Գրասենյակի ադմինիստրատորի աշխատանքի նկարագրությունը. պարտականություններ, գործառույթներ և իրավունքներ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Հասարակական վայրերի մեծ մասում առաջին մարդը, ում հանդիպում եք շեմն անցնելուն պես, ընդունարանի աշխատակիցն է: Այդ մասնագետներին աշխատանքի են ընդունում հյուրանոցները, գեղեցկության սրահները, ռեստորանները և, իհարկե, գրասենյակային հաստատությունները։ Նրանք բազմաթիվ պարտականություններ ունեն՝ սկսած հյուրերի և գործընկերների հետ շփվելուց մինչև փաստաթղթերի մշակումը:

Հատկություններ

Հարկ է նշել, որ ադմինիստրատորը շատ բազմակողմանի մասնագիտություն է, որը կարող է ներառել բազմակողմանի պարտականություններ։ Սկսնակների համար առավելությունն այն է, որ այն չի պահանջում որևէ խորը գիտելիքներ կոնկրետ ոլորտում:

Պոտենցիալ գործատուներն ավելի մեծ ուշադրություն են դարձնում անձնական որակներին։ Գրասենյակի ադմինիստրատորի պոտենցիալ թեկնածուն պետք է լինի չափավոր շփվող, կարողանա կապ հաստատել տարբեր մարդկանց հետ, ճիշտ արտահայտել սեփական մտքերը։ Առավելություն կլինի նաև ընտրված ոլորտում հետաքրքրություն ունենալը։գործունեությունը և սթրեսը հաղթահարելու ունակությունը: Վերջին որակը, անշուշտ, օգտակար կլինի ապագա ադմինիստրատորի համար: Նա ստիպված կլինի շփվել մեծ թվով այցելուների հետ, որոնց մեջ անշուշտ կհանդիպեն կոնֆլիկտներ։ Այնուամենայնիվ, նույնիսկ նման իրավիճակներում ադմինիստրատորը պետք է կարողանա քաղաքավարի մնալ:

Հարկ է նշել, որ կախված ընկերության հավաքագրման քաղաքականությունից՝ կարող են պահանջվել բարձրագույն կրթություն, գրասենյակային սարքավորումներով աշխատելու կարողություն և այլն։

Այս պաշտոնի աշխատանքային գրաֆիկը սովորաբար որոշվում է հաստատության բացման ժամերով, քանի որ ադմինիստրատորն է այն բացում առավոտյան և փակում այն երեկոյան: Այնուամենայնիվ, աշխատողների համար շուրջօրյա աշխատելիս կազմվում է հերթափոխի ժամանակացույց: Որպես կանոն, գրասենյակներն այս ռեժիմով չեն աշխատում։

Հարկ է նաև ուշադրություն դարձնել այն փաստին, որ ադմինիստրատորն ու գրասենյակի ղեկավարը տարբեր մասնագիտություններ են։ Գրասենյակի մենեջերն իրականում վերահսկում է մյուս աշխատակիցներին: Ադմինիստրատորը, ի տարբերություն նրա, չի կատարում այս գործառույթը։ Նա կատարում է միայն իր գործառույթները՝ անհրաժեշտության դեպքում շփվելով գրասենյակի այլ աշխատակիցների հետ։

Հիմնական պարտականություններ

Գրասենյակի ադմինիստրատորը, գտնվելով աշխատավայրում, պետք է կատարի զգալի թվով առաջադրանքներ, որոնք ղեկավարությունը հանձնարարում է իրեն: Համառոտ թվարկենք դրանք։

• Հեռախոսազանգերի ընդունում և հետագա բաշխում: Բանակցությունների ընթացքում ադմինիստրատորը պետք է գրանցի տեղեկատվությունը և փոխանցի այն աշխատակիցներին: Անհրաժեշտության դեպքում զանգը պետք էվերահղում դեպի այլ բաժին։
• Գրասենյակի ադմինիստրատորի պարտականությունները ներառում են կետ, որը պահանջում է աշխատողից նախնական խորհրդատվություն տրամադրել պոտենցիալ հաճախորդներին:
• Մուտքային և ելքային փաստաթղթերը մշակելու անհրաժեշտություն:
• Աշխատանքի հայտարարությունների տեղադրում մասնագիտացված պորտալներում և հավաքագրման գործակալություններում: Նաև գրասենյակի ադմինիստրատորի պարտականությունները ներառում են նախնական հարցազրույցներ պոտենցիալ թեկնածուների հետ:
• Գրենական պիտույքների և ծախսվող նյութերի գնում, որն անհրաժեշտ է գրասենյակային սարքավորումների անխափան աշխատանքը ապահովելու համար:

Բացի վերը թվարկված պարտականություններից, գրասենյակի ադմինիստրատորն իրականում մշտապես շփվում է մարդկանց հետ: Սրանք և՛ պոտենցիալ հաճախորդներ են, և՛ ընկերության ներկայիս աշխատակիցները: Հենց այս մասնագետն է պատասխանատու աշխատակիցների ժամանակացույցի համար։

Իրավունքներ

Իրավունքների թիվը, ի տարբերություն պարտականությունների, շատ ավելի քիչ է։ Այսպիսով, ի՞նչ է անում գրասենյակի ադմինիստրատորի հրահանգը:

• Գործել ընկերության անունից՝ ներկայացնելով նրա շահերը այլ ձեռնարկությունների հետ փոխգործակցության մեջ:
• Հանձնարարված լիազորությունների շրջանակներում այլ աշխատակիցների հետ շփվելու համար:
• Կատարել առաջարկներ քննարկման համար՝ կազմակերպության գործունեության բարելավման համար:

Գրասենյակային ադմինիստրատորի գործառույթներ

Գտնվելով աշխատավայրում՝ այս մասնագետը պետք էկատարել իրեն հանձնարարված զգալի թվով առաջադրանքներ՝

• Պատրաստում ենք գրասենյակը։
• Պահպանեք կարգը։
• Սպասարկում այցելուներին։
• Հեռախոսային ծառայություն.

Իրականում ֆունկցիաների թիվը կարող է ավելի շատ լինել։ Դա կախված է կոնկրետ հաստատությունում գրասենյակի ադմինիստրատորի աշխատանքային պարտականությունների ցանկից:

Պատրաստում ենք գրասենյակ

Հանձնարարված գործառույթների կատարումը, որպես կանոն, սկսվում է նոր աշխատանքային օրվա նախապատրաստվելուց։ Հասնելով իր աշխատավայր՝ ադմինիստրատորը ստուգում է գրասենյակային սարքավորումների աշխատանքը, սպառվող նյութերի և գրենական պիտույքների առկայությունը։ Այնուհետև մասնագետը պետք է ծանոթանա այցելուների ցանկին և պայմաններ ստեղծի նրանց հանդիպման համար։

Պահպանում կարգը

Ադմինիստրատորը չպետք է անմիջականորեն ներգրավված լինի մաքրման և գրասենյակում կարգուկանոն պահպանելու համար: Այնուամենայնիվ, նրա պարտականությունների թվում է տեխնիկական սպասարկման անձնակազմի աշխատանքը համակարգելու անհրաժեշտությունը: Նա պետք է պլանավորի մաքրումը, ինչպես նաև նշի դրա տևողությունը։

Հաճախորդների սպասարկում

Ադմինիստրատորի պարտականությունները ներառում են նաև այցելուների հետ այցելության ժամանակի վերաբերյալ բանակցություններ վարելը, դրանք ղեկավարի հետ համակարգելը: Այցելությունների ժամանակացույցը պետք է կազմվի այնպես, որ համընկնումներ չլինեն, և ոչ ոք ստիպված չլինի ժամանակ վատնել սպասելով։ Բացի այդ, ադմինիստրատորը պետք է հանդիպի այցելուներին: Հենց նա է ստեղծում առաջինըտպավորություն։

Հեռախոսային ծառայություն

Այս գործառույթը հանձնարարված է ադմինիստրատորին, որպեսզի ազատի կառավարչին բանակցություններից և չշեղի նրան աշխատանքային հոսքից: Աշխատակիցը կարող է ինքնուրույն լուծել որոշ հարցեր կամ մենեջերի ժամանակացույցին համապատասխան այցելուի համար պայմանավորվել: Այս գործառույթները կատարելիս աշխատողն, անշուշտ, պետք է պահպանի գաղտնիությունը՝ չբացահայտելով կողմնակի անձանց իրեն հասանելի տեղեկատվությունը։

Նմուշ

Գրասենյակի ադմինիստրատորի աշխատանքի նկարագրությունը կարող է ներառել տարբեր կետեր՝ կախված որոշակի կազմակերպության պահանջներից: Սակայն, որպես կանոն, դրանում կնշանակվեն ստանդարտ պայմաններ, որոնք ընդունվում են որպես մոդել։

• Ընդհանուր դրույթներ.
• Որակավորման պահանջներ. Որպես կանոն, պոտենցիալ ադմինիստրատորի համար միջին մասնագիտական կրթությունը բավարար է։ Փորձը միանշանակ առավելություն կլինի։
• Պարտականություններ. Աշխատանքի նկարագրությունը ամբողջական չէ առանց այս կետի:
• Իրավունքներ. Ադմինիստրատորն, օրինակ, իրավունք ունի առաջարկներ ներկայացնել ձեռնարկության գործունեությունը բարելավելու համար:
• Լրացուցիչ դրույթներ, որոնք կարող են ներառել այլ բաժիններում չներառված տարրեր:

Ընդունված է նոր աշխատակցին վերանայման համար տրամադրել աշխատանքի նկարագրություն, որի փաստը նա պետք է հաստատի իր ստորագրությամբ։

Աշխատավայր

Գրասենյակի ադմինիստրատորի աշխատանքի պաշտպանության վերաբերյալ հրահանգը որոշակի պահանջներ է ներկայացնում աշխատանքային պայմաններին: Օրինակ՝ աշխատավայրը պետք է տեղադրվի այնպես, որ աշխատողը հարմարավետ լինիիրականացնել իրենց սեփական պարտականությունները. Որպես կանոն, այն գտնվում է մենեջերի գրասենյակի կողքին և թույլ է տալիս վերահսկել մյուս աշխատակիցներին։

Դուք պետք է հասկանաք, որ պարտականությունները կատարելիս ադմինիստրատորը, ինչպես նաև մյուս աշխատակիցները, հաճախ ստիպված են լինում օգտագործել գրասենյակային սարքավորումներ: Այդ իսկ պատճառով այն պետք է տեղադրվի այնպես, որ հասանելի լինի կարճաժամկետ օգտագործման համար։

Ադմինիստրատորի աշխատանքի նկարագրության մեջ ոչ հստակ շարադրված կարևոր խնդիրներից մեկը անմիջական ղեկավարի և ենթակաների միջև կապող օղակ լինելն է: Ուստի աշխատողը պետք է փորձի բարենպաստ միջավայր ստեղծել և կապեր հաստատել այլ մասնագետների հետ։ Կարևոր է ոչ միայն ճիշտ փոխանցել ղեկավարի ցուցումները, այլև կարողանալ վերահսկել դրանց կատարման ճշգրտությունը։

Այս պատճառով ուրիշների հետ կապ հաստատելու կարողությունը կարևոր գործոն է դառնում այս պաշտոնում հաջողության հասնելու համար: Սա վերաբերում է ինչպես ղեկավարներին, այնպես էլ ենթականերին: Ինչ վերաբերում է անձնային հատկանիշներին, ապա կազմակերպվածությունը և սթրեսային դիմադրությունը բավականին կարևոր են համարվում, որոնք թույլ են տալիս կառավարել մյուս աշխատակիցներին և հանգստություն պահպանել նույնիսկ կոնֆլիկտային այցելուների հետ գործ ունենալիս: