Փոքր բիզնեսի ավտոմատացում՝ ձևեր, ծրագրեր, գործիքներ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Փոքր բիզնեսի ավտոմատացման գործիքներն ավելի արդյունավետ են դարձնում ձեր աշխատանքային հոսքը: Հատուկ մեքենաների և ալգորիթմների միջոցով տեղեկատվության մշակումը լավ միջոց է յուրաքանչյուր նոր աշխատանքային օրը օպտիմալացնելու համար: Փոքր բիզնեսի ավտոմատացման ծրագրերի վերանայումները հստակ ցույց են տալիս, որ դրանց կիրառումը հնարավորություն է տալիս պարզեցնել շատ աշխատողների աշխատանքը: Ընկերություններում, որոնք որդեգրում են առաջադեմ աշխատանքային մոտեցումներ, ձեռնարկի ձևաթղթերը գրեթե ամբողջությամբ վերացվել են, ինչը հանգեցնում է աշխատանքի որակի բարելավմանը:

Ինձ սա պե՞տք է:

Փոքր բիզնեսի ավտոմատացման էությունը անհրաժեշտ գործողությունների քանակի կրճատումն է: Ցանկացած ընկերություն աշխատանքի ընթացքում առաջացնում է հսկայական քանակությամբ տեղեկատվություն, որը պետք է մշակվի, պահպանվի և վերլուծվի: Օգտագործելով փոքր բիզնեսի ավտոմատացման մեթոդներն ու գործիքները, դուք կարող եք նվազեցնել աշխատանքային գործընթացում սխալների հավանականությունը, ինչպես նաև աշխատանքն ավելի արդյունավետ դարձնել յուրաքանչյուր անհատի համատեքստում:

Առաջին բանը, որի վրա ազդում է նոր մեթոդոլոգիաների ներդրումը, պաշտոնական փաստաթղթերի մշակման երկարությունն ու բարդությունն է: Նման աշխատանքի ընթացքում բազմաթիվ սխալներ առաջացնող մարդկային գործոնը նվազագույնի է հասցվում։Փոքր բիզնեսի ավտոմատացումը թույլ է տալիս ընկերությունը դարձնել ավելի եկամտաբեր, ժամանակակից, հաջողակ: Ժամանակակից շատ փորձագետներ համակարծիք են, որ ընկերության աշխատանքի որակը բարելավելու համար նման միջոցառումներն անփոխարինելի են և պետք է իրականացվեն առանց ձախողման: Փոքր բիզնեսի ավտոմատացում՝ ելնելով ինչպես ընկերության սեփականատիրոջ, այնպես էլ այն աշխատակիցների շահերից, որոնց առաջադրանքները կպարզեցվեն։

Հարցի խնդիրները

Ներկայումս կան որոշակի դժվարություններ՝ կապված քննարկվող հարցի հետ։ Մասնավորապես, աշխատանքային հոսքը ենթադրում է հաշվի առնել բացառապես ծավալային տվյալների հոսքի առանձնահատկությունները: Նույնիսկ համեմատաբար փոքր ընկերությունն իր աշխատանքի ընթացքում գեներացնում է շատ տեղեկատվություն, և փոքր բիզնեսի ավտոմատացման կենտրոնը պետք է վերամշակի այս ամբողջ տեղեկատվությունը առանց բացառություններ անելու: Հակառակ դեպքում, ծրագրային լուծումների կիրառման հիմնական գաղափարը կորել է։

Շուկան հեղեղված է բազմաթիվ նախագծերով, որոնք թույլ են տալիս, երբ իրականացվում են ընկերությունում, օպտիմալացնել աշխատանքային հոսքը: Օրինակ, Նովոսիբիրսկում փոքր բիզնեսի ավտոմատացումը ներկայացված է մի քանի մրցակից ձեռնարկություններով, որոնք առաջարկում են հաշվապահական ապրանքներ: Իհարկե լավ է։ Որովհետև յուրաքանչյուր մրցակից շահագրգռված է ավելի լավ ապրանք ստեղծելու մեջ, քան մյուսները, բայց նույնիսկ շուկայի նման հագեցվածությունը չի տալիս բոլոր հարցերի համընդհանուր պատասխանը: Հիմնականում փոքր բիզնեսի ավտոմատացման ծրագրերը բավականին բարձր մասնագիտացված են, և ընկերության ներսում բոլոր գործընթացների ամբողջական նախագծման համար պետք է միանգամից մի քանի արտադրանք օգտագործվեն: Եվ անհարմար է ևանարդյունավետ։

Շատ հարցեր և ոչ պակաս բազմաթիվ պատասխաններ

Փոքր ձեռնարկության բիզնես գործընթացների ավտոմատացումը ներառում է բազմաթիվ խնդիրների լուծում։ Նրանց արդիականությունը տատանվում է՝ կախված կազմակերպության աշխատանքի ոլորտից, շուկայական ամենաժամանակակից գործընթացների առանձնահատկություններից: Մասնավորապես, ներկայումս առաջին պլան են մղվում փաստաթղթերի կառավարման խնդիրները։ Անհրաժեշտ է կարգաբերել ինչպես հաճախորդների, այնպես էլ գործընկերների հետ հարաբերությունների փաստաթղթավորման համակարգը: Առաջին հայացքից թվում է, թե սա բավականին պարզ խնդիր է, բայց իրականում այն կապված է երկու հիմնական դժվարության հետ. փաստաթղթերը միշտ չէ, որ համատեղելի են, և դրանց բովանդակությունը պետք է պաշտպանված լինի հետաքրքրասեր հայացքներից։

Ժամանակակից տարբեր ձեռնարկություններ շահագրգիռ հաճախորդներին առաջարկում են այս խնդրի տարբեր լուծումներ: Ինչպես երևում է աշխատակիցների արձագանքներից, Նովոսիբիրսկում փոքր բիզնեսի ավտոմատացման կենտրոնները (դրանց ծառայություններն այս պահին բավականին պահանջված են), օրինակ, լավ հնարավորություններ են խթանում, բայց չի կարելի ասել, որ դրանք շուկայում ամենաառաջադեմ առաջարկներն են։. Ընդհանուր առմամբ, ենթադրվում է, որ ամենաառաջադեմ ծրագրերը ներկայացնում են մայրաքաղաքի տարածաշրջանի ծրագրավորողները, բայց նույնիսկ այստեղ ամեն ինչ այնքան էլ ակնհայտ չէ։

ERP համակարգեր. ինչու է դա անհրաժեշտ:

Ժամանակակից կազմակերպությունների մեծ մասում, որոնք իրենց խնդիրն են դնում փոքր բիզնեսում ներդնել հաշվապահական հաշվառման ավտոմատացման ձևեր, նման միջոցառումները պայմանավորված են կազմակերպության ներսում կորուստներ առաջացնող բացասական գործոններով: Սրանք կյանքի հանգամանքներ են, ներառյալ տվյալների թարմացման անհրաժեշտությունը, ինչը հաճախ դժվար է, եթեօգտագործեք հնացած բիզնես գործիքներ։

Արդյունավետ ավտոմատացումը նաև օգնում է լուծել ներքին հանցագործությունների և կորուստների, տեղեկատվության անհամապատասխանության խնդիրը։ Օգտագործելով ծրագրային համակարգեր՝ հնարավոր է պարզեցնել ժամանակակից իրողություններում կազմակերպության ճիշտ գործունեության համար անհրաժեշտ հաշվետվությունների ձևավորումը։

Ոչ պակաս հաճախ, փոքր բիզնեսի ավտոմատացման համակարգերը (արդյունաբերական ապրանքների առևտուր և մասնագիտացման այլ ոլորտներ) իրականացվում են արտաքին գործոնների ազդեցության ներքո: Շուկան ակտիվորեն զարգանում է, ինչը հանգեցնում է գործարքների ծավալների ավելացման, աշխատանքային գործընթացների քանակի, դրանց իրականացման անհրաժեշտության արագության։ Շուկայում մրցակցությունը ստիպում է ձեզ կրճատել ծախսերը: Նման բարդ իրավիճակում սխալվելը դառնում է շքեղություն։ Փոքր բիզնեսի ավտոմատացման ծրագրերը կարող են օգնել կանխել դրանք, եթե ձեր անձնակազմին սովորեցնեք դրանք օգտագործել:

Զարգացումը ջանք է պահանջում

Ոչ վաղ անցյալում մեր երկրի շուկայի մասնակիցները կարող էին հույս դնել դեպի հաջողության հասնելու բավականին հեշտ առաջընթաց: Բայց ներկայումս մրցակցությունը բոլոր ոլորտներում այնքան զգալի է, որ չափազանց դժվար է առաջընթաց քայլեր անելը։ Քանի որ մրցակցությունը մեծանում է, շատ կազմակերպությունների շահութաբերությունը զգալիորեն նվազում է: Շատերը զուգահեռներ են անցկացնում իննսունականների վերջի հետ, երբ ճգնաժամային դարաշրջանը ստիպեց ծրագրերի զանգվածային օգտագործումը պարզեցնել և բարելավել աշխատանքային հոսքը: Միաժամանակ դրվեցին բազմաթիվ փոքր բիզնեսի ավտոմատացման կենտրոնների հիմքերը։ Նովոսիբիրսկ, Մոսկվա, Սանկտ Պետերբուրգ -քաղաքներ, որտեղ մինչ օրս նրանք ներկայացնում են ընկերությունների իրենց արտադրանքը, որոնց ղեկավարներն այդ դժվարին պահին գիտակցում էին այս ոլորտի ողջ ներուժը։

Այսօր ավտոմատացումը պարտադիր է ցանկացած ժամանակակից ընկերության համար, որը հետաքրքրված է իր աշխատանքային հոսքի պարզեցմամբ: Առավել հրատապ են կազմակերպությունների կառավարման խնդիրների լուծման բարելավման հարցերը։ Ձեռնարկատերերը, օգտագործելով իրական փոքր բիզնեսի ավտոմատացման հնարավորությունները, հույս ունեն բարձրացնել ընկերության աշխատանքային հոսքի արդյունավետությունը կամ գոնե պահպանել ընթացիկ մակարդակները:

Հաջողությունը գիտելիք է պահանջում

Որպեսզի ընկերությունը վստահորեն շարժվի դեպի հաջողություն, այն պետք է առաջնորդվի հմուտ ղեկավարի կողմից, ով կարող է կողմնորոշվել նույնիսկ դժվարին իրավիճակում: Մի կողմից, դա բավականին դժվար է անել առանց ձեր տրամադրության տակ ճշգրիտ հաշվապահական համակարգ ունենալու, բայց միևնույն ժամանակ պետք է հասկանալ, որ փոքր բիզնեսի իրական ավտոմատացումը չի լուծի բոլոր խնդիրները: Ծրագիրն ինքնին չի սահմանի ընկերության զարգացման ուղին։ Նման համակարգի ներդրումը հնարավորություն է տալիս կապ հաստատել կազմակերպության ստորաբաժանումների միջև, տվյալների փոխանակման գործընթացը դարձնել որակյալ, պաշտոնական, ինչը հանգեցնում է նման ապրանքների պահանջարկի մեծացման: Միևնույն ժամանակ, շատ բան կախված է ղեկավարի և վարձու աշխատողների պրոֆեսիոնալիզմից: Անկախ նրանից, թե որքան լավ է հաշվապահական համակարգը, այն գործում է միայն որպես օժանդակ գործիք:

Արդյունավետ ավտոմատացված հաշվապահական համակարգի գործնական կիրառումն օգնում է ավելի թափանցիկ դարձնել ընկերության աշխատանքը, ինչը հեշտացնում է շուկայում գոյատևելըև կանխում է իշխանության չարաշահումը։ Շատ բիզնեսներ սկսվում են որպես ընկերների խումբ, ովքեր միասին աշխատում են հաջողության հասնելու ճանապարհին: Բայց փողի հետ փոխազդեցությունն իր ուրույն շտկումներն է անում իրավիճակում, և անհրաժեշտ է ներդնել կառավարման կարգավորման համակարգ, որպեսզի կառավարման խնդիրները լուծվեն արդյունավետ՝ առանց անձերի և համակրանքի հետ կապվելու: Կազմակերպությունը պետք է կառուցվի այնպիսի սկզբունքների վրա, որոնք կարելի է կանխատեսել։ Դրանց իրականացման և աջակցելու համար օգնության են հասնում աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման գործիքները։

Խնդիրները լուծեք նախքան դրանք տեղի ունենան

Որոշ ձեռնարկություններ ավտոմատացմանը մոտենում են այլ տեսանկյունից: Քանի որ ժամանակակից շուկայական իրողությունները հստակ ցույց են տալիս, որ վաղ թե ուշ անհրաժեշտ կլինի փաստաթղթային հաշվառման համակարգ ներդնել աշխատանքային գործընթացում, գործառնությունները դեռ պետք է, նույնիսկ բացելուց առաջ, նրանք պատվեր ուղարկեն մասնագիտացված ընկերություն ավտոմատացման համակարգ մշակելու համար: Երբ ընկերությունը սկսում է ուղղակիորեն աշխատել, այն արդեն ունի գործողությունների հստակ կառուցվածքային համակարգ բառացիորեն բոլոր առիթների համար: Իսկ փաստաթղթերը կպահվեն ծրագրում՝ դասակարգված ըստ ամսաթվի և այլ կարևոր մանրամասների։ Համակարգը կարող է նաև ավտոմատացնել հաշվապահական գործունեությունը:

Այս խոհեմ մոտեցումը լավ է աշխատել: Բայց միայն այն դեպքում, երբ նույնիսկ աշխատանքի մեկնարկից առաջ նոր ընկերության ղեկավարները կարող են հստակ ձևակերպել, թե ինչպես է իրականացվելու գործունեությունը, ինչ է պահանջվում ավտոմատացման համակարգից։ Առանց պատշաճ ձևով մշակված տեխնիկական առաջադրանքների, նույնիսկ առավել առաջադեմ ծրագրավորողները, ովքեր ունեն մեծ փորձ ավտոմատացված համակարգեր ստեղծելու գործում, դժվար թե կարողանան այնպիսի արտադրանք առաջարկելորոնք օգտակար կլինեն կազմակերպության աշխատանքում։

Պլաններ և արդյունքներ

Խնդիրների կարգավորումը, հատկապես երբ խոսքը վերաբերում է ձեռնարկատիրական գործունեությանը, միշտ ուղեկցվում է վերջնական նպատակի ձևակերպմամբ, որը հնարավոր է իրատեսորեն հասնել ներկա պայմաններում: Որոշ դեպքերում ավտոմատացումն իրականացվում է ծախսերը նվազեցնելու համար, այլ ձեռնարկություններ նման համակարգ են ներդնում արդյունավետության ցուցանիշները բարելավելու համար: Ճիշտ մշակված ծրագիրը կօգնի ճշգրիտ, ճիշտ հավաքել կազմակերպության բոլոր հաճախորդների մասին առավել ամբողջական տվյալները: Ավտոմատացված համակարգի ներդրման հաջողությունը որոշվում է այն նպատակով, որի համար այն մշակվել է: Առաջադրանքները, որոնց համար իրականացվում է նախագիծը, պետք է ձևակերպվեն՝ հաշվի առնելով կազմակերպության ռազմավարությունը և ընկերության առջեւ ծառացած ընդհանուր նպատակները։

Անհնար է ներդնել ավտոմատացված համակարգը ճիշտ և լավ արդյունքներով, եթե ընկերությունը չունի որևէ ռազմավարություն, պլան, որը ներառում է նման համակարգի օգտագործումը աշխատանքային հոսքի կատարողականը բարելավելու համար: Եթե որոշվել է ավելի կատարյալ դարձնել կառավարման գործընթացները, ապա պետք է շատ պատասխանատու վերաբերվել զարգացման պլանավորման փուլին, քանի որ առաջադրանքները սերտորեն կապված են միմյանց հետ: Այնուամենայնիվ, եթե ձեռնարկության ղեկավարը պատրաստ չէ ստանձնել այս ամենը, ապա արժե կապվել մի ընկերության ծառայությունների հետ, որը ոչ միայն ստեղծում է ավտոմատացման համակարգեր, այլև աշխատում է հաճախորդի բիզնեսի զարգացման պլաններ գրելու վրա: Սա կերաշխավորի (ապրանքի պատշաճ ներդրմամբ և օգտագործմամբ) բարելավված արդյունքներբիզնեսներ։

Հաջողություն և ձախողում

Ինչպես ասում են փորձագետները, գրեթե բոլոր դեպքերը, երբ համակարգի ներդրումը լավ արդյունքի չի հանգեցրել, կապված են նորարարություններին կազմակերպության վարչական ռեսուրսի անպատրաստության հետ։ Մենեջերի խնդիրն է ճիշտ ներկայացնել տեղեկատվություն առաջիկա թարմացումների մասին և ընկերության բոլոր անձնակազմին հասկացնել, որ նոր գործիքի օգտագործումը ձեռնտու է բոլոր նրանց, ովքեր աշխատում են ընկերությունում:

Առանց հստակ պլանի ձևավորման դժվար թե հնարավոր լինի պարզել, թե ինչ է սպասվում կազմակերպությանը մի քանի տարի անց: Նման անորոշ իրավիճակում անհնար է ակնկալել դրական արդյունք մասնագիտացված ավտոմատացված համակարգի ներդրումից, նույնիսկ համեմատաբար պարզ: Ներկայումս ընկերությունների բավականին փոքր տոկոսը պատրաստ է ենթադրություններ անել նույնիսկ հինգ տարի շարունակ: Էլ չեմ խոսում ավելի շատ ժամանակի մասին: Ավտոմատացման համակարգերի մասնագետները վստահեցնում են, որ նման կարճաժամկետ կանխատեսումներով շատ դժվար է ստեղծել այնպիսի համակարգ, որը երկարաժամկետ հեռանկարում իրական օգուտներ կբերի։

Կանխատեսումներ. ի՞նչ ծրագրեր են անհրաժեշտ:

Միևնույն ժամանակ, կանխատեսվող փուլի տևողության վերաբերյալ չկա ընդհանուր առմամբ ընդունված դիրքորոշում։ Որոշ փորձագետներ կարծում են, որ ներկայիս պայմաններում զարգացման դինամիկայի մասին նույնիսկ հնգամյա ենթադրություններն ավելի քան բավարար են, քանի որ շուկան անկայուն է, և երկրում անընդհատ նոր օրենքներ են ներմուծվում, ինչը դժվարացնում է կանխատեսել, թե ինչ կլինի մի քանի տարի հետո։.

Կա ևս մեկ դիրքորոշում՝ մի շարք մասնագետներ կարծում են, որ դա անհրաժեշտ էմշակել կանխատեսումներ իրավաբանական անձի գործունեության վերաբերյալ առնվազն տասը տարվա ընթացքում՝ ընկերության հեռանկարները գնահատելու և հասկանալու համար, թե ինչ ռեսուրսներ պետք է ունենա կազմակերպությունում ներդրված վերահսկողության և հաշվառման համակարգը։

Միևնույն ժամանակ կյանքի իրավունք ունի այն կարծիքը, որ նույնիսկ երկամյա կանխատեսումը, եթե այն բավականաչափ ճշգրիտ և հստակ է, արդեն բավական է ավտոմատացման համակարգի վրա աշխատելու համար։ Բայց նույնիսկ եթե երկու տարվա ընթացքում հնարավոր չլինի ճշգրիտ պլաններ կազմել, ավտոմատացված նախագծի ներդրումը, ամենայն հավանականությամբ, կլինի հավելյալ և գումարի վատնում։

Շատերը նաև շեշտում են, որ պլանները չպետք է լինեն հստակ, քայլ առ քայլ՝ բոլոր մանր մանրամասներին բավարար ուշադրություն դարձնելով: Որոշ դեպքերում բավարար կլինի զարգացման բավականին ընդհանուր ծրագիրը, ընկերության կողմից արտադրվող արտադրանքի ներքին, արտաքին շուկայում դիրքավորումը։

Արտաքին պայմանները թելադրում են իրենց կանոնները

Մեր ժամանակներում շուկայական իրավիճակը բավականին փոփոխական է, ինչը թույլ չի տալիս երկարաժամկետ կտրվածքով ճիշտ կանխատեսումներ անել։ Եթե կազմակերպությունն ակտիվորեն զարգանում է, այն նաև ստիպված է հարմարվել այն միջավայրի պայմաններին, որտեղ այն գոյություն ունի: Որոշ դեպքերում սա բավականին անկանխատեսելի գործընթաց է, ինչը դժվարացնում է այնպիսի համակարգի պլանավորումը, որը կօգնի ավտոմատացնել բարձր կատարողականություն ունեցող ընկերության աշխատանքը:

Փոքր բիզնեսը, իհարկե, կարող է առաջ նայել, բայց դա շատ դժվար է անել երկու տարուց ավելի ժամկետով, և քչերին պետք է սպասել երկար ժամանակ, որն անհրաժեշտ է իդեալական համակարգ ստեղծելու համար:հնարավորություն։ Պետք է հաշվի առնել, որ այս ընթացքում ներկայումս ավտոմատացված բիզնես գործընթացները կարող են կտրուկ փոխվել, ինչը անկանխատեսելի արտաքին գործոնի պատճառով այսօր գեղեցիկ արտադրանքը կդարձնի բոլորովին անպիտան։ Յուրաքանչյուր ոք, ով նախատեսում է ավտոմատացնել իր ընկերության աշխատանքը, պետք է պատրաստ լինի նման ռիսկի։

Միայն առաջ

Ձեռնարկության գործունեության ավտոմատացման հիմնական գաղափարը ընկերության առաջ շարժվելու, աճի և զարգացման արագության բարձրացումն է: Համարվում է, որ լավագույն համակարգն այն համակարգն է, որը կարող է հեշտությամբ հարմարվել այնպիսի պայմաններում, երբ արտաքին և ներքին գործոնները զգալիորեն փոխվում են:

Կարևոր է, որ նման աշխատանքը չի պահանջում հատուկ կրթություն ունեցող մասնագետների ներկայություն։ Արտադրանքը պետք է ունենա պարզ ճշգրտման գործիքներ, որոնք այն դարձնում են բազմակողմանի և արդյունավետ երկար ժամանակ: