RACI մատրիցը որպես պարտավորությունների կառավարման գործիք: ՌԱՑԻ. սղագրություն

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Անհաջող նախագծերի ամենատարածված պատճառներից մեկը թիմի անդամների միջև գործառույթների սխալ բաշխումն է: Դուք, անշուշտ, արդեն հանդիպել եք սրա՝ ամենաչնչին դժվարության դեպքում մասնակիցները սկսում են մեղավորներ փնտրել և խնդիրը լուծելու փոխարեն պատասխանատվություն գցել միմյանց վրա։ Եվ հենց նման իրավիճակներից խուսափելու համար հայտնագործվեց RACI մատրիցը՝ մարդկային ռեսուրսների պլանավորման պարզ և արդյունավետ գործիք։

«Միկրոսկոպի տակ». 4 հիմնական դեր յուրաքանչյուր նախագծում

Առաջադրանքների բաշխումը ղեկավարի գլխավոր պարտականություններից է: Բայց գործնականում ամեն ինչ սովորաբար այլ տեսք ունի. մենեջերը պարզապես նշանակում է թիմի անդամներին այն ակնկալիքով, որ մասնագետներն իրենք կորոշեն, թե ով ինչ պետք է անի: Բայց ի՞նչ կլինի, եթե ժամկետները բաց թողնվեն կամ անորակ ապրանք թողարկվի: «Ես սա չեմ անում», «Ինձ չեն ասել»… Եվ ոչ մի օգտակար գործողություն։

Լավ մշակված RACI Responsibility Matrix-ը լուծում է բազմաթիվ խնդիրներ: Համաձայն այս մեթոդաբանության, անկախ աշխատանքի բարդությունից և ծավալից, ցանկացած նախագծի թիմի անդամը կատարում է չորս դերերից մեկը:

R - Պատասխանատու

Թարգմանել է պատասխանատուննշանակում է «կատարող»: Սա աշխատող է, ով անմիջականորեն պատասխանատու է աշխատանքի որոշակի ոլորտի իրականացման համար: Միաժամանակ նա շատ դեպքերում լուծումներ չի ընտրում և զեկուցում է ծրագրի ղեկավարին։

Այս պաշտոնին նշանակվում են իրավասու աշխատողներ և մասնագետներ՝ մարդիկ, ովքեր գիտեն ինչպես անել: RACI-ում կատարողները կատարում են հետևյալ գործառույթները՝

• որոշել, թե կոնկրետ ինչ է պետք անել նախագիծն իրականացնելու համար և որքան ժամանակ կպահանջվի («վերևից» սահմանված պայմանների շրջանակներում);
• կազմեք անհրաժեշտ ռեսուրսների ցանկ;
• մասնակցել տեխնիկական փաստաթղթերի համակարգմանը և հաստատմանը;
• վերլուծել ծրագրի առաջընթացը և միջանկյալ արդյունքները;
• տրամադրել առաջընթացի հաշվետվություններ մենեջերին:

Թիմում կարող են լինել մի քանի այդպիսի մարդիկ։ Բացի այդ, այս դերը կարելի է համատեղել ուրիշների հետ: Ամենատարածված համակցությունը Accountable + Resbonsible (թարգմանվում է որպես «պատասխանատու + կատարող»):

A - Հաշվետու

«Հաշվետու» կամ «պատասխանատու» ծրագրի գլխավոր ղեկավարն է: Հենց նա է պատասխանատու առաջադրանքների կատարման ժամանակին, որակի պահանջվող մակարդակով և հատկացված բյուջեի սահմաններում ապահովելու համար։ Նաև A:

• ընտրում է կատարողներին և ծրագրի կառավարման թիմին;
• առաջադրանքներ է հանձնարարում բոլոր մասնակիցներին;
• վերահսկում է աշխատանքի առաջընթացը;
• բաշխում է ռեսուրսները կատարողների միջև;
• պահում է ռեսուրսների օգտագործման գրառումներ ևհամադրողին կհիմնավորի նաև լրացուցիչ միջոցներ հատկացնելու անհրաժեշտությունը;
• դիտարկում է թիմի այլ անդամների գաղափարներն ու առաջարկները և կարող է դրանք հաստատել կամ մերժել:

Սովորաբար, ծրագրի ղեկավարը հանդես է գալիս որպես «կապող» հաճախորդի կամ վերին ղեկավարության և թիմի միջև:

C - Խորհրդակցվել է

RACI մատրիցայում երրորդ դերը «խորհրդատուն» է (երբեմն կոչվում է նաև «օժանդակող»): Մենեջերի հետ նա մասնակցում է նախագծերի կառավարմանը, բայց հիմնականում զբաղվում է ռազմավարական խնդիրներով՝

• հաստատում է աշխատանքի ծավալի և ժամկետների ցանկացած փոփոխություն;
• հատկացնում է ծրագրի իրականացման համար անհրաժեշտ ռեսուրսները;
• անհրաժեշտության դեպքում համաձայնեք հաճախորդի հետ բյուջեն ավելացնելու անհրաժեշտության մասին;
• ստանում է առաջընթացի հաշվետվություններ մենեջերից;
• որոշումներ է կայացնում ցանկացած անկանխատեսելի իրավիճակներում՝ կրիտիկական փոփոխությունների դեպքում, որոնք կարող են ազդել ծրագրի ժամանակի և արժեքի վրա:

Խորհրդատուների դերը սովորաբար վերապահված է ավագ ղեկավարներին: Հենց նրանք են որոշում գլոբալ նպատակները, այնուհետև նշանակում են ծրագրի ղեկավար, ով արդեն բաշխում է առաջադրանքները թիմի անդամների միջև:

I - տեղեկացված

Բացի թվարկված դերերից, RACI մատրիցայում նշվում է «իրազեկ» («դիտորդ»): Նա իրականացնում է ադմինիստրատորի գործառույթներ և հիմնականում զբաղվում է փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպմամբ։ Դիտորդը զեկուցում է ծրագրի ղեկավարին, սակայն, ի տարբերությունմյուս մասնակիցները պատասխանատվություն չեն կրում դրա արդյունքների համար: Փոխարենը նա՝

• հավաքում և կազմակերպում է նախագծի, ռեսուրսների և պլանների վերաբերյալ բոլոր տեղեկությունները;
• վերցնում է հանդիպումների րոպեները;
• ընդունում է փաստաթղթերը ծրագրի մասնակիցներից, այնուհետև դրանք փոխանցելու համապատասխան կառույցներ;
• վերահսկում է ներկայացման վերջնաժամկետները և հաշվետվությունների լրացման ճիշտությունը:

Նշեք, որ դիտորդի հետ շփումը հիմնականում միակողմանի է: Դրա հիմնական գործառույթն է կառավարչին ազատել բյուրոկրատական ընթացակարգերի վրա ժամանակ վատնելու և նրան «բեռնաթափելու» անհրաժեշտությունից։

Սովորում ենք կառուցել RACI մատրիցա՝ օգտագործելով օրինակ

Խոսենք հարցի գործնական կողմի մասին։ Ինչպե՞ս կազմել լիազորությունների և պարտականությունների բաշխման դիագրամ:

1. Կազմվում է անելիքների ցանկին

Առաջին հերթին պետք է գրի առնել այն ամենը, ինչ պետք է անել: Մանրամասների մակարդակը կախված է կոնկրետ նախագծից: Երբեմն, վերահսկման և կառավարման հեշտության համար, մշակվում են մի քանի մատրիցներ: Նախ նշեք աշխատանքի հիմնական բլոկները, այնուհետև բաժանեք յուրաքանչյուրը առանձին գործառույթների և առաջադրանքների: Աշխատանքների ցանկը աղյուսակում նշված է ուղղահայաց։

Քայլեր
Տեխնիկական պայմաններ
Նախատիպ
Դիզայն
Ծրագրի կոդը
Թեստային հաշվետվություն
Վեբկայքի շնորհանդես

2. Թիմի անդամների ընտրություն

Այստեղ դուք պետք է պատասխանեք հարցին. «Ո՞վ է ներգրավվելու այս նախագծում»: Հորիզոնական առումով անհրաժեշտ է թվարկել բոլոր աշխատակիցներին և/կամ ստորաբաժանումները, որոնք ներգրավված են իրականացման մեջ բոլոր փուլերում՝ պլանավորումից մինչև արդյունքների ներկայացում և հաշվետվություն ներկայացնելը:

Քայլեր	Վերլուծաբան	Դիզայներ	Sys. ճարտարապետ	Developer	Փորձարկող	Sys. ադմինիստրատոր	Ծրագրի մենեջեր
Տեխնիկական պայմաններ
Նախատիպ
Դիզայն
Ծրագրի կոդը
Թեստային հաշվետվություն
Վեբկայքի շնորհանդես

3. Աղյուսակի լրացում

Հետոապա կարող եք սկսել գործառույթների բաշխումը: Դա անելու համար դուք պետք է հստակ պատկերացնեք աշխատանքի յուրաքանչյուր փուլը և ինչպես է աշխատում թիմում:

Հիմք վերցնենք մեր օրինակը և կանգ առնենք «Դիզայն» փուլի վրա։ Այս դեպքում, R - կատարող - միայն մեկ. Աշխատանքի ընթացքում նա կենտրոնանում է կայքի նախապես պատրաստված նախատիպի վրա։ Հետևաբար, համակարգի ճարտարապետը, որը մշակել է այն, այս փուլում հանդես է գալիս որպես խորհրդատու Գ։ Բացի այդ, վերլուծաբանն ու մշակողը կարող են արտահայտել իրենց ցանկությունները։ Ավարտված նախագիծը հաստատվում է ծրագրի ղեկավարի հետ (A): Բայց թեստավորողները և համակարգի ադմինիստրատորն այս փուլում ոչ մի որոշում չեն կայացնում, այլ ստանում են միայն տեղեկատվություն այն մասին, թե ինչպես է ընթանում աշխատանքը, և, հետևաբար, նրանց վերապահված է տեղեկացվածի դերը - I.

Քայլեր	Վերլուծաբան	Դիզայներ	Sys. ճարտարապետ	Developer	Փորձարկող	Sys. ադմինիստրատոր	Ծրագրի մենեջեր
Տեխնիկական պայմաններ	R	I	C	C	I	C	A
Նախատիպ	C	I	R	C	I	I	A
Դիզայն	C	R	C	C	I	I	A
Ծրագրի կոդը	C	I	C	AR	I	I	I
Թեստային հաշվետվություն	C	C	C	C	AR	I	I
Վեբկայքի շնորհանդես	C	I	C	C	I	AR	I

Մոդելի տատանումներ

Շատ դեպքերում, դուք կարող եք հաղթահարել ստանդարտ մատրիցը: Սակայն ավելի բարդ նախագծերի վրա աշխատելիս երբեմն լրացուցիչ դերերի կարիք է զգացվում։ Հետևաբար, վերջին տարիներին հայտնվել է պատասխանատվության դիագրամի 2 ընդլայնված տարբերակ։

RACI-VS

Այստեղ ևս երկու դեր է ավելացվել ստանդարտ դերերին.

• Ստուգում է (V) - աշխատող կամ հատուկ թիմ, որը ստուգում է, թե արդյոք որոշակի առաջադրանքի կատարման արդյունքը համապատասխանում է հաստատված չափանիշներին:
• Sign Off (S) համակարգում է ծրագրի առաքումը հաճախորդի հետ, անցկացնում է շնորհանդես և ներկայացնում հաշվետվություններ: Սովորաբար այս գործառույթը կատարում է Հաշվետուները, սակայն RACI-VS-ն դրա համար առանձին մասնագետ է վարձում:

Ավելացված վերահսկողության և հաճախորդի հետ ավելի սերտ շփման դեպքում այս մոդելը իդեալական է տեխնիկապես բարդ կամ լայնածավալ նախագծերի համար, որոնցում ներգրավված են տասնյակ (կամ նույնիսկ հարյուրավոր) մարդիկ:

RASCI

Այս տարբերակում մատրիցայում հայտնվում է մեկ նոր դեր՝ Աջակցող (S): Նրա հիմնական գործառույթներն են՝ ծրագրին լրացուցիչ ռեսուրսներ տրամադրելը, այսինքն՝ աջակցություն մենեջերին և կատարողներին:

Դերերի կատարյալ հավասարակշռություն

RACI մատրիցը կազմված է ոչ միայն իմանալու համար, թե ում պետք է «ճնշել» որևէ խնդրի դեպքում: Նույնիսկ պլանավորման փուլում, օգտագործելով այս աղյուսակը, կարող եք տեսնելաշխատանքային հոսքի կազմակերպման թույլ կողմերը։

Ուղղահայաց վերլուծությունը թույլ է տալիս տեսնել ծրագրի մասնակիցներից յուրաքանչյուրի պարտականություններն ու լիազորությունները, օբյեկտիվորեն գնահատել ծանրաբեռնվածության մակարդակը:

• շատ R - ամենայն հավանականությամբ, մարդը ստիպված կլինի տարանջատվել մի քանի առաջադրանքների միջև, ինչը բացասաբար կանդրադառնա աշխատանքի արագության և արդյունքների վրա;
• շատ Ա - աշխատողը «վզին է ընկնում» բոլորի համար; խորհուրդ է տրվում ավելի հավասարաչափ բաշխել պատասխանատվությունը;
• չկան R և A բջիջներ - պատճառ մտածելու այս դիրքի նպատակահարմարության մասին որպես այդպիսին (իրականում վճարում եք մասնագետին, ով ոչինչ չի անում);
• դատարկ բջիջներ չկան. կրկին ծանրաբեռնվածության խնդիր, ոչ բոլորն են կարողանում միաժամանակ այդքան շատ առաջադրանքներ կատարել:

Հորիզոնական վերլուծությունն իր հերթին ցույց է տալիս աշխատանքի կազմակերպման որակը յուրաքանչյուր փուլում։ Այստեղ նույնպես հաճախ խնդիրներ են առաջանում.

• շատ R - երևի կա գործառույթների կրկնօրինակում, և թիմի անդամներից մեկն ավելորդ աշխատանք է կատարում;
• շատ Ա - կա պատասխանատվության «լղոզում» և նախագծերի մատուցման մեջ շփոթություն;
• շատ C - քննարկումները զգալիորեն դանդաղեցնում են աշխատանքային հոսքը (դուք պետք է սպասեք, մինչև բոլորը կատարեն իրենց խմբագրումները և մեկնաբանությունները, փոխզիջումներ գտնեն և այլն);
• ոչ ես - կարող է ազդանշան լինել, որ չափազանց շատ կատարողներ են աշխատում մեկ առաջադրանքի վրա, ինչը նաև դանդաղեցնում է նախագիծը:

RACI-ի հետ մենեջերը կարող է արագ բացահայտել գերբեռնված կամ թերզբաղված աշխատողներին, անօգուտ աշխատատեղերը և աշխատանքի ոլորտները, որոնց համար ոչ ոք պատասխանատվություն չի կրում:Լավ մշակված մատրիցը կարող է զգալիորեն բարելավել կազմակերպման որակը և նախագծերի իրականացման վերահսկողությունը, ինչպես նաև նվազեցնել կատարողների միջև կոնֆլիկտների քանակը («Ես դա ընդհանրապես չեմ անում …», «Նա պետք է աներ սա …», և այլն):

Օգտակար խորհուրդներ

Կան մի քանի կարևոր բաներ, որոնք պետք է հիշել, որպեսզի RACI մատրիցը կատարի իր գործառույթները և ապահովի ընկերությունում արդյունավետ բիզնեսի շարունակականությունը:

1. Աղյուսակը լրացնելիս հաշվի առեք աշխատողների որակավորումները։ Այսպիսով, հաշվապահը չպետք է նշանակվի որպես խորհրդատու (C) կայքի դասավորության փուլում, գոնե այն պատճառով, որ նա չի հասկանում այս ոլորտը:
2. Մեկ լոտում պետք է լինի միայն մեկ հաշվետու (A): Եթե կա մեկից ավելի, խնդրում ենք նշել պայմանները: Օրինակ, A1-ը պատասխանատու է կայքի աշխատասեղանի տարբերակի փորձարկման համար, իսկ A2-ը պատասխանատու է բջջային տարբերակի փորձարկման համար:
3. Ցանկացած առաջադրանք պետք է ունենա հաշվետու և պատասխանատու (թարգմանաբար՝ «Պատասխանատու» և «Կատարող»):
4. Փորձեք յուրաքանչյուր առաջադրանք հնարավորինս կոնկրետ ձևակերպել: Օգտագործեք բայեր՝ «հրապարակել», «պատրաստել», «գրել», «ստուգել», «թարմացնել» և այլն։ Ցանկալի է անմիջապես նշել անհրաժեշտ արդյունքները՝ ոչ միայն «Ստուգեք կայքի բեռնման արագությունը», այլ «Համոզվեք, որ բեռնման արագությունը կայքի ոչ ավելի, քան 0,8 վրկ»:
5. Գործողությունները չպետք է վերաբերվեն կոնկրետ աշխատակցին, այլ ամբողջ պաշտոնին:
6. Ավելի լավ է RACI մատրիցը կազմել թիմում՝ վերլուծության հիման վրաիրական աշխատանքային իրավիճակներ. Կարևոր է, որ յուրաքանչյուր մասնակից տեղյակ լինի իր դերի և իր առջև ծառացած խնդիրների մասին: