իրավիճակներում, երբ անհրաժեշտ է ձևավորել ամենաարդյունավետ գործընթացները: Այս գիրքը պետք է կարդան թոփ մենեջերները, ինչպես նաև ընկերության ղեկավարները, մշակողները: Այսինքն՝ տեղեկատվությունը օգտակար կլինի հենց ծրագրային ապահովման մեջ ներգրավվածների համար։

Եզրակացություն

Ինչպես տեսնում եք, ճիշտ օպտիմալացնելու համար պետք է շատ բան իմանալ և շատ բան հասկանալ։ Վերակազմավորումը չի օգնի, եթե ղեկավարը չի հասկանում, թե ինչի հետ է աշխատում։ Հաճախ նման շեֆերը շատ են լինում, ինչն էլ շատ ընկերությունների փլուզման պատճառ է դառնում։

Նույնիսկ եթե հիմնադիրն ինքը չի հասկանում խնդիրը, նրա խնդիրն է գտնել իրավասու աշխատակիցներ, ովքեր.կաշխատի ոչ թե սեփական շահերից ելնելով, այլ այն պատճառով, որ նրանք նվիրված են իրենց գործին: Նման անձնուրաց աշխատողները շատ քիչ են մնացել, ինչը նշանակում է, որ եթե ձեր բախտը բերել է և գտել եք նրանց, ապա աշխատեք բաց չթողնել։ Աշխատակազմի իրավասությունն է, որ որոշում է, թե որքանով կզարգանա կազմակերպությունը: Նույնիսկ ամենատաղանդավոր ղեկավարը չի կարողանա միայնակ դուրս բերել ընկերությունը, և, հետևաբար, չպետք է անտեսել անձնակազմի պրոֆեսիոնալիզմը: Ի վերջո, դա ձեր փողի և ժամանակի մասին է: