Կանխիկ փաստաթղթեր՝ գրանցում, ստուգում, պահպանում: Առաջնային կանխիկ փաստաթղթերի տրամադրման կարգը

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Կանխիկ փաստաթղթերը թղթեր են, որոնք կազմվում են իրավաբանական անձի կամ անհատ ձեռնարկատիրոջ դրամական միջոցների շարժի հետ կապված: Դրանց ձևերը հաստատում է Պետական վիճակագրական կոմիտեն։ Եկեք մանրամասն քննարկենք, թե ինչ կանխիկ փաստաթղթեր կարող են օգտագործել ձեռնարկությունները:

Պատվերներ

Դրանք գործում են որպես կանխիկի առաջնային փաստաթղթեր: Պատվերները կարող են լինել մուտքային կամ ելքային: Առաջինը կիրառվում է կանխիկ գումար ստանալու դեպքում: Անդորրագիրը տրվում է մեկ օրինակով հաշվապահի կողմից և ստորագրվում Չ. հաշվապահ կամ դա անելու լիազորված պաշտոնատար անձ։ Պատասխանատու պաշտոնյաների բացակայության դեպքում իրավաբանական անձի ղեկավարը կամ անհատ ձեռներեցը կարող է հաստատել առաջնային կանխիկ փաստաթղթերը: Վարկային հանձնարարականի անդորրագիրը պետք է ստորագրված լինի լիազորված անձանց (հաշվապահ և գանձապահ) կողմից՝ վավերացված կնիքով (կնիքով): Բացի այդ, այն գրանցված է համապատասխան ամսագրում։ Անդորրագիրը տրվում է գումարը դեպոնացված սուբյեկտին։ Անդորրագիրը ինքնին մնում է դրամարկղում:Կանխիկ դրամ տրամադրելիս լրացվում է ծախսային թուղթ։ Պետք է ասել, որ դրամական միջոցների փաստաթղթերը կազմվում են, եթե ձեռնարկությունն օգտագործում է ինչպես տեղեկատվության մշակման ավանդական մեթոդներ, այնպես էլ ԲՏ գործիքներ։ Ելից պատվերը, ինչպես մուտքայինը, տրվում է 1 օրինակով։ Այն պետք է նաև վավերացվի լիազորված անձանց կողմից և գրանցվի համապատասխան ամսագրում:

Լրացում

Ինչպե՞ս տրամադրել վերը նշված կանխիկի փաստաթղթերը: Լրացումն իրականացվում է հետևյալ կերպ.

1. «Հիմք» տողը վերաբերում է բիզնես գործարքին:
2. «Ներառյալ» սյունակում մուտքագրվում է ԱԱՀ-ի գումարը։ Գրված է թվերով. Եթե ծառայությունները, ապրանքները կամ աշխատանքը չեն հարկվում, ապա տողում նշվում է «առանց ԱԱՀ»:
3. «Հավելված» տողում պետք է նշվեն ուղեկցող և այլ փաստաթղթեր՝ նշելով դրանց կազմման տարեթվերը և համարները։
4. «Վարկ, ստորաբաժանման ծածկագիր» սյունակում նշվում է կառուցվածքային ստորաբաժանման համապատասխան նշումը, որից ստացվում են միջոցները։

Գրանցվել

Կանխիկի փաստաթղթերը պետք է գրանցվեն հատուկ ամսագրում: Այն գրանցում է ինչպես մուտքային / ելքային պատվերներ, այնպես էլ դրանք փոխարինող փաստաթղթեր: Վերջիններս, օրինակ, ներառում են աշխատավարձերի գրանցամատյաններ, դրամական միջոցների թողարկման դիմումներ, հաշիվ-ապրանքագրեր և այլն։ Միևնույն ժամանակ, հարկ է նշել, որ այն ծախսերի հանձնարարականները, որոնք տրված են աշխատավարձի և դրան համարժեք այլ գումարների գծով, պետք է գրանցվեն վճարումների թողարկումից հետո։

Կանխիկ գիրք

Այն օգտագործվում է կանխիկ դրամի թողարկման և ստացման համար: Գիրքը համարակալված է, ժանյակավոր և վավերացված կնիքով, որը տեղադրված է վերջին էջում։ Այստեղ նույնպես արված է արձանագրություն՝ նշելով թերթերի քանակը։ Վերջին էջը պետք է ստորագրված լինի։ հաշվապահ և բիզնեսի մենեջեր. Գրքի յուրաքանչյուր թերթիկ բաժանված է 2 հավասար մասերի։ Մեկը (հորիզոնական քանոնով) պետք է լրացվի որպես առաջին օրինակ, մյուսը՝ որպես երկրորդ օրինակ։ Վերջինս թողարկվում է հետևի և առջևի կողմերից՝ օգտագործելով ածխածնային թուղթ։ Երկու ատյաններն էլ համարակալված են նույն թվով։ Առաջինները մնում են գրքում, իսկ երկրորդները՝ անջատելի։ Վերջիններս հանդես են գալիս որպես հաշվետու դրամարկղային փաստաթղթեր: Մինչև ընթացիկ օրվա բոլոր գործողությունների ավարտը, դրանք չեն հանվում: Գրառումները սկսվում են առաջին օրինակի առջևի մասում՝ «Մնացորդը օրվա սկզբում» սյունակից հետո: Լրացնելուց առաջ թերթիկը պետք է ծալել արցունքաբեր գծի երկայնքով։ Կտրված հատվածը դրվում է գրքում մնացածի տակ։ «Փոխանցումից» հետո տեղեկատվություն մուտքագրելու համար երկրորդ օրինակի առջևի մասում տեղադրված է պոկվող կողմը: Մուտքերը շարունակվում են անբաժանելի մասի հակառակ կողմի հորիզոնական գծի երկայնքով։

Լրացուցիչ փաստաթղթեր

Կանխիկ գործարքները կարելի է գրանցել տարբեր թղթերով։ Դրանցից մեկը, օրինակ, նախնական հաշվետվությունն է։ Այն օգտագործվում է հաշվառելու միջոցները, որոնք տրամադրվում են հաշվետու անձանց վարչական և բիզնես ծախսերի համար: Ինչպե՞ս են պատրաստվում նման փաստաթղթերը: Այս տեսակի դրամական գործարքները հաշվառվում են անմիջապես հաշվետու կազմակերպության կողմից, ևՆաև հաշվապահ։ Նախնական հաշվետվությունները կազմվում են թղթի կամ համակարգչային կրիչների վրա: Կանխիկ փաստաթղթերի գրանցումն իրականացվում է խստորեն համաձայն կանոնների: Յուրաքանչյուր ձևը լրացվում է մեկ օրինակով: Դրա հակառակ կողմում հաշվետու անձը նշում է կատարված ծախսերը հաստատող փաստաթղթերի ցանկը: Դրանք, օրինակ, ներառում են ճամփորդական վկայական, բեռնագիր, չեկեր, անդորրագրեր և այլն: Այստեղ առարկան ցույց է տալիս ծախսերի չափը: Հաշվետվությանը կցված թղթերը պետք է համարակալված լինեն այն հերթականությամբ, որով դրանք նշված են: Կանխիկ փաստաթղթերի ստուգումն իրականացվում է հաշվապահական հաշվառման բաժնի աշխատակիցների կողմից: Աշխատակիցները, մասնավորապես, անցկացնում են միջոցների նպատակային ծախսման, տրամադրված հաստատող փաստաթղթերի ամբողջականության, դրանց լրացման և գումարների հաշվարկի ճշգրտության աուդիտ: Հետևի կողմում նշվում են հաշվապահական հաշվառման համար ընդունված ծախսերը, որոնց դեբետում դրանք գրանցվում են:

Կարևոր նրբերանգներ

Մանրամասները, որոնք վերաբերում են արտարժույթին (էջ 1ա դիմացի և 6-րդ և 8-րդ սյունակներում՝ հետևի մասում) պետք է լրացվեն միայն այն դեպքում, եթե հաշվետու անձը միջոցներ է ստանում ոչ ռուբլով: Ստուգումից հետո նախնական հաշվետվությունը պետք է հաստատվի ձեռնարկության ղեկավարի կամ նրա կողմից լիազորված անձի կողմից: Դրանից հետո միայն դա հաշվի է առնվում։ Եթե կանխավճարը ամբողջությամբ չի օգտագործվել, հաշվետու անձը մնացորդը վերադարձնում է գանձապահին: Միաժամանակ լրացվում է անդորրագրի պատվերը։ Միջոցները դուրս են գրվում հաստատված հաշվետվության տեղեկատվության համաձայն։

վարձավճարներ

Կանխիկ փաստաթղթերի վճարումն իրականացվում է ձեռնարկության աշխատակիցներին աշխատավարձերը հաշվարկելիս և վճարելիս։ Հաշվապահական հաշվառման բաժինը կազմում է համապատասխան քաղվածք 1 օրինակից: Աշխատավարձի հաշվեգրումը կատարվում է ըստ նախնական փաստաթղթերում առկա տեղեկատվության՝ փաստացի աշխատած ժամանակի, արդյունքի և այլնի հաշվառման համար: «Հաշվարկված» տողերում նշվում են գումարները՝ ըստ աշխատավարձի վճարումների տեսակների: Այստեղ ամրագրված են նաև աշխատողին տրամադրված այլ եկամուտներ (նյութական և սոցիալական նպաստներ), որոնք մարվում են ձեռնարկության շահույթի հաշվին և ենթակա են հարկման բազայի մեջ ներառման։ Միաժամանակ հաշվարկվում են աշխատավարձից պահումներ և սահմանվում է աշխատողին հանձնվելիք գումարը։ Քաղվածքի առաջին էջում փակցված է աշխատողներին վճարվելիք ընդհանուր գումարը։ Ձեռնարկության ղեկավարը պետք է ստորագրի աշխատավարձի տրամադրման թույլտվությունը: Դրա բացակայության դեպքում սույն փաստաթուղթը տրվում է լիազորված աշխատողի կողմից: Քաղվածքի վերջում մուտքագրվում են դեպոնացված և թողարկված աշխատավարձերի չափերը։ Աշխատակիցներին դրամական միջոցների վճարման համար սահմանված ժամկետից հետո 23-րդ սյունակում գումար չստացած աշխատողների անունները նշվում են «Ավանդադրված»: Տրված գումարի համար կազմվում է ծախսերի կարգադրություն։ Դրա համարը և ավարտման ամսաթիվը պետք է նշվեն վերջին թերթիկի վրա՝ աշխատավարձի ցուցակում:

Օգնություն-զեկույց

Այս փաստաթուղթը պարունակում է KKM հաշվիչների ցուցանիշները և եկամուտը մեկ հերթափոխի համար (աշխատանքային օր): Օգնության հաշվետվությունը լրացվում է օրական 1 օրինակով։ Գանձապահ-օպերատորը պետք է ստորագրի այն և հանձնի գլխավոր պաշտոնատար անձին(Ընկերության ղեկավար): Միաժամանակ լրացվում է անդորրագրի պատվերը։ Փոքր ընկերություններում գումարը փոխանցվում է անմիջապես կոլեկցիոներներին: Կանխիկ գումար փոխանցելիս լրացվում են բանկի համապատասխան դրամարկղային փաստաթղթերը: Մեկ հերթափոխի (աշխատանքային օրվա) եկամուտը սահմանվում է օրվա սկզբի և վերջի ամփոփիչ հաշվիչների ցուցանիշներին համապատասխան: Միաժամանակ հանվում են չօգտագործված չեկերով հաճախորդներին վերադարձված գումարները: Սահմանված եկամուտը հաստատում են գերատեսչությունների ղեկավարները։ Հաշվետվության մեջ դրամական միջոցների տեղադրման մեջ ստորագրում է ավագ գանձապահը, ինչպես նաև ձեռնարկության ղեկավարը. Հղման հաշվետվությունը հիմք է հանդիսանում համախմբված «ԿԿՄ հաշվիչների ցուցումների և ընկերության հասույթի մասին տեղեկություններ» կազմելու համար։

Գրախոսների ամսագիր

Այս փաստաթուղթը պահանջվում է ձեռնարկության յուրաքանչյուր KKM-ի համար ծախսերի և կանխիկի ստացման համար: Ամսագիրը նաև հանդես է գալիս որպես հաշվիչի ընթերցումների վերահսկման և գրանցման հաշվետվություն: Սույն փաստաթուղթը ժանյակավոր, համարակալված և կնքված է Չ. հաշվապահ, ընկերության ղեկավար, ինչպես նաև հարկային տեսուչ։ Ամսագիրը վավերացված է նաև ձեռնարկության կնիքով: Բոլոր գրառումները կատարվում են վաճառողի կողմից ամեն օր: Կանխիկ փաստաթղթերի տրամադրման կարգը թույլ չի տալիս ամսագրում ջնջումներ և բլոտներ: Կատարված բոլոր ուղղումները պետք է համաձայնեցվեն և վավերացվեն լիազորված անձանց ստորագրություններով: Եթե ընթերցումները համընկնում են, դրանք գրանցվում են աշխատանքի սկզբում ընթացիկ հերթափոխի համար: Այս տվյալները պետք է վավերացված լինեն հերթապահ ադմինիստրատորի և գանձապահի ստորագրություններով։ 15-րդ տողում նշվում են այն գումարները, որոնք մուտքագրված ենհաճախորդների կողմից վերադարձված չեկեր. Այս մասին տեղեկատվությունը վերցված է համապատասխան ակտից։ Նույն սյունակում նշվում է հերթափոխի ընթացքում տպված զրոյական չեկերի քանակը: Աշխատանքային օրվա վերջում օպերատորը կազմում է հերթափոխի վերջնական հաշվետվություն և դրանով փոխանցում ստացված եկամուտը։ Սա ստեղծում է մուտքային պատվեր: Հաշվիչների ցուցումները կատարելուց հետո ստուգվում է ստացականների փաստացի քանակը, համապատասխան գրառումը կատարվում մատյանում: Այն հաստատվում է պետի (հերթապահի), ավագ գանձապահի և գանձապահի ստորագրություններով։ Հսկիչ ժապավենի վրա նշված գումարների և հասույթի չափի միջև անհամապատասխանության դեպքում բացահայտվում է տարբերության պատճառը: Հայտնաբերված ավելցուկները կամ պակասությունները գրանցվում են ամսագրի համապատասխան տողերում։

Տվյալներ KKM հաշվիչի ընթերցումների և եկամուտների վերաբերյալ

Դրանք օգտագործվում են ընթացիկ հերթափոխի համար ամփոփ հաշվետվություն ստեղծելու համար: Այս տվյալները գործում են որպես ամեն օր կազմվող պատմողի հայտարարության հավելված։ Ցուցումների և եկամուտների մասին տվյալները կազմվում են մեկ օրինակով: Ծախսերի և անդորրագրերի, գանձապահների վկայական-հաշվետվությունների հետ միասին մինչև հաջորդ հերթափոխը փոխանցվում են ձեռնարկության հաշվապահական հաշվառման բաժին։ Դրամարկղային փաստաթղթերի նմուշը՝ հաշվիչի ցուցմունքներին համապատասխան, յուրաքանչյուր ՀԴՄ-ի համար աշխատանքային օրվա սկզբում և վերջում ներառում է եկամուտների հաշվարկ: Միաժամանակ, ի թիվս այլ բաների, նշվում է դրա բաշխումն ըստ գերատեսչությունների։ Վերջինս պետք է հաստատվի ղեկավարների ստորագրություններով։ Լրացված աղյուսակի վերջում արդյունքները ցուցադրվում են ըստ բոլոր ՀԴՄ-ների հաշվիչների ցուցումների, և. Ընկերության եկամուտներն ամփոփվում են նաև ըստ գերատեսչությունների միջոցների բաշխմամբ։ Համաձայն ակտերի, նշվում է այն գումարի ընդհանուր գումարը, որը տրվել է հաճախորդներին նրանց վերադարձված չեկերով։ Այս գումարը նվազեցնում է ընկերության ընդհանուր եկամուտը: Տեղեկությունը պետք է ստորագրված լինի ավագ գանձապահի և ձեռնարկության ղեկավարի կողմից։

Լրացման առաջարկություններ

Կանխիկի փաստաթղթերը կազմելիս պետք է պահպանել օրենսդրական և այլ կարգավորող ակտերով սահմանված կարգը: Բացի այդ, կան մի քանի բավականին պարզ կանոններ, որոնց պահպանումը թույլ կտա խուսափել անճշտություններից փաստաթղթերը լրացնելիս՝

1. Գումարը բառերով միշտ պետք է գրված լինի մեծատառով: Այս դեպքում թույլատրվում է գրոշները թվերով գրել։ Օրինակ՝ տասնութ հազար ռուբլի 10 կոպեկ։
2. Թղթային աշխատանքները կարելի է կատարել ձեռքով կամ տեխնիկական միջոցներով (օրինակ՝ համակարգիչ):
3. Նորմատիվ ակտերը թույլ են տալիս ճշգրտել կանխիկ փաստաթղթերում առկա տեղեկատվությունը: Այնուամենայնիվ, պետք է կատարվեն մի շարք պահանջներ. Սխալ մուտքը պետք է զգուշորեն հատել մեկ տողով: Դրա կողքին կամ (հնարավորության դեպքում) վերևում նշված է ճիշտ տեղեկատվությունը: Այստեղ դուք պետք է նաև հետգրություն կազմեք՝ «Հավատա ուղղված է», «Հատված է անվավեր» կամ «Ճիշտ է»։ Այս գրառման կողքին պետք է ստորագրել գլխ. հաշվապահ և կազմակերպության ղեկավար (կամ անհատ ձեռնարկատեր).
4. Եթե կան բծեր, ջնջումներ, «հարվածով» քսուք և այլ նմանատիպ ուղղման մեթոդներ, փաստաթուղթը համարվում է անվավեր։

Լրացուցիչ կանոններ

Կանխիկ փաստաթղթերի պահպանումը, գործող օրենսդրության համաձայն, իրականացվում է 5 տարի ժամկետով։ Այս ժամկետի հաշվարկը սկսվում է գրասենյակային աշխատանքների ավարտին հաջորդող տարվա հունվարի 1-ից: Այս կանոնը համարվում է ընդհանուր: Աշխատավարձի հաշվետվությունների համար հատուկ ընթացակարգ է սահմանվել։ Եթե աշխատակիցները չունեն անձնական հաշիվներ, ապա այդ փաստաթղթերը պահվում են ձեռնարկությունում 75 տարի: Այս ժամկետի ավարտից հետո ամբողջ փաստաթղթերը կարող են փոխանցվել արխիվ կամ ոչնչացվել, եթե դրա վերաբերյալ չկան դատական գործեր, տարաձայնություններ կամ վեճեր: Թղթերի հետ աշխատելիս պետք է հետևել հետևյալ կանոններին՝

1. Փաստաթղթերի կեռերի ձևավորումը պետք է կատարվի յուրաքանչյուր օրվա համար ոչ ուշ, քան հաջորդ աշխատանքային օրը կամ առաջին հանգստյան օրը:
2. Թղթերը արխիվ տեղափոխելուց առաջ պետք է կատարվի դրանց գույքագրումը։
3. Գործերի ձևավորման հսկողությունն իրականացվում է կամ գանձապահի կամ ձեռնարկության անմիջական ղեկավարի կողմից։
4. Կեռի ստեղծման գործընթացում թղթերը հավաքվում են հաշվի համարների աճման կարգով (նախ դեբետով, ապա կրեդիտով):

Կանխիկի փաստաթղթերի անվտանգության պատասխանատվությունը կրում է ձեռնարկության ղեկավարը: Վերոնշյալ կանոնները չկատարելու դեպքում խախտողի նկատմամբ կարող է կիրառվել վարչական տույժ՝ դրամական տույժի տեսքով։ Տուգանքի չափը սահմանվում է օրենքով։

Եզրակացություն

ՊահումԿանխիկի փաստաթղթերը համարվում են բավականին պատասխանատու աշխատանք: Փաստաթղթերի լրացմանը պետք է մոտենալ ամենայն պատասխանատվությամբ: Կանխիկ փաստաթղթերը օգտագործվում են տարբեր տվյալների ամփոփման, հաշվետվությունների, հաշվապահական հաշվառման ժամանակ: Այս առումով, գործարքների ֆիքսման սկզբնական փուլերում թույլ տված սխալները կարող են հանգեցնել վերջնական փաստաթղթերի լուրջ աղավաղումների: Կանխիկ փաստաթղթերի մշակման համար պատասխանատու պաշտոնում նշանակված աշխատողը պետք է ունենա համապատասխան գիտելիքներ և փորձ: Պետք է հիշել, որ բոլոր փաստաթղթերը, որոնք լրացնում է օպերատորը, վերանայվում են բարձրաստիճան պաշտոնյաների կողմից և հաստատվում են ընկերության ղեկավարի կողմից: Հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել փաստաթղթերի գրանցմանը: Ամսագրերում և գրքերում գրառումները պետք է կատարվեն ժամանակին` կանոններին համապատասխան: Քանի որ կանխիկ փաստաթղթերը օգտագործվում են հաշվետվությունների պատրաստման ժամանակ, դրանցում բոլոր ուղղումները կատարվում են խստորեն որոշակի կարգով: Եթե սահմանված կանոնները չկատարվեն, փաստաթղթերը կորցնում են իրենց վավերականությունը, և դրանցում առկա տեղեկատվությունը ընկերության կողմից չի կարող օգտագործվել հետագա կառավարման աշխատանքներում։