Բիզնես համակարգերի ավտոմատացում. գործիքներ և տեխնոլոգիաներ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

CRM-համակարգեր, ERP-լուծումներ, WEB-գործիքներ և BPM-հասկացություններ. այս բոլոր տերմինները վերաբերում են այսօրվա ձեռնարկատերերին, ովքեր ձգտում են արդիականացնել իրենց բիզնեսը: Անհասկանալի հապավումներ, անհասկանալի արտասահմանյան տերմիններ… Իսկ ճի՞շտ է, ինչի՞ մասին է խոսքը՝ ERP-, BPM-, CRM-համակարգեր:

Նոր ապրանքներ լայն զանգվածների օգտին

Վերջերս տեղեկատվական տեխնոլոգիաները, հաշվողական հզորությունը դարձել են առօրյա կյանքի կարևոր տարր: Նրանք չշրջանցեցին ձեռներեցության ոլորտը. Բիզնես համակարգերի ավտոմատացումը նման ծրագրային փաթեթ գրելու բավականին բարդ գործընթաց է, որը թույլ կտա վերահսկել այն ամենը, ինչ տեղի է ունենում ընկերության ներսում և, հնարավորության դեպքում, նվազեցնել մարդկային գործոնի սխալների հավանականությունը:

Ավանդական բիզնեսի կառավարման մոդելներն աստիճանաբար դառնում են անցյալի մասունք: Բիզնես համակարգերի ավտոմատացումն այս օրերին պարտադիր իրադարձություն է, որն ավելի լավ է չհետաձգել, քանի որ դրանից է մեծապես կախված ընկերության ճկունությունը, շուկայում գոյատևելու, փոփոխվող պայմաններին հարմարվելու ունակությունը նույնիսկ կատաղի մրցակցության պայմաններում:

Ընդհանուր տերմինաբանություն

Բիզնեսգործընթաց - փուլերի մի շարք, որոնք թույլ են տալիս պարզեցնել և իրականացնել ռազմավարություն ձեռնարկության ղեկավարների կողմից ձևակերպված նպատակներին հասնելու համար: Օգտագործելով բիզնեսի ավտոմատացման արդյունավետ գործիքներ՝ դուք կարող եք ստանդարտացնել բոլոր գործողությունները՝ ձեր ուզածը ստանալու համար: Սա հաճախորդների հետ փոխգործակցությունը կդարձնի ավելի արդյունավետ, կազմակերպության ստորաբաժանումները կլինեն մշտական երկխոսության մեջ, իսկ շահույթը կավելանա: Միաժամանակ հաճախորդները գոհ կմնան, հին հաճախորդները կմնան, քանի որ սպասարկման որակը բավականին բարձր է լինելու, նորերը կգան, այդ թվում՝ նախկինում սպասարկվածների առաջարկությամբ։

Բիզնես գործընթացների ավտոմատացման հիմնական նպատակներն են աշխատանքային հոսքը ապրանքների և ծառայությունների շուկայում գոյատևելու արդյունավետ, արդյունավետ, շահավետ միջոցի վերածել: Ֆունկցիոնալ և հարմար լուծումներով կառավարման համակարգերի մշակումը թույլ է տալիս կառավարել ընկերության բոլոր գործընթացները։

Ինչպե՞ս է այն աշխատում:

Երբ ձեռնարկատերը պետք է որոշում կայացնի, պետք է հասկանալ, որ բիզնեսի ավտոմատացման համակարգ ընտրելը հեշտ և շատ պատասխանատու խնդիր չէ։ Անհրաժեշտ է, հնարավորության դեպքում, նախապատվությունը տալ արդյունավետ արտադրանքին, որը մասնագիտացված է այն ոլորտում, որտեղ գործում է ձեռնարկությունը: Ենթադրվում է, որ տարբերակները հարմար են օգտագործման համար և արդյունավետ են շահագործման մեջ՝ թույլ տալով մոդելավորել կազմակերպության ներսում տեղի ունեցող բոլոր գործընթացները՝ անկախ բարդությունից: Եթե այն ներդրվի ամպային սերվերների վրա, ինչը թույլ է տալիս առցանց մուտք գործել, ապա բիզնես գործընթացների նման ավտոմատացումն ամենաշատը կլինիարդյունավետ։

Վիզուալ գործիքներն ավելի հարմար են դարձնում համակարգի հետ աշխատանքը, ավելի հեշտ է վերահսկել մուտքագրված տեղեկատվության որակը, լրացման ամբողջականությունը, ինչպես նաև գնահատել ձեռնարկության յուրաքանչյուր աշխատակցի արդյունավետությունը: Ճիշտ տեղեկատվությունը, որը տրամադրվում է կառավարչին բիզնես գործընթացների ավտոմատացման միջոցով, հիմք է դառնում կառավարչական որոշումների կայացման համար:

Լավ է բոլորի համար

Ոչ պակաս կարևոր են բիզնեսի ավտոմատացման տեխնոլոգիաները ընկերությունների ղեկավարների համար, որոնք այսպիսով ստանում են գործիք, որի միջոցով ցանկացած պահի կարող եք հետևել առաջադրանքների համար պատասխանատու անձին, ինչպես նաև գործընթացի բոլոր մասնակիցներին: Միաժամանակ հնարավոր է հաշվարկել աշխատանքի կատարման վրա ծախսված ժամանակը։ Այս տեղեկատվությունը անհրաժեշտ է հետագա գործունեության պլանավորման համար:

Բիզնեսի ավտոմատացման համակարգեր մշակելիս արտադրանքը պետք է ներառի ավտոմատ հիշեցում, որը թույլ է տալիս կառավարել հրատապ խնդիրները: Հաղորդագրությունները գեներացվում են ծրագրի կողմից սահմանված ռեժիմով, կարող եք կարգավորել տարբեր իրադարձությունների մասին տեղեկատվության թողարկումը, որոնք կարևոր են կազմակերպության անձնակազմի և հաճախորդների համար: Համակարգ մշակելիս անհրաժեշտ է հատուկ ուշադրություն դարձնել դիզայնին. ինտերֆեյսը պետք է հասկանալի լինի ինտուիտիվ մակարդակով, որպեսզի աշխատակիցները կարողանան արագ ներգրավվել դրա հետ աշխատանքին և սխալներ թույլ չտալ:

Բոլորը վաճառողների համար

Ավտոմատացման համակարգի ներդրման հիմնական ուղղություններից մեկը վաճառքի ոլորտում մասնագիտացած ընկերությունների աշխատանքի բարելավումն է, և առաջին հերթին անձնակազմը պետք է աշխատի նոր արտադրանքի մեջ,գործարքների համար պատասխանատու. Ավտոմատացումը թույլ է տալիս բաշխել աշխատանքային ժամանակը և բարձրացնել յուրաքանչյուր նոր օրվա արդյունավետությունը: Համակարգում ծրագրավորված բիզնես գործընթացները բաժանված են առանձին փուլերի, և արտադրանքն օգտագործող մենեջերը միշտ կարող է օգնության տեղեկատվություն ստանալ ընթացիկ քայլի հետ կապված։

Ժամանակակից համակարգերը պարունակում են գործիքներ, որոնք թույլ են տալիս հետևել որոշակի հաճախորդի հետ փոխգործակցության բոլոր փուլերին: Սա օգնում է վերլուծել հարցումները, որոնց հիման վրա հնարավոր է առաջարկել ծառայություն, ապրանք, որը համապատասխանում է տվյալ հաճախորդի համար: Անհատական մոտեցումը և կարիքների ուշադրությունը մեր օրերում բարձր են գնահատվում: Արդյունավետությունը վերլուծելու համար կարող եք դիմել վաճառքի ձագարի հաշվարկի ավտոմատացմանը: Նմանատիպ գործիքը օգտակար կլինի ձեռնարկության աշխատանքում խոչընդոտները հայտնաբերելու համար: Հայտնի են այլ գործիքներ, որոնք օգնում են վերլուծություն բերել բիզնես գործընթացներին: Ձեռնարկատերը պետք է ընտրի ամենահարմարները՝ հաշվի առնելով իր ձեռնարկության առանձնահատկությունները, և խնդիր ձևակերպի վերահսկողության համակարգն իրականացնող ծրագրավորողների համար։

Խելամտորեն կառավարել

Ընդունված է խոսել բիզնես գործընթացների ավտոմատացման համակարգերի երեք դասի մասին՝ զարգացող, աջակցող, առաջնային: Գնահատումը որոշվում է ընկերության աշխատանքի վրա ազդեցության աստիճանով, արդյունքի կախվածությամբ որոշակի համակարգի կիրառման ճիշտությունից։

Արդյունավետ ավտոմատացումը նաև գործիքակազմ է, որի միջոցով կարող եք վերահսկել առաջատարները, որոշել ինչպես պոտենցիալ, այնպես էլ արդեն կայացած հաճախորդների կարիքները: Նոր առաջատարը պետք է լինիգրանցվել, ցուցադրվել համակարգում, որպեսզի հետագայում գործընթացի համար պատասխանատու մենեջերը դա հաշվի առնի աշխատանքում և ուղղի իր քայլերը։

Բոլորը հաճախորդի համար

Հաջողությամբ հետաքրքրված ցանկացած ձեռնարկության աշխատանքի հիմնական գաղափարը հաճախորդի կարիքները բավարարելն է՝ հաշվի առնելով նրա կարիքներն ու ճաշակը։ Ծառայության անբասիրությունը դառնում է կուտակված լսարանը պահպանելու բանալին, և հնարավոր է մատուցել հենց այդպիսի մակարդակի սպասարկում, եթե ներդնեք ավտոմատացված կառավարման համակարգ բոլոր բիզնես գործարքների համար: Սա կօգնի խուսափել մարդկային գործոնի հետևանքով առաջացած սխալներից և ուշադրության կենտրոնում պահել բոլոր հարցերը, ժամկետները և կարևոր ասպեկտները: Հաճախորդների բազմալիքային սպասարկումը բավականին կարևոր գործիք է խոհուն և արդյունավետ համակարգ իրականացնելու համար:

Զարգացումը ներառում է հղման գործընթացի ծրագրավորում, ըստ որի կկառուցվեն բոլոր հարցումներն ու բողոքարկումները: Ստացված տեղեկատվությունը վերլուծելիս կարող եք օգտագործել մեկ պատուհան տվյալների առավելագույն քանակի մշակման համար: Օգտագործելով հարմար համակարգ՝ օպերատորները կկարողանան զանգահարել հաճախորդի հետ կապված պայմանագրեր, դիտել նրա պատմությունը, հետևել ժամկետներին, վերահսկել հետադարձ կապի առկայությունը և նվազագույն ժամանակ և ջանք ծախսել այս բոլոր գործողությունների վրա:

Փաստաթղթային աջակցություն

Երբեմն թվում է, որ յուրաքանչյուր գործողության փաստագրումը ձանձրալի է, հոգնեցուցիչ, ժամանակատար և բոլորովին անօգուտ: Ձեռնարկությունների ավտոմատացման ժամանակակից գործիքների մշակողները հաշվի են առել նման ընդհանուր կարծիքը, ուստի գործարարը հիանալի է.ծրագրային ապահովման արտադրանքների ընտրություն, որոնք օգնում են օպտիմալացնել փաստաթղթավորման գործընթացը:

Բոլոր պաշտոնական փաստաթղթերը միշտ ձեռքի տակ են էլեկտրոնային ձևով, դրանք կառուցված են և պատվիրված, իսկ հատուկ ծրագրավորված գործիքները վերահսկում են ժամկետների կատարումը: Դուք կարող եք հետևել նամակագրությանը, հաշվապահական հաշվառման փաստաթղթերին, հաճախորդների և մատակարարների հետ կնքված պայմանագրերին: Շատ ապրանքներ ներառում են նաև ներկառուցված ձևանմուշներ, որոնք հեշտացնում են նոր փաստաթղթեր ստեղծելը: Ձեռնարկության համար ավտոմատացված համակարգ պատվիրելիս գործարարը ծրագրավորողներին տրամադրում է հիմնական ձևանմուշ, որը պահվում է հիշողության մեջ:

Ինչու է դա անհրաժեշտ:

Օգտագործելով ավտոմատացված համակարգ՝ դուք կարող եք արագ և արդյունավետ կերպով գտնել ճիշտ փաստաթուղթը տեղեկատվության ընդհանուր քանակի մեջ: Շատ ծրագրեր թույլ են տալիս կցել սկանավորված պատճենները, ինչը նաև հարմար է և հնարավորություն է տալիս մուտք գործել տպագիր ձև՝ անկախ նրանից, թե որտեղ է գտնվում փաստաթուղթը կարիք ունեցող անձը:

Փաստաթղթերի համախմբումը էլեկտրոնային պահեստում օգնում է վերահսկել տվյալները և վստահ լինել, որ ոչինչ չի կորչի: Որոնման հարմարավետությունն ու արագությունը աշխատանքային հոսքն ավելի արդյունավետ են դարձնում, հետևաբար՝ ավելի արդյունավետ: Ընդլայնելով մուտքի իրավունքները՝ դուք կարող եք աշխատել ընտրված փաստաթղթի հետ որպես խումբ, որն օգնում է հաղթահարել բարդ առաջադրանքները, որոնք պահանջում են կոլեկտիվ լուծում: Եթե ձեռնարկությունը հաճախ աշխատում է կոմերցիոն փաստաթղթերի վրա, ապա անհրաժեշտ է ընտրել այդպիսի համակարգավտոմատացում, որը ներառում է տեսողության հնարավորություններ: Սա փաստաթղթերի հաստատման գործընթացն ավելի արագ և արդյունավետ կդարձնի:

Նայեք ապագային

Ճգնաժամի շրջանը ձեռնարկություններին ստիպում է դիմել ամենաարդյունավետ և հզոր գործիքներին, այլապես շուկայում գոյատևելն ուղղակի անհնար է։ Ինտեգրված ավտոմատացումն այնպիսի ժամանակակից մոտեցում է, որի շնորհիվ ծախսերը կրճատվում են, աշխատանքի արդյունքը դառնում է ավելի նշանակալի, ֆինանսական բաղադրիչը շատ ավելի շահավետ է ձեռնարկության համար, քան մինչ ավտոմատացված լուծումների օգտագործումը։

Համակարգի մշակումը պատասխանատու խնդիր է, որը նախատեսում է նախ բացահայտել կազմակերպության բոլոր բիզնես գործընթացները, որոշել դրանց հաջորդականությունը, գնահատել դրանց կարևորությունն ու բարդությունը: Այս մոտեցման կիրառումը թույլ է տալիս համախմբել գործընթացի բոլոր մասնակիցներին, հասնել փոխըմբռնման ինչպես ընկերության ներսում, այնպես էլ հաճախորդի հետ շփվելիս: Ավտոմատացված համակարգի ստեղծման վրա աշխատելիս անհրաժեշտ է ուշադրություն դարձնել ինչպես կազմակերպության աշխատանքի հիմնական գործընթացներին, այնպես էլ ենթակառուցվածքին օժանդակող օժանդակ գործընթացներին։ Պետք է հիշել, որ հենց բիզնես գործընթացներն են հիմք դառնում ձեռնարկության գործունեության պլանավորման, կադրերի զարգացման և կատարողականի բարելավման համար։