Գնումների բաժնի նպատակներն ու պարտականությունները

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Ինչու՞ է մեզ անհրաժեշտ գնումների բաժին: Յուրաքանչյուր կազմակերպությունում այս բաժինը ներկայացված է այս կամ այն ձևով: Եվ նրա աշխատանքն ուղղակիորեն ազդում է ամբողջ կազմակերպության արդյունավետության վրա՝ որպես ամբողջություն։ Եկեք մանրամասն նայենք, թե ինչպես է բաժնի աշխատանքն ազդում կազմակերպության արդյունքների վրա։

Բաժանմունքի նպատակները

Գնումների բաժինը բաժին է, որը մասնագիտացած է մատակարարից ապրանքներ գնելու մեջ ընկերության համար առավել բարենպաստ պայմաններով:

Բաժնի աշխատանքն անմիջական ազդեցություն ունի ընկերության բոլոր գործունեության վրա։ Տեսականու, վաճառքի, պահեստների լեցունության, անհրաժեշտ ապրանքների առկայության, շրջանառու միջոցների արդյունավետ օգտագործման համար։

Գնումների նպատակները կարելի է դասակարգել՝ հիմնվելով ընկերության գլոբալ նպատակների վրա, սակայն ընդհանուր ցանկը հաճախ այսպիսի տեսք ունի.

• որոշել ընկերության կարիքը որոշակի ապրանքի համար;
• գնեք ապրանքներ հնարավոր լավագույն գնով;
• նպաստել բարձր շրջանառությանը;
• պայմաններ ստեղծել ապրանքները ժամանակին ստանալու համար;



• գնահատելարտադրանքի որակ և գնեք ամենաբարձր որակը;
• պահպանել հարաբերություններ մատակարարի կամ մատակարարների հետ;
• արդյունավետ աշխատել ընկերության մնացած անդամների հետ;
• Արդյունավետորեն հետևեք գնված ապրանքներին;
• վերահսկել շրջանառությունը՝ ստանալով ընկերության համար առավելագույն օգուտ։

Հիմնական գործառույթներ

Տարբեր կազմակերպություններում գնումների բաժնի գործառույթները կարող են զգալիորեն տարբերվել միմյանցից։ Այնուամենայնիվ, կան գործառույթներ և պարտականություններ, որոնք բնութագրելու են բաժինը գրեթե յուրաքանչյուր ընկերությունում:

• Մատակարարների շուկայի մոնիտորինգ;
• պահեստում ապրանքների առկայության մոնիտորինգ;
• տեսականու ժամանակին համալրում;
• որոնել լավագույն մատակարարներին և գներին;
• բանակցություններ մատակարարների հետ;
• ապրանքների առաքման և բեռնափոխադրումների վերահսկում;



• ապրանքների ստացում;
• գնված ապրանքների որակի վերահսկում;
• բողոքներ, անհրաժեշտության դեպքում:

Գնումների բաժնի լրացուցիչ գործառույթներ, որոնք կարող են լինել կամ չլինել կազմակերպությունում՝ կախված դրա առանձնահատկություններից և կառուցվածքից:

• տեսականի կառավարում;
• մրցակիցների մասին տեղեկատվության հավաքում;
• ներգրավելով մատակարարներին շուկայավարման կազմակերպությունում:

Կառուցվածք

Գնումների բաժնի կառուցվածքը կառուցված է կախված՝

• կազմակերպության չափը;
• արդյունաբերություն;
• տեսականի միավորների քանակը շրջանառության մեջ;
• մատակարարների թիվը;
• նրանց աշխարհագրական դիրքը։

Կախված կազմակերպության տեսակից, գնումների բաժինը կարող է կառավարվել կենտրոնական կամ տարածաշրջանային:

Որպես կանոն, սա մատրիցային կառույց է, որը բաղկացած է գնումների բաժնի ղեկավարից (ղեկավար, տնօրեն) և գնումների մենեջերներից (մասնագետներից):

Մեկ մենեջերի համար ապրանքների կամ կատեգորիաների միջին թիվը մոտ 7 է, սակայն այն կարող է տարբեր լինել՝ կախված արտադրության ծավալից կամ շրջանառությունից:

Բաժնի և նրա աշխատակիցների պարտականությունները

Գնումների բաժնի արդյունավետ աշխատանքի համար անհրաժեշտ է գնումների բաժնի պարտականությունների հստակ բաշխում նրա աշխատակիցների միջև:

Բաժնի պետի հիմնական պարտականությունն է ապահովել անհրաժեշտ ապրանքների մատակարարման շարունակականությունն ու կայունությունը՝ օպտիմալացնելով վարչության աշխատանքը և համակարգելով աշխատակիցների գործունեությունը։ Նաև գնումների մենեջերը պետք է պատկերացում ունենա բոլոր կնքված պայմանագրերի և կատեգորիաների մասին, որպեսզի կազմակերպի և շարունակի բաժնի արդյունավետ աշխատանքը նույնիսկ աշխատողներից որևէ մեկի բացակայության դեպքում:

Գնումների մենեջերի կամ բաժնի սովորական մասնագետների պարտականությունները ներառում են ապրանքների մատակարարման կազմակերպում, բեռնափոխադրումների հետևում, գնված լոտերի համար վճարումների վերահսկում և գնումների պլանավորում։

Արդյունավետ մոդելը կլինի այն դեպքում, երբ յուրաքանչյուր գնորդ ունի իր պատասխանատվության տարածքը, որը բաղկացած է հոդվածների կամ ապրանքների կատեգորիաների ցանկից:

Աշխատակիցների պահանջներ

Հաշվի առնելով աշխատակիցների պարտականությունները և բաժնի գործառույթները՝ կարող եք կազմել պահանջների ցանկ.իդեալական թեկնածու գնորդի պաշտոնի համար։

Գնումների բաժնի աշխատակիցները համապատասխանաբար պետք է ունենան հետևյալ հմտությունները, գիտելիքները և անձնական որակները.

• Տեղեկատվությունը վերլուծելու կարողություն: Մատակարարի ընտրությունը պետք է հիմնված լինի բազմաթիվ չափանիշների վրա: Սա լավագույն գինն է, աշխարհագրական առավելությունը և մատակարար ընկերության և ձեր կազմակերպության լոգիստիկայի համապատասխանեցումը:
• Գնագոյացման սկզբունքների իմացություն.
• Գնումների իրավական դաշտի իմացություն:
• Պայմանագրեր կազմելու և կնքելու ունակություն։
• Բանակցելու կարողություն. Երբեմն շատ կարևոր է ձեր ընկերության համար մատակարարի հետ անհատական պայմաններ կազմել: Մատակարարի գնի նվազեցումը կամ մատակարարի ռեսուրսների օգտագործումը խթանումների, արտադրանքի հատուկ ուսուցում նրանց անձնակազմի համար, արտադրանքի ապառիկները և հետվճարային համակարգերը կարող են լավ մրցակցային առավելություն լինել նմանատիպ ընկերությունների համար:
• Գործարար հարաբերություններ պահպանելու ունակություն։
• Ձեր գործունեությունը պլանավորելու ունակություն:

Գնորդների և գնումների մենեջերի մոտիվացիա

Գնումների բաժնի մոտիվացիայի համակարգը պետք է կառուցվի այնպես, որ աշխատողը աշխատի առավելագույն արդյունավետությամբ։ Բայց միևնույն ժամանակ չպետք է առաջադրվեն հակասական պահանջներ և պահանջներ, որոնք գերազանցում են աշխատողի հնարավորությունները։

Ամսական մոտիվացիայի համակարգ ներդնելու համար անհրաժեշտ է՝

• Ստեղծեք KPI մոդել բաժնի համար: Սրանք այնպիսի ցուցանիշներ են, ինչպիսիք են գնումների պլանի կատարումը, շրջանառության հարաբերակցությունը, վաճառքի շահութաբերությունը.ապրանքներ, հնացած ապրանքների առկայություն և բացակայություն:
• Ստեղծեք հիմնական կատարողականի ցուցանիշների մոդել յուրաքանչյուր աշխատակցի համար՝ հիմնվելով այնպիսի չափանիշների վրա, ինչպիսիք են կազմակերպության գների դելտան՝ համեմատած մրցակիցների հետ, պահանջվող արտադրանքի առկայությունը, գնված ապրանքի որակը, նոր ապրանքանիշերի թողարկումը, անհատը: մատակարարների պայմանները և ավելին։
• KPI մոդելի հիման վրա հաշվարկվում է հավելավճարը: Ավելին, արդյունավետ կլինի վճարել բոնուս, որը բաղկացած է երկու մասից՝ բոնուս բաժնի կատարողականի համար և բոնուս՝ պլանների անձնական կատարման համար:

Միևնույն ժամանակ, յուրաքանչյուր KPI չափանիշ պետք է ունենա այնպիսի հատկություններ, ինչպիսիք են՝

• չափելիություն;
• թափանցիկություն;
• պլանավորման չափանիշը պետք է ստեղծվի՝ հաշվի առնելով շուկայի միտումները։

Այսինքն՝ գնորդը ցանկության դեպքում կարող է ինքնուրույն հաշվարկել իր պրեմիումի չափը։

Բաժնի պետի հավելավճարը կարող է հիմնվել ամբողջ բաժնի ցուցանիշների վրա, ինչպես նաև ներառել յուրաքանչյուր աշխատակցի կատարողականի ցուցանիշները առանձին։

Միևնույն ժամանակ, գնումների բաժնի շարքային աշխատակցի բոնուսային մասը պետք է կազմի ամբողջ աշխատավարձի մոտ 50%-ը, իսկ վարչության պետի հավելավճարը՝ մոտ 30-40%։ Մնացածը աշխատավարձն է, քանի որ գերատեսչական գործունեության ոչ բոլոր ցուցանիշները կարող են կապված լինել կոնկրետ աշխատակցի գործունեության հետ։

Արդյո՞ք վաճառքը ընկնում է գնորդի պատասխանատվության տակ

Գնումների բաժնի KPI-ի հաշվարկներում կարող եք օգտագործել այնպիսի չափանիշ, ինչպիսին է գնված ապրանքների շրջանառությունը՝ վաճառքի հարաբերակցությունը դրա ակտիվներին:

Թվում է, թե գնորդը պետք էզբաղվել միայն ապրանքների գնմամբ, բայց այնուամենայնիվ գնված ապրանքի որակը, գնային գրավչությունը վերջնական սպառողի կամ ընկերության հաճախորդի համար էապես ազդում է վաճառքի պլանի իրականացման վրա։

Հետևաբար, վաճառքի քանակն ու որակը կիսով չափ կախված է լավ կատարված գնումներից։

Գնումների բաժնի տեղը կազմակերպության կառուցվածքում

Խնդիրները, որոնք լուծվում են գնումների բաժնի կողմից, ժամանակակից մարքեթինգային միտումներին համապատասխան, պետք է լուծվեն հետևյալ հաջորդականությամբ՝

• Նախ, կառուցվում է վաճառքի ռազմավարություն (պատրաստի արտադրանք կամ գնված ապրանքներ):
• Այնուհետև, եթե ձեռնարկությունում է գնումների բաժինը, որոշվում է արտադրության ռազմավարության հարցը։
• Եվ միայն դրանից հետո է մշակվում անհրաժեշտ ապրանքների, հումքի կամ բաղադրիչների գնումների ռազմավարություն:

Գնումների ղեկավարը հաճախ ուղղակիորեն զեկուցում է ընկերության գործադիր տնօրենին:

Պետք է նաև արդյունավետ հաղորդակցություն լինի գնումների բաժնի և մարքեթինգի և վաճառքի բաժնի միջև: Առանց դրա, գնումների բաժին ստեղծելու, դրա կառուցվածքը և մոտիվացիան բարելավելու բազմաթիվ ջանքերը կմնան առանց համապատասխան արդյունքի:

Եթե կատեգորիայի կառավարման համակարգը ներդրված է հոլդինգում կամ կազմակերպությունում, ապա գնորդը պետք է աշխատի կատեգորիայի կառավարչի հետ համատեղ: Միևնույն ժամանակ անհրաժեշտ է սահմանազատել յուրաքանչյուր մասնագետի պատասխանատվության ոլորտը, որպեսզի մոտիվացիոն համակարգը մնա թափանցիկ և հասկանալի բոլորի համար։