Ելքային նամակագրություն. գրանցման մատյաններ, հաշվառում, նմուշներ, լրացման կանոններ

2024 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2023-12-17 10:30

Ժողովրդական տնտեսության ցանկացած ոլորտում կա թղթաբանություն, որը ներառում է բազմաթիվ գործառույթներ։ Դրանց թվում հիմնականներից է մուտքային և ելքային նամակագրության հաշվառումը։ Չկա որևէ ձեռնարկություն, որը գործում է այլ կազմակերպություններից մեկուսացված: Հաճախորդների, մատակարարների, ֆինանսական և այլ հաստատությունների հետ շփումը և համագործակցությունը պարտադիր է: Հետեւաբար, արտադրական գործընթացը չի կարող անել առանց նամակագրության: Ո՞վ է զբաղվում մուտքային և ելքային նամակների գրանցմամբ: Ինչպե՞ս ճիշտ հաշվառել դրանք: Ո՞ւմ է դա անհրաժեշտ և ինչու: Այս հարցերը մենք կքննարկենք հոդվածում։

Նամակագրության կատեգորիաներ. Ելքային փաստաթղթերի առանձնահատկությունները

Փաստաթղթերի շատ ձևեր և տեսակներ կան, բայց դրանք բոլորն էլ բաժանվում են միայն երկու հիմնական կատեգորիայի.

• Ուղարկում (ելքային նամակ).
• Ստացված (մուտքային նամակ).

Եկեք նայենք յուրաքանչյուր կատեգորիայի իմաստին:

նամակագրությունը, որը կոչվում է ելքային, կարող է ուղարկվել հետևյալ հասցեատերերին.

• Բարձրագույն իշխանություններ.
• ենթականերկազմակերպություններ.
• Գործընկեր ձեռնարկություններ.
• Ձեռնարկության ստորաբաժանումներ, արտադրամասեր և այլ կառուցվածքային ստորաբաժանումներ։

Ի՞նչ փաստաթղթեր են ուղարկվում բարձրագույն մարմիններին:

Գրականում յուրաքանչյուր ձեռնարկություն ենթակա է ցանկացած կազմակերպության (շրջանային, գերատեսչական, մարզային, ինչպես նաև նախարարություններ): Այս հաստատություններին ուղարկվող ելքային նամակագրությունը կարող է լինել հաշվետվություններ, հաշվետվություններ, ամսվա, եռամսյակի, տարվա պլաններ, հարցումների պատասխաններ: Որպես կանոն, այն թողարկվում է հաստատված ստանդարտ ձևաթղթերի կամ ընկերության տարբերանշանով սովորական թերթիկների վրա։

Փաստաթղթեր ընթացիկ կազմակերպությունների համար

Ոչ բոլորը, բայց շատ ձեռնարկություններ համագործակցում են իրենց ենթակա կազմակերպությունների հետ։ Դա կարող է լինել գործադիր մարմիններ, մասնաճյուղեր, փոքր ձեռնարկություններ և այլն: Նրա ուղարկած նամակագրությունը կարող է լինել հրահանգներ, հրամաններ, ծանուցումներ, կանոնակարգեր, հրահանգներ, ուսումնական նյութեր: Այն թողարկվում է նաև ընկերության տարբերանշանով բլանկների կամ սովորական թերթիկների վրա։ Բացի այդ, հրահանգները և ուսումնական նյութերը կարող են ունենալ բրոշյուրների և ձեռնարկների ձևեր, սակայն դրանք պետք է ուղեկցվեն ստանդարտ ձևաթղթերի հրահանգներով կամ կնիքներով և ստորագրություններով ուղեկցող նամակներով: Եթե չկան, ապա ձեռնարկներն ու բրոշյուրներն իրենք պետք է ունենան ուղարկող ձեռնարկության կնիքը և պատասխանատու անձանց ստորագրությունները:

Փաստաթղթեր գործընկեր ընկերությունների համար

Որպես կանոն, այս դեպքում խոսքը մատակարարների, դիստրիբյուտորների և հաճախորդների մասին է։ Նրա ուղարկած նամակագրությունը պատվերներ են, ծանուցումներապրանքների ստացում, պահանջներ, գովազդային բրոշյուրներ, ծանուցումներ պայմանագրի կամ պայմանագրի ցանկացած դրույթի փոփոխության մասին, բիզնես առաջարկներ։

Հարկ է նշել, որ գովազդային նյութերը, գնացուցակները, շնորհավորանքները, հրավերները, օրինակ՝ շնորհանդեսին, գրանցման կարիք չունեն։

Փաստաթղթեր նույն կազմակերպության ներսում

Այս տեսակի ելքային նամակագրությունը տեղի է ունենում ձեռնարկություններում, որտեղ կան 2 կամ ավելի բաժիններ, արտադրամասեր, բաժիններ: Նման դեպքերում ղեկավարությունը տալիս է հրամաններ, որոշումներ, ուղեցույցներ, հրահանգներ և նմանատիպ փաստաթղթեր, որոնք ուղարկվում են բաժիններ և արտադրամասեր։ Այնուհետև ղեկավարների և ադմինիստրացիայի համար նման նամակագրությունը կլինի արտագնա, իսկ արհեստանոցի կամ բաժնի համար՝ մուտքային։

Օրագրի ձևավորման կանոններ

Անկախ նրանից, թե որտեղ է ուղարկվում փաստաթուղթը, այն պետք է հաշվառվի: Դա անելու համար կան ելքային նամակագրության գրանցման տեղեկամատյաններ: Այն ժամանակ, երբ չկար համակարգիչներն ու ինտերնետը, նման ամսագրերը ձեռքով էին պահվում։ Նրանք կարող են կամայական լինել: Կարող է օգտագործվել ընդհանուր նոթատետր, հաշվապահական մատյան, նոթատետր: Ամենակարևորը, որ ամսագիրը պետք է կարված թերթեր ունենար, որպեսզի դրանք չպոկվեին։ Բացի այդ, անհրաժեշտ էր դրանք համարակալել։ Ամսագրի տիտղոսաթերթում նշվում էր այն սկսելու ամսաթիվը: Նախկինում պահանջվում էր էջերը կարել թելերով, դրանց ծայրերը կնքել թղթի թերթիկով, որի վրա անհրաժեշտ էր դնել պատասխանատուի կնիքն ու ստորագրությունը։ Նաև այս թերթիկի վրա դրված էր համարակալված էջերի ընդհանուր թիվը։ Ուղղումներ չեն թույլատրվել։

Այժմ ամսագրի թելերով կարելը պահպանվում է, երբֆինանսական կամ իրավական արժեք ունեցող հատկապես կարևոր փաստաթղթերի գրանցում.

Ամսագրի էջերը համարակալված են բիզնեսների մեծ մասում:

Երբ լրացվում է ամսագրի վերջին տողը, նշվում է դրա ավարտի ամսաթիվը: Պահպանվում է 3-ից 5 տարի։ Դա կախված է նրանում գրանցված նամակագրության տեսակից։ Հատկապես կարևոր են համարվում դատական կարգադրությունները, ֆինանսական հաշիվները, երկարաժամկետ պայմանագրերը և այլն: Դուք կարող եք տնօրինել ամսագիրը միայն այն դեպքում, եթե դրանում գրանցված փաստաթղթերից յուրաքանչյուրը կորցրել է իր օրինական ուժը:

Համակարգչային օգնություն

Համակարգչային տեխնոլոգիաների այս դարաշրջանում դժվար է գտնել գործավար, ով ձեռքով հետագծում է մուտքային և ելքային նամակագրությունները: Այժմ կա որոշակի ծրագիր, որը թույլ է տալիս տպել ձևաթղթեր կամ գրանցումներ պահել համակարգչում։ Այն օգտագործելու համար անհրաժեշտ է ունենալ՝

• Համակարգիչ MS Office, MS Excel ծրագրերով։
• Տպիչ.
• Սկաներ.
• Համակարգչային էլ.փոստ:
• Այսպիսի նամականիշ՝ «Մուտք. Թիվ _, «_» _20_» Այն կարելի է ձեռքով մուտքագրել կամ գնել արդեն պատրաստ։

Հաջորդը, դուք պետք է մտնեք ծրագիր, ներբեռնեք անհրաժեշտ ձևը և սկսեք աշխատել դրա հետ: Դուք կարող եք տպել ձևը, շատ պատճենահանումներ անել, կարել դրանք։ Դուք կստանաք օրագիր, որտեղ պետք է ձեռքով գրառումներ անեք: Դուք չեք կարող տպել, գրանցվել անմիջապես ձեր համակարգչում: Որպես կանոն, այսպես են պահվում փաստաթղթերը, որոնց համար ստորագրել պետք չէ։

Քանի՞ ամսագիր է ձեզ հարկավոր:

Ավելի հաճախԸնդհանուր առմամբ ձեռնարկությունները պահպանում են ելքային նամակագրության մեկ մատյան։ Այնուամենայնիվ, բազմաթիվ գործընկերներ և այլ հասցեատերեր ունեցող որոշ կազմակերպություններ կարող են ունենալ այս ամսագրերից մի քանիսը, օրինակ՝

• Երրորդ անձանց ուղարկված նամակագրության և ձեռնարկության ներսում փաստաթղթերի գրանցման համար:
• Ներքին և արտասահմանյան ընկերություններին ուղարկված նամակների համար։
• Որոշ կազմակերպությունների (օրինակ՝ կենտրոնական գրասենյակ, նախարարություն և այլն) և բոլորի համար նախատեսված փաստաթղթերի համար։ Սա արվում է փաստաթղթերի կառավարման հարմարության համար, սակայն ցանկացած ամսագիր կազմվում է մեկ ստանդարտի համաձայն:

Բացի այդ, որոշ կազմակերպություններ ունեն առանձին ամսագրեր յուրաքանչյուր տեսակի փաստաթղթերի համար: Օրինակ՝ գրանցել ելքային պատվերներ, հաշվապահական պատվերներ, ծանուցումներ, ձեռնարկներ, հաճախորդների բողոքներ, արձանագրություններ և այլն: Նման փաստաթղթերը հաշվառելու համար կարող են օգտագործվել այլ սյունակներով ձևաթղթեր:

Ինչպես պահել ամսագրի գրառումները

Պետք է ասել, որ ձևաթղթերի ձևերը մոտավորապես նույնն են բոլոր տեսակի ելքային նամակագրությունների հաշվառման համար։ Նմուշը, որը ցույց է տալիս, թե ինչպիսին պետք է լինի դիզայնը, տրված է մեր հոդվածում:

Յուրաքանչյուր էջի վերևում կա «վերնագիր» սյունակներով՝

• Մուտքի սերիական համարը, այն նույնպես փակցված է փաստաթղթի վրա։
• Մեկնման ամսաթիվ.
• Փաստաթղթի անվանումը (օրինակ՝ «Առաջընթացի հաշվետվություն»).
• Ամփոփում (բառացիորեն մի քանի նախադասություն, կարող եք նաև տեղադրել փաստաթղթի համարը):
• Հաստատության անվանումը, որտեղ ուղարկվում է նամակագրությունը:
• Պատասխանատու գրանցողի ստորագրությունը։
• Մեկնման եղանակ (սովորական կամ էլ. փոստ, ֆաքս): Այս տարրը ավելացվել է նոր տեխնոլոգիաների գալուստով: Նախկինում այն չկար նամակագրության մատյաններում։
• Եթե հարցումին պատասխան կամ կատարման հաշվետվություն է ուղարկվում, ամսագրում պետք է նշվի այն փաստաթղթի համարը, որի հիման վրա ստեղծվել է ուղարկված նամակը: Անհրաժեշտ է նշել նաև կատարողի մասին տվյալները (անունը, պաշտոնը):
• Պատճենների քանակը: Երբեմն առանձին սյունակ է հատկացվում, որում նշվում է պատճենի էջերի քանակը։
• Նշում. Տեղեկությունները, որոնք ներառված չեն նախորդ սյունակներում, նշված են այստեղ:

Եթե ելքային փաստաթուղթը հարցման կամ հաշվետվության պատասխան չէ, կատարման և պատասխանատու անձի սյունակներում գծիկներ են դրվում:

Մեր ժամանակներում ելքային նամակագրության մատյանի բովանդակությունն ու լրացումը չի փոխվել։ Նմուշը ցուցադրված է վերևում։

Մուտքային նամակ

Նամակներ և փաստաթղթեր ձեռնարկությունը կարող է ստանալ հետևյալ աղբյուրներից.

1. Բարձրագույն իշխանություններ.
2. ենթականեր.
3. Գործընկեր ընկերություններ.
4. Այլ հաստատություններ, որոնք վերը նշված չեն (ոստիկանություն, բանկեր, դատարաններ, մասնավոր քաղաքացիներ և այլն):
5. Ձեռնարկության ներսում մուտքային նամակագրությունը կարող է լինել վարչակազմից կամ կառուցվածքային այլ ստորաբաժանումից, օրինակ՝ հաշվապահական հաշվառման բաժնից:

Մեզնից վերհաշվի առավ, թե ինչ փաստաթղթեր կարող են լինել առաջին երեք պարբերություններում նշված կազմակերպությունների նամակագրությունը:

Այլ հիմնարկների փաստաթղթերը կարող են լինել աշխատակցին տրված ծանուցումը, կատարողական թերթը, դատարանի որոշումը, հայցը, բողոքը կամ մասնավոր անձի հայտարարությունը և այլն:

Ձեռնարկության ներսում աշխատանքային հոսքը ներկայացնող փաստաթղթերը կարող են շատ տարբեր լինել՝ կառավարման պատվերներ, պատվերներ, հրահանգներ, կանոնակարգեր, ստանդարտներ, անվտանգության կանոնակարգեր, ծանուցումներ և այլն:

Աշխատանք մուտքային փաստաթղթերի հետ

Անհրաժեշտ է հաշվառել ոչ միայն ելքային, այլև մուտքային նամակագրությունը։ Ամսագիրը, որտեղ գրանցվում են ձեռնարկության կողմից ստացված նամակները, կազմվում է նույն կանոններով, ինչ ուղարկված փաստաթղթերի համար:

Տարբերությունը ձևաթղթերի «գլխարկի» մեջ է։ Այն պետք է պարունակի հետևյալ սյունակները՝

• Սովորական թիվ. Այն նաև կցված է փաստաթղթին։
• Ստացման ամսաթիվ։
• Փաստաթուղթն ուղարկած կազմակերպություն։
• Ինչպես է այն ստացվել (ֆաքսով, էլեկտրոնային փոստով կամ սովորական փոստով):
• Փաստաթղթի անվանում։
• Պատճենների քանակը։
• Որտեղ է ուղարկվել փաստաթուղթը (սեմինարի, բաժնի կամ թղթապանակի անվանումը):

Մուտքային նամակագրության ամսագրի ձևերից մեկի նմուշը ներկայացված է ստորև։

Եթե մուտքային փաստաթուղթը սեմինարի (բաժանմունքի) կողմից ստացված հրաման կամ մեթոդական ցուցում է կատարման համար, ապա գրանցման մատյանում պետք է նշվի, թե ով է պատասխանատու անձը, ինչպես նաև փակցվի.կատարման նշում, ամսաթիվ և նկարչի ստորագրություն։

Ո՞վ է պահում գրառումները

Պետի կողմից նշանակված ցանկացած պատասխանատու անձ կարող է գրանցել մուտքային և ելքային նամակագրությունը։ Այս դեպքում աշխատանքային գործունեության այս տեսակը պետք է ներառվի նրա աշխատանքի նկարագրության մեջ կամ հաստատվի ձեռնարկության ղեկավարի հրամանով: Կազմակերպություններում գրասենյակային աշխատանքները, որպես կանոն, կատարում է քարտուղարը։ Բացի այդ, նամակագրության գրանցումը կարող է կատարել գրասենյակի աշխատակիցը կամ ադմինիստրատորը (փոքր ընկերություններում): Որոշ կազմակերպություններում նամակագրությունը վարում են երկու աշխատակիցներ՝ կազմողը և քարտուղարը:

Խանութները և բաժանմունքները նաև գրանցում են մուտքային և ելքային փաստաթղթերը: Դա արվում է աշխատողի կողմից, ով ղեկավարության հրամանով պատասխանատու է այս տեսակի գործունեության համար:

Ինչպե՞ս պետք է պատշաճ կերպով գրանցեմ մուտքային փաստաթղթերը:

Մուտքային և ելքային նամակագրության գրանցումը բարդ խնդիր չէ, այլ՝ պատասխանատու։ Ձեռնարկության կողմից ստացված բոլոր փաստաթղթերը ենթակա են հաշվառման: Եթե դրանք եկել են կազմակերպություններից, պետք է կնիք և ստորագրվեն ղեկավարի կողմից։ Երբեմն պահանջվում է նաև պատասխանատու անձանց ստորագրությունը, օրինակ՝ գլխավոր հաշվապահը, եթե սա ձեռնարկությանը տրված հաշիվ ապրանքագիր է։ Անհատների նամակները, ինչպիսիք են բացատրությունները կամ պահանջները, կարող են կրել միայն այս փաստաթուղթը կազմող անձի ստորագրությունը:

Ձեռնարկությունների մեծ մասում բոլոր մուտքային նամակագրությունները պետք է վերանայվեն մենեջերի կողմից՝ արտադրական գործընթացներին տեղյակ պահելու համար: Ինքըորոշում է, թե ինչ անել ստացված փաստաթղթերի հետ՝ ընդունել կատարման, ծանոթացնել տեղեկատվությանը ներգրավված անձանց կամ պարզապես թղթապանակ ուղարկել: Ուստի քարտուղարը, գրանցելով մուտքային նամակագրությունը ամսագրում, այն տրամադրում է ղեկավարին։ Նա նշում է յուրաքանչյուր փաստաթղթի վրա, թե որ բաժին այն պետք է ուղարկվի:

Այս «դատավճռի» հիման վրա մուտքային նամակագրության մատյանում քարտուղարը համապատասխան սյունակում նշում է յուրաքանչյուր տառի հետագա «ճակատագիրը»։ Օրինակ՝ պրեմիումի հաշվարկման նոր կանոնակարգը կարող է ուղարկվել հաշվապահական հաշվառման բաժին, անվտանգության ուղեցույցները՝ տեխնիկական բաժին, իսկ քաղաքացի Իվանովից պահանջը՝ ապրանքի որակի վերահսկման բաժին: Սա ավարտում է քարտուղարի աշխատանքը մուտքային փաստաթղթերով:

Ինչպե՞ս կարող եմ հետևել ելքային նամակներին:

Վերևում մենք ուսումնասիրեցինք, թե ինչ փաստաթղթեր կարող են վերաբերել այս տեսակի փաստաթղթերին: Որոշ կազմակերպություններում անհատական հարցումներին պետք է պատասխանի քարտուղարի օգնականը կամ կազմողը: Համաձայն ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003.12-ի, նման փաստաթուղթը կազմվում է հատուկ ձևաթղթի վրա կամ դատարկ թերթիկի վրա ընկերության տարբերանշանով: Կազմակերպությանը կամ անհատին ուղարկված ցանկացած գործնական նամակ պետք է լինի մենեջերի կնիքով և ստորագրությամբ: Որպես կանոն, քարտուղարը պետք է պատրաստի փաստաթղթի պատճենը, որը պետք է լրացվի ճիշտ թղթապանակում։

Արտագնա նամակագրությունը գրանցվում է համապատասխան ամսագրում։ Քարտուղարը պետք է ստուգի՝ արդյոք բոլոր անհրաժեշտ կնիքներն ու ստորագրությունները, իր ընկերության մանրամասները ևկազմակերպությունը, որի համար կազմվել է փաստաթուղթը, դրա վրա դրվում է այն համարը, որի տակ այն մուտքագրված է ամսագրում, մեկնման ամսաթիվը, թղթապանակի անվանումը, որտեղ ներկայացված է պատճենը: Եթե ուղարկվող նամակագրությունը պատասխան է մուտքային նամակին, ապա պետք է նշեք նաև այն համարը, որով այն գրանցվել է: Փաստաթղթերը պետք է ուղարկվեն գրանցման մատյանում նշված օրը։

Ինչու՞ է մեզ անհրաժեշտ նամակագրության հաշվառումը:

Որոշ մարդիկ, ովքեր հեռու են արտադրությունից, կարծում են, որ մուտքային և ելքային նամակագրության բծախնդիր գրանցումը լրացուցիչ աշխատանք է, այսպես կոչված, թղթաբանություն։ Փաստորեն, նամակագրության հաշվառումն իրականացնում է հետևյալ գործառույթները՝

• Կազմակերպում է աշխատանքային հոսքը։
• Ապահովում է մուտքային ազդանշանների ժամանակին արձագանքը։
• Հեշտացնում է տեղեկատվության փոխանակումը արտադրության շրջանակներում:
• երաշխավորում է ընկերության արդյունավետ մասնակցությունը արտաքին տնտեսական կյանքում։
• Օգնում է արագ գտնել ձեզ անհրաժեշտ փաստաթուղթը:

Այս աշխատանքի կարևորությունն ակնհայտ է, ուստի պետք է պատասխանատվությամբ մոտենալ դրա իրականացմանը։