Վարչական անձնակազմը բիզնեսի շղթայի անհրաժեշտ օղակն է

2025 Հեղինակ: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. Վերջին փոփոխված: 2025-01-24 13:18

Մինչ այժմ որոշ ձեռնարկատերեր կարծում են, որ վարչական անձնակազմը փողի վատնում է և ավելորդ բյուրոկրատիա: Այնուամենայնիվ, նման հայտարարությունը կարող է արդարացի լինել միայն շատ փոքր ընկերությունների համար, որտեղ ղեկավարն իր վրա է վերցնում բոլոր պարտականությունները: Փաստորեն, ադմինիստրատիվ աշխատակազմը բիզնեսի շղթայի կարևոր օղակն է։ Հենց նա է կազմակերպում ձեռնարկության աշխատանքը, պատասխանատու է արտաքին աշխարհի հետ նրա հաղորդակցության, պայմանագրերի, պատվերների ժամանակին կատարման համար, վերահսկում է վճարումների ստացումը։

Նույնիսկ քարտուղարի, գրասենյակի ղեկավարի, անձնական օգնականի մեկ օր բացակայությունը ցույց է տալիս, թե բիզնեսում որքան վարչական անձնակազմ է անհրաժեշտ։ Մեր վերը նշված պաշտոնները այս տեսակի հիմնական աշխատանքներն են: Այնուամենայնիվ, դրանք չեն սահմանափակվում այս տեսակի գործողություններով: Ո՞վ է քարտուղարի հետ միասին վարչական կազմին պատկանում։ Գործավարուհի, զանգերի կենտրոնի աշխատակից, գրասենյակի ղեկավար, անձնական օգնական, քարտուղար-թարգմանիչ։ Սխալ է հավատալը, որ ցանկացած մարդ կարող է նման աշխատանք կատարել։կարճ դասընթացներից հետո։ Ձեռնարկության գործունեությունը որակապես կազմակերպելու համար անհրաժեշտ են ոչ միայն անձնական որակներ, ինչպիսիք են դիվանագիտությունը, օբյեկտիվությունը, ճշտապահությունը։

Վարչական անձնակազմը այն անձինք են, ովքեր հասանելի են շատ կարևոր տեղեկատվության, որոնցից հաճախ կախված է ամբողջ ընկերության գործունեությունը: Ուստի գրագետ գրասենյակային աշխատանքը, արագ տպագրությունը, ճշգրտությունը, բարեխիղճությունը և կազմակերպչական հմտությունները պարզապես անհրաժեշտ են։ Բացի այդ, պահանջվում է նաև հատուկ գիտելիքներ։ Իդեալում, վարչական անձնակազմը բարձրագույն կրթությամբ աշխատողներ են, պարտադիր չէ, որ մասնագիտացված լինեն: Հիմնական պահանջը կլինի կարևոր տեղեկատվության և փաստաթղթերի հետ աշխատելու ունակությունը:

Գրասենյակի մենեջերը, բացի ներկայանալի արտաքինից և բարքերից, պետք է նաև գրագետ շփվի ձեռնարկության այցելուների հետ, քանի որ նրանց թվում կլինեն գործընկերներ և պոտենցիալ հաճախորդներ: Երբեմն նման մասնագետին վստահվում է նաև ընկերության ապրանքների կամ ծառայությունների առաջմղումը։ Համենայն դեպս, հենց նա է համակարգում բոլոր ծառայությունների աշխատանքն ու կապը ղեկավարի հետ։ Նա նաև պատասխանատու է աշխատանքային գրաֆիկի պահպանման, հանդիպումների և բանակցությունների ժամանակացույցի համար։ Անձնական օգնականն աջակցում է մենեջերին՝ կազմակերպելու գործուղումներ ամբողջ երկրում և արտասահմանում: Ձեռնարկատերերը փորձում են այս պաշտոնի համար ընտրել օտար լեզուների իմացությամբ, բիզնես վարվելակարգով, գրագետ և ճշտապահ մարդու։ Որպես կանոն, կանայք աշխատում են որպես քարտուղարուհի և օգնական, սակայն, հակառակԸստ տարածված կարծիքի՝ ոչ թե երիտասարդ, այլ 25 տարեկանից բարձր կրթված տիկնայք։ Բայց գրասենյակի մենեջերը կարող է տղամարդ լինել, ամեն ինչ կախված է ոլորտից: Լրացուցիչ առավելություն կլինի ոչ միայն աշխատանքային փորձը, այլ նաև մասնագիտական գիտելիքները փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում։ Զարմանալի է, բայց իրավասու և կրթված մասնագետների, երիտասարդ համալսարանավարտների առատությամբ, որակյալ վարչական կադրեր գտնելը հեշտ գործ չէ։ Ի վերջո, կարևոր է ոչ միայն մասնագիտացված գիտելիքը, այլ նաև անձնական որակները՝ ոչ կոնֆլիկտային, օբյեկտիվություն, հնազանդվելու և առաջնորդելու կարողություն, կազմակերպչական հմտություններ։