Կազմակերպության գործերի անվանացանկ. նմուշների լրացում. Ինչպե՞ս կազմել կազմակերպության գործերի նոմենկլատուրա:

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն աշխատանքի ընթացքում բախվում է փաստաթղթային մեծ հոսքի։ Պայմանագրեր, կանոնադրական, հաշվապահական, ներքին փաստաթղթեր… Դրանցից մի քանիսը պետք է պահվեն ձեռնարկությունում իր գոյության ողջ ժամանակահատվածում, սակայն վկայականների մեծ մասը կարող է ոչնչացվել վավերականության ժամկետը լրանալուց հետո։ Հավաքված փաստաթղթերը արագ հասկանալու համար կազմվում է կազմակերպության գործերի նոմենկլատուրա։ Այս փաստաթղթի օրինակները և դրա կառուցման ալգորիթմը կքննարկվեն ստորև:

Նպատակ

Յուրաքանչյուր կազմակերպությունում ստեղծվում են հարյուրավոր փաստաթղթեր: Ամեն օր դրանք կուտակվում են, աշխատողներն աստիճանաբար փոխարինում են միմյանց։ Ինչ-որ պահի դժվարանում է երկու տարի առաջվա պատվեր գտնելը։ Նման իրավիճակներից խուսափելու համար ստեղծվում է դեպքերի նոմենկլատուրա։

Սահմանում

Գործը մեկին վերաբերող փաստաթուղթ էխնդիր, գործունեության ոլորտ. Գործերի անվանացանկը ցուցակ է, որը պարունակում է բացված գործերի ցանկ՝ նշելով դրանց պահպանման ժամկետները: Նրա օգնությամբ դուք կարող եք ճիշտ կազմակերպել աշխատանքային հոսքը: Առևտրային կազմակերպության գործերի նոմենկլատուրան, որի նմուշը կքննարկվի ստորև, կազմվում է հետևյալ նպատակով՝

• փաստաթղթերի խմբավորման համակարգում, որն ապահովում է դրանց արագ որոնումն ու անվտանգությունը;
• գրանցման համարի նշանակում՝ ըստ դեպքերի դասակարգման;
• մշտական, երկարաժամկետ և անձնական պահպանման փաստաթղթերի գույքագրում (ներառյալ ոչնչացման գործողությունները):

Արխիվացման և ոչնչացման համար փաստաթղթեր ընտրելիս օգտագործվում է գործերի անվանացանկը: Այս բազմաֆունկցիոնալ տեղեկանքն անհրաժեշտ է յուրաքանչյուր կազմակերպության՝ գրասենյակային աշխատանքը հեշտացնելու համար: Այս դեպքում կազմակերպության սեփականության ձեւը նշանակություն չունի։ Եթե կանոնակարգերում և որոշումներում կարելի է գտնել բժշկական կազմակերպության գործերի նմուշային նոմենկլատուրա, ապա մասնավոր կազմակերպության բացված գործերի վերլուծությունը պետք է կազմվի ինքնուրույն։

պարտադիր, թե պարտադրված?

Այս ցանկի կազմումը նախատեսված է «Արխիվների աշխատանքի կանոններով»։ Այն պարտադիր է այն կազմակերպությունների համար, որոնք ստեղծում են արխիվ՝ որպես առանձին ծառայություն։ Այս ցանկը, բացի պետական և քաղաքային հիմնարկներից, ներառում է նաև որոշ առևտրային կառույցներ, ինչպիսիք են նոտարական գրասենյակները:

Բոլոր այլ հաստատությունները պետք է ստեղծեն գործերի նոմենկլատուրա՝ փաստաթղթերի հետ աշխատանքը համակարգելու համար, քանի որ բոլոր ձևերի ձեռնարկություններըգույքը պարտավոր է ապահովել արխիվային տեղեկանքների անվտանգությունը։ Դա նախատեսված է թիվ 125 դաշնային օրենքով: Անելիքների մանրամասն ցանկը պետք է սկսվի կամ թարմացվի օրացուցային տարվա չորրորդ եռամսյակում:

Կառուցվածք

Գործերի անվանացանկը պետք է պարունակի բոլոր ներկայացված գործերը, բացառությամբ տպագիր հրապարակումների. աշխատողների հայտարարություններ, տեղեկանքներ աշխատանքից, ամսագրեր, հաշվապահական հաշվառման գրքեր, կառուցվածքային ստորաբաժանումների բոլոր փաստաթղթերը, կառուցվածքային ստորաբաժանումների նամակագրությունը և այլն: Սահմանափակ մուտքի փաստաթղթեր և այլն: պետք է պարունակի «Ուժ» վերնագիրը: Գրացուցակը պետք է պարունակի ժամանակավոր հանձնաժողովների, ստորաբաժանումների ֆայլերը։ Բայց, օրինակ, արհմիությունն անկախ կազմակերպություն է։ Նրա աշխատակիցներն ինքնուրույն են զբաղվում գրացուցակի ձևավորմամբ։ Արխիվը պետք է պարունակի նաև լուծարված ձեռնարկությունների վարույթում գտնվող գործերի անվանումները, որոնց իրավահաջորդը գործող կազմակերպությունն է։

Կազմակերպության գործերի անվանացանկի լրացման նմուշը կարող եք տեսնել ստորև։

Այսօր շատ ձեռնարկություններ պահպանում են փաստաթղթերը էլեկտրոնային ձևով: Որոշ հաշվետվություններ նույնիսկ թղթի վրա չեն տպագրվում: Յուրաքանչյուր բաժնի վերջում նշեք, թե ինչ գրառումներ են պահվում էլեկտրոնային եղանակով, նշեք ֆայլերի քանակը և ցանկացած անհրաժեշտ որոնման հիմնաբառեր: Որոշ հաստատություններ ստեղծում են գործերի առանձին էլեկտրոնային նոմենկլատուրա առևտրային կազմակերպության համար: Նմուշը և այն լրացնելու ալգորիթմը պետք է լիովին համապատասխանեն ընդունված ստանդարտներին:

Որտեղից սկսել?

Խոշոր հաստատություններում գրացուցակը կազմելու պատասխանատվությունը պատկանում է փաստաթղթերի ծառայությանը(քարտուղարություն, գրասենյակ), իսկ փոքրերում՝ քարտուղար, մեկ այլ նշանակված անձ։ Առևտրային կազմակերպություններում այս գործառույթը կատարում է անձնակազմի բաժինը, որտեղ ստեղծվում են փաստաթղթերի մեծ մասը: Քանի որ տեղեկատվությունը պետք է բխի բոլոր կառուցվածքային ստորաբաժանումներից, ավելի նպատակահարմար է սկսել կազմակերպությունում գործերի անվանացանկի վերաբերյալ հրամանի մշակումից: Նման պատվերի նմուշը ձեր ուշադրությանն ենք ներկայացնում ստորև։

ABC ՍՊԸ

20.11.2017 Մոսկվա

Փաստաթղթերի համակարգման, պահպանման և հաշվառման նպատակով

ՊԱՏՎԵՐ՝

• Հաստատել և շրջանառության մեջ դնել Ընկերության ֆայլերի անվանացանկը 01.01.2018թ.-ից։
• Կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներ՝ ապահովելու գործերի ձևավորումը հաստատված ձևով։
• Ուղարկեք քարտուղարին աշխատանքի համար տեղեկագրքի քաղվածքի կառուցվածքային բաժիններ:

Գլխավոր տնօրեն Իվանով Ն. Ա.

Գործունեության որոշ ոլորտների հաստատությունների համար նախարարության կողմից արդեն մշակվել են կազմակերպությունների գործերի անվանացանկի նմուշներ։ Այս նրբերանգը պետք է հստակեցվի մինչև գրացուցակի ձևավորումը: Մոդելային նոմենկլատուրաները պետք է լրացվեն կազմակերպության գործերի տվյալ մոդելային անվանացանկին խստորեն համապատասխան: Այլ հաստատություններ կարող են օգտագործել այս ուղեցույցները՝ անհատական փաստաթուղթ կազմելու համար:

Աջակցող փաստաթղթեր

Գրացուցակի ձևը մշակելիս առևտրային կազմակերպությունները պետք է կենտրոնանան հետևյալի վրա՝

• «Արխիվի կանոններ» (Դաշնային արխիվի 06.02.02-ի որոշում);
• «Գրասենյակային աշխատանքի կանոնները հաստատելու մասին» N 477 որոշման2009թ.
• Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ.
• Արխիվային փաստաթղթերի ցանկ։

Պետք է նաև ուսումնասիրել անձնակազմի աղյուսակը, կանոնադրությունը, տեղական ակտերը, բաժինների կանոնակարգերը, կանոնները, չափորոշիչները, հրահանգները, գործերի գույքագրումը: Դրանք պարունակում են համապատասխան փաստաթղթերի հղումներ: Սկզբում կազմվում են կազմակերպության գործերի անվանացանկի նմուշներն ըստ ստորաբաժանումների, որպեսզի այնուհետև կազմվի ընդհանուր տեղեկատու։ Երբեմն կիրառվում է ոչ թե կառուցվածքային, այլ ֆունկցիոնալ սկզբունք: Այսինքն՝ բաշխումն իրականացվում է ոչ թե բաժանմունքներով, այլ գործառույթներով։

Ինչպե՞ս ստեղծել կազմակերպության գործերի նոմենկլատուրա:

Գրացուցակների ձևը նշված է «Արխիվների աշխատանքի կանոնների» N 8 հավելվածում: Կազմակերպության բլանկի վրա կազմվում են տեղեկատուներ: Զեկույցի հիմնական մասը ներկայացված է աղյուսակի տեսքով և բաղկացած է 5 սյունակից՝

• դեպքի ինդեքս;
• վերնագիր (հատորներ, մասեր);
• թիվ (հատորներ, մասեր);
• պահպանման ժամկետ, հոդվածի համարը ցանկում;
• նշում.

Ինդեքս

Ինդեքսը ձեռնարկության կառուցվածքային միավորի թվային նշանակումն է: Օրինակ՝ 04-06, որտեղ 04-ը կադրերի բաժնի հերթական համարն է, 06-ը՝ գործի սերիան։ Ցուցանիշը կարող է բաղկացած լինել երեք զույգ թվերից, օրինակ՝ 04-03-08, որտեղ 04-ը ֆինանսատնտեսական բաժնի ծածկագիրն է, 03-ը՝ հաշվապահական հաշվառման բաժինը, 08-ը՝ գործի համարը։ Ցուցանիշը կարող է լինել թվային, այբբենական կամ խառը։

Վերագրեր

Վերնագրերը բաշխվում են ըստ փաստաթղթերի կարևորության: Նախ՝ կազմակերպչականվարչական փաստաթղթեր (սկսած բարձրագույն ստորաբաժանումներից և անցնելով կառուցվածքային ստորաբաժանումներ): Այնուհետև թվարկվում են հենց կազմակերպության կողմից մշակված կանոններն ու կանոնակարգերը: Այնուհետև հաշվի են առնվում պլանները և հաշվետվությունները (տարեկան, եռամսյակային, ամսական): Վարչական փաստաթղթերի նախագծերը տեղադրվում են հիմնական փաստաթղթերից հետո: Նույն տեսակի գործերը (օրինակ՝ աշխատողների անձնական քարտերը) լրացվում են այբբենական կարգով։

Վերնագիրը պետք է ամփոփի փաստաթղթի բովանդակությունը: Չի թույլատրվում օգտագործել ընդհանուր ձևակերպումներ, ինչպիսիք են «տարբեր», «նամակագրություն», «ներգնա/ելքային փաստաթղթեր»: Գործի վերնագիրը պարունակում է հետևյալ տարրերը՝

• փաստաթղթի անվանումը կամ հարուցվող գործի տեսակը, եթե փաստաթուղթը մեծ ծավալի մաս է,
• փաստաթղթի հեղինակ (կազմակերպության կամ բաժնի անվանումը);
• հասցեատեր (ումից են ստացվում փաստաթղթերը կամ ում կուղարկվեն փաստաթղթերը);
• ամփոփում/էություն (օրինակ՝ «Հավաստագրման հարցեր»);
• տարածքի անվանումը;
• ամսաթիվ/ժամանակաշրջան;
• նշել, եթե ֆայլը պարունակում է այլ փաստաթղթերի պատճեններ, ոչ թե դրանց բնօրինակները:

Յուրաքանչյուր գործի ծավալը չպետք է գերազանցի 250 թերթը։ Եթե ենթադրվում է, որ գործը ծավալուն է լինելու, ապա այն բաժանվում է մասերի ու ծավալների։ Օրացուցային տարվա վերջի երրորդ սյունակում նշվում է փաստացի բացված գործերի թիվը։

Չորրորդ սյունակում նշվում են փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները՝ համաձայն Կանոնների: Դրանք պետք է պահպանվեն ինչպես պետական, այնպես էլ առևտրային կազմակերպությունների կողմից: Եթե փաստաթուղթը չկա Կանոններում, ապա դրա ժամկետըՊահպանումը պետք է որոշվի Ցուցակի հիման վրա: Պահպանման ժամկետի հետհաշվարկը սկսվում է դրա հաստատումից հետո հաջորդ տարվա հունվարի 1-ից։ Եթե վկայականը տրվել է 2016 թվականին, ապա հետհաշվարկը պետք է սկսվի 2017-01-01-ից։

Ցանկի թարմացում

Ամեն տարի, երբ ֆայլերը տեղափոխվում են արխիվ, ներկայացվում է մանրամասն ցուցակ: Ահա թե ինչ տեսք ունի անվտանգության կազմակերպությունների մասնաճյուղի գործերի նորացված նմուշի անվանացանկը.

Տարվա ընթացքում բոլոր փաստաթղթերը խմբավորվում են ըստ հաստատված ձևի։ Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է ավելացնել նախկինում չօգտագործված հաշվետվություն, ստեղծվում է նոր վերնագիր: Եվ գործընթացը կրկնվում է վերը նկարագրված ալգորիթմի համաձայն։