Կազմակերպության փաստաթղթաշրջանառության կանոնակարգ. Կազմակերպությունում աշխատանքային հոսքի օրինակ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Փաստաթուղթը տեղեկատվություն է, որը ներկայացված է իր բովանդակությանը և նպատակին համապատասխան ձևով: Փաստաթուղթը ստեղծվում է նպատակի համար, ինչ-որ մեկի կողմից ինչ-որ մեկի համար: Բայց ոչ միշտ է, որ փաստաթղթի աղբյուրը և/կամ դրա հասցեատերը կլինի անձը: Ժամանակակից մակարդակ. երբ հնարավոր է և անհրաժեշտ է արդյունավետ և գործնականորեն ներառել մեքենաներն ու մեխանիզմները կառավարման օղակում:

Փաստաթղթի շարժման գործընթացը, առանձնահատկությունները և արագությունը կախված են դրա ձևից, բովանդակությունից և «շարժման միջավայրի» գործառույթից: Հաջողությունը, տնտեսական ցուցանիշները և սոցիալական արդյունավետությունը կախված են նրանից, թե որքանով է կազմակերպված փաստաթղթերի հոսքը կազմակերպությունում, և սա է ընկերության որակը և կյանքը:

Փաստաթղթերի և աշխատանքային հոսքի մասին

Կազմակերպության օրինակով կառավարումը, աշխատանքի ընթացքի ձևը և կարգը օրենքով չի կարգավորվում: Կան ԳՕՍՏ-ներ, ենթաօրենսդրական ակտեր և պարտադիր առաջարկություններ: Որպես հաշվապահական փաստաթղթերի մաս՝ վարկ ստանալու համար փաստաթղթեր կամբժշկական հաշվետվությունները օրենքի նորմ են։

Փաստաթուղթը միշտ չէ, որ խիստ գրավոր ձև է: Դա կարող է լինել:

• ձև, որտեղ որոշակի դաշտեր լրացվում են որոշակի ձևով, ունենալով ճշգրիտ իմաստային և շարահյուսական բովանդակություն;
• էջ, որը կազմված է ըստ որոշակի ձևի կոնկրետ դիմումի համար (նամակ, պատվեր, տեխնիկական առաջադրանք, անձնակազմ, …);
• ազատ ձև (աշխատողի բացատրական գրություն, երախտագիտություն աշխատանքային ձեռքբերումների համար, դիմումի վերաբերյալ որոշում, …):

Փաստաթղթերի բոլոր երեք տարբերակները կարող են ներկայացվել թղթային կամ էլեկտրոնային եղանակով, և տեխնիկական և իրավական գործիքների առկայության պատճառով դրանք բացարձակապես համարժեք են, թեև դեռ կան դեպքեր, երբ հնարավոր է միայն թղթային ձևը:

Չնայած փաստաթղթի ձևի և բովանդակության և աշխատանքային գործընթացի օրենսդրական կարգավորման բացակայությանը, գոյություն ունի փաստաթղթերի ստեղծման, տեղափոխման, պահպանման կամ ոչնչացման կոշտ, ընդհանուր ընդունված և չքննարկված պրակտիկա, որը յուրաքանչյուր կազմակերպություն ազատ է հարմարեցնելու: բացարձակապես ամեն կերպ ինքն իրեն:

Կազմակերպությունում փաստաթղթերի հոսքի կատարյալ օրինակ

Իդեալականին հասնել սկզբունքորեն անհնար է.

• կյանքի և գործունեության ցանկացած ոլորտում,
• ցանկացած ժամանակ,
• տարածության ցանկացած վայրում,

քանի որ յուրաքանչյուր նոր մոտեցում հնարավորություն է տալիս տեսնել նոր հորիզոններ: Դրանց հետեւելու ցանկություն ու անհրաժեշտություն կա։ Փաստաթղթերը բացառություն չեն: Ընդհակառակը, դա տեղեկատվական շարժման գործընթացի դինամիկ ամրագրման ցուցադրական և աշխույժ օրինակ է։

Կարևոր չէ, թե ինչպես է տեղեկատվությունը գրանցվում՝ թղթի վրա, թե էլեկտրոնային ձևով: Ներկայումս երկու ձևերն էլ ունեն նույն իրավական արժեքը, թեև թղթային տարբերակը որոշ դեպքերում առավելություններ ունի։

նրանց շարժման ցիկլը հայտնվելու (ստեղծման) պահից մինչև ավանդի կամ ոչնչացման պահը:

Ոչ բոլոր կազմակերպություններն են հասկանում, որ շատ փաստաթղթեր կարող են իրականացվել անմիջապես մեքենաների և մեխանիզմների միջոցով՝ առանց մարդու միջամտության, ճիշտ այնպես, ինչպես ոչ բոլոր աղբյուրները (հեղինակները) պետք է լինեն միայն մարդիկ:

Աշխատանքային հոսքերի ավտոմատացման սովորական ըմբռնումը դեպքերի ճնշող մեծամասնությունում պարզ «ազդանշանային գաղափարի» մակարդակում է, երբ ծրագրին վստահված է զեկուցել միայն իրադարձությունների առաջացման մասին:

Փաստաթղթերի ներքին և արտաքին շրջանառություն

Երկու շրջաններն էլ կարևոր են հաջողակ կազմակերպության համար: Արտաքին շրջանառությունն ունի ստատիկ արժեք, մինչդեռ ներքին շրջանառությունը՝ դինամիկ:

Որքան լավ է ընկերության ղեկավարությունը հասկանում այս հանգամանքը, այնքան ավելի խոստումնալից է ընտրում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը։ Նրանք, ովքեր ցանկանում են կազմակերպությունում բիզնես թղթերի շարժման իդեալական օրինակ ծառայել, գրում են իրենց տեղեկատվական համակարգը։

Փաստաթղթերը կարող են լինել առաջնային ևերկրորդական. Վերջիններս միշտ կազմակերպության ներսում տեղաշարժի պատմություն ունեն։

Վերլուծելով փաստաթղթի և դրա օգտագործման մասին գիտելիքների կիրառումը` հնարավոր է գնահատել ընկերության գործառական բնութագրերը, սոցիալ-տնտեսական ցուցանիշները և ժամանակային պարամետրերը: Սա կարևոր է և՛ գործընկերների, և՛ սպառողների համար:

Թուղթ, բայց արդյունավետ կամ էլեկտրոնային, բայց գնված

Յուրահատկությունը բնորոշ է ոչ միայն մարդուն, այլ նաև կազմակերպությանը: Ավելին, յուրաքանչյուր մարդ գնահատում է իր անհատականությունը և ամեն կերպ ձգտում է այն ընդգծել հագուստով, վարքով, կրթությամբ և այլն։

Ընկերությունը, որը գնում է պատրաստի տեղեկատվական համակարգ, կազմակերպության աշխատանքային հոսքի կատարյալ օրինակ է, որը զրկում է նրան սեփական դեմքից և ստիպում աշխատակիցներին հագնվել «ուրիշի հագուստով»:

Ավելի լավ է վստահել սեփական աշխատակիցներին հին ձևով աշխատել թղթային կրիչների հետ, քան նրանց պարտադրել երրորդ կողմի, բայց ժամանակակից կարծիք փաստաթղթերի և դրանց օգտագործման վերաբերյալ: Յուրաքանչյուր աշխատակից կազմակերպության ֆունկցիոնալության կարևոր տարր է, այլ ոչ թե այլ մարդկանց գաղափարների և երրորդ կողմի աշխատանքային հոսքի կառուցվածքի արդյունավետության հետազոտող:

Առաջնահերթություններ, դինամիկա և ֆունկցիոնալություն

Աշխատանքային հոսքի արտաքին ուրվագիծը միշտ սահմանափակ է, ոչ հավակնոտ և ստատիկորեն կայուն: Մեծ հաշվով դրան պետք է ոչ ավելի կարեւորություն տալ, քան արժանի է։ Օրինակ՝ ի՞նչ իմաստ ունի «հոգիդ ներդնել» հարկային, կարգավորող մարմինների կամ գործընկերների հետ հարաբերություններում։ Դուք կարող եք ինչ-որ կերպ դիվերսիֆիկացնել տեղեկատվության փոխանակման գործընթացըգովազդային գործակալություններ, բայց նույնիսկ դա ի վերջո ստատիկ, առօրյա ձև է ստանում:

Մեր սեփական տեղեկատվության մշակման համակարգի առաջնահերթությունը, որի կարևոր մասը միշտ էլ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն է, կասկածից վեր է: Բայց միշտ և բոլորը ցավում են սեփական համակարգը ստեղծելու ժամանակի և գումարի համար:

Դասական «one es» կամ «galaxy» տարբերակների համադրություն, որոնք երբեք չեն անում առանց xel-ի և երրորդ կողմի տեղական տնտեսական կամ հաշվապահական ծրագրերի, զուգորդված սեփական կայքի հետ՝ հետադարձ կապ և փաստաթղթեր ունենալու համար (պատվերներ, բողոքներ, առաջարկներ, …) հաճախորդների և գործընկերների կողմից. գործերի սովորական վիճակ, աշխատակիցները մշտապես զբաղված են առօրյայով, և ծախսեր չկան:

Արտադրական գործընթացի դինամիկան կարող է ապահովվել միայն սեփական ֆունկցիոնալության արդյունավետ իրականացմամբ։ Միայն այս կարողության դեպքում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը կազմակերպությունում ընդօրինակման արժանի օրինակ է, իսկ սեփական բիզնես գաղափարի իրականացման համատեքստում՝ արտադրության, տնտեսական և սոցիալական ցուցանիշների հիանալի դինամիկա։

Կազմակերպության տեղեկատվական համակարգի կանոնակարգ

Ցանկացած կազմակերպություն տեղեկատվական համակարգ է, որը առաջանում և գոյություն ունի նմանատիպ միջավայրում: Փաստաթղթերը կազմակերպություն են մտնում դրսից, ներսից նույնպես պահանջվում է փաստաթղթեր ստեղծել, որոնցից մի քանիսը կանոնակարգված են և պարտադիր։

Կազմակերպության աշխատանքային հոսքի պարզ աղյուսակը այն օրինակն է, թե ինչ են սովորաբար անում բոլորը: Կանոնակարգերի վերաբերյալաշխատանքի կանոնները, առօրյան, աշխատողների պարտականությունները սովորական նորմ են, բայց շատ քիչ մարդիկ են ներգրավված «Կազմակերպության տեղեկատվական համակարգի կանոնակարգի» մշակման մեջ։

Օբյեկտիվ տեսանկյունից կազմակերպության ղեկավարները կարող են առաջնորդվել ամեն ինչով, գրել ցանկացած կանոնակարգ և աշխատանքի նկարագրություն։ Բայց այս կանոնների ընդունման արդյունավետությունն ու գործնականությունը կախված է միայն նրանից, թե ներքին կարգավորող զինանոցը որքանով է համապատասխանում իրականության պահանջներին։

Փաստաթղթերի և դրանց տեղաշարժի կանոնակարգ

Ձեռնարկության փաստաթղթերի կառավարման համակարգը ընկերության տեղեկատվական ոլորտի անբաժանելի մասն է, որի արդյունքում «Փաստաթղթերի կառավարման կանոնակարգ»-ը «Կազմակերպության տեղեկատվական համակարգի կանոնակարգ»-ի հավելվածն է, բայց շատ. կարևոր և միացնելով դրա բոլոր բաղկացուցիչ տարրերը մեկ տեղեկատվական օրգանիզմի մեջ։

Եթե ղեկավարությունը որոշել է ստեղծել կազմակերպության աշխատանքային հոսքի կատարյալ օրինակ, դա նշանակում է, որ նրանք իսկապես զբաղվում են հաջող բիզնեսի զարգացմամբ՝ նպատակ ունենալով ստանալ շահույթ և բարելավել աշխատակիցների բարեկեցությունը:

Ծրագրային ապահովման մշակման ներկա վիճակի առանձնահատկությունը, հատկապես բաշխված տեղեկատվության մշակման առաջնագծում (համացանցային ծրագրավորման օրինակներ), այն է, որ գրեթե անհնար է ստեղծել շարժական ինքնահարմարվող հավելված:

Կազմակերպությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման խնդիրը պարզ, բայց ցուցադրական օրինակ է: Այստեղ դինամիկան յուրահատուկ է.

• մուտքային և ելքային փաստաթղթեր;
• ալգորիթմներ ներքին և արտաքին բիզնես փաստաթղթերի մշակման համար:

Կոդ գրելը, որը կարող է տարբեր լինել տվյալների և ալգորիթմների փոփոխության հետ կապված, շատ դժվար է: Ժամանակի և ռեսուրսների արժեքը հասանելի չէ յուրաքանչյուր կազմակերպության համար:

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը դինամիկայի մեջ

Ձեռնարկությունում աշխատանքային հոսքի կազմակերպումը էլեկտրոնային տարբերակի առաջադրանքի օրինակով տեղին է, պարզ, ցուցիչ և գործնական: Բարդությունը գալիս է կոդի նախագծման գործընթացից, որը կարող է դինամիկ փոխվել: Զարգացման ժամանակը նույնպես խնդիր է։

օգտագործեք ընդհանուր մշակման տրամաբանությունը:

Այնուհետև աշխատանքային հոսքը կազմակերպությունում=օրինակ + ձեր սեփական բիզնես գաղափարի առանձնահատկությունները: Առաջին մոտարկումով արդյունքը գործնական չի լինի, բայց հենց առաջադրանքների առաջին կատարումը գործարկվի, դրանց լուծման ցիկլը կդառնա անշրջելի և պատշաճ ուշադրությամբ արդյունքը կհասնի։

Տեղեկատվական համակարգի ստեղծումը, որն ի վիճակի է մշակել դինամիկ փոփոխվող տեղեկատվությունը, առաջին հերթին հենց ստեղծման գործընթացի դինամիկան է:

Մինչև չստեղծվի մեխանիզմ՝ համապատասխան կերպով փոխելու մուտքային, ելքային ևներքին փաստաթղթերը, իսկ ծածկագիրը չի կարող ինքնուրույն փոփոխվել առանց ծրագրավորողի մասնակցության, հնարավոր չի լինի խոսել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ստեղծման մասին։

Սակայն, կազմակերպության տեղեկատվական գործընթացներին լիարժեք աջակցելու համար ձեր սեփական համակարգը հորինելն ու ներդնելը նույնն է, ինչ նրա հաջողությունը դարձնել փայլուն և կատարյալ: