Ծրագրի պլանավորումը Գործընթացի փուլերն ու առանձնահատկությունները, պլանի մշակումը և պատրաստումը

2025 Հեղինակ: Howard Calhoun | [email protected]. Վերջին փոփոխված: 2025-01-24 13:18

Պլանավորման ընթացքում ընդունվում են որակական և քանակական որոշումներ՝ երկարաժամկետ հեռանկարում կազմակերպության նպատակներին հասնելու համար։ Ավելին, նման աշխատանքի ընթացքում հնարավոր է ճշգրիտ որոշել օպտիմալ ուղիները։ Ծրագրի պլանավորումը հստակ սխեմայի մշակումն է, ըստ որի կիրականացվի կազմակերպության զարգացումը: Սա թույլ է տալիս մտածել բոլոր մանրամասների շուրջ, ընտրել խնդիրների լուծման ուղիները և հասնելու ձեր նպատակներին: Ինչպես է իրականացվում նման աշխատանքը, կքննարկվի ավելի ուշ:

Հանդիպումների պլանավորում

Ծրագրի պլանավորումը բիզնեսի կառավարման կարևոր գործընթաց է: Դա չափազանց կարևոր է, այդ իսկ պատճառով գրեթե յուրաքանչյուր ընկերություն այսօր կատարում է այս աշխատանքը։ Դա որոշակի ժամանակ և ռեսուրսներ է պահանջում, բայց դա արդյունք է տալիս:

Պլանավորման որակից մինչև նախագծերի կառավարումկախված է դրանց հետագա իրականացումից: Նման ընթացակարգի ընթացքում իրականացվում է նախաձեռնություն, որի ընթացքում հաստատվում է կանոնադրությունը, մասնակիցների ռեեստրը, ընտրվում է հետագա զարգացման ռազմավարական ուղղություն։

Նախ մշակվում է հիմնական գործողությունների հերթականությունը։ Դրանց հաստատումից հետո մանրամասները մշակվում են։

Ուրվագծելով ապագա նախագծի հայեցակարգը և դրա առաջընթացի հիմնական փուլերը՝ ղեկավարությունը կկարողանա շտկել դրա բոլոր փուլերը, ընտրել սահմանված նպատակներին հասնելու լավագույն ուղիները։

Ծրագրի պլանավորումը կառավարման կարևոր գործընթաց է: Այն թույլ է տալիս հետագայում վերահսկել, ժամանակին շտկելով շարժումը զարգացման ճանապարհին: Փաստացի ցուցանիշները համեմատվում են պլանավորվածների հետ, ինչը բացահայտում է պլանավորված առաջադրանքների կատարման աստիճանի մասին տեղեկատվություն։ Մոնիտորինգի ընթացքում հաշվի է առնվում արտաքին և ներքին աղբյուրներից մշտապես թարմացվող տեղեկատվությունը։ Պլանով սահմանված ժամկետները, պայմանները և ցուցանիշները ենթակա են փոփոխման, քանի որ դրանք պետք է համապատասխանեն իրական իրավիճակին։

Պլանավորումն ուղղակիորեն ազդում է ծրագրի կառավարման բոլոր գործընթացների վրա: Հետեւաբար, այն իրականացվում է յուրաքանչյուր կազմակերպության կողմից։ Անհնար է որևէ բան կառավարել, եթե չկա գործողությունների հստակ սահմանված հաջորդականություն։ Այս փուլերը առաջադրանքներ են, որոնց իրականացումը հանգեցնում է նպատակին հասնելու։ Եթե ինչ-որ բան սկսվում է այնպես, ինչպես պլանավորված է, մենեջերը բացահայտում է նման երևույթների պատճառները, որոշումներ են կայացվում տվյալ հանգամանքներում ճիշտ գործողությունների վերաբերյալ:

Պլանավորման գործընթացը ծրագրի կյանքի ցիկլի սկզբնական փուլն է: Առանց դրա անհնար էհասնել ցանկալի արդյունքի։

Պլանավորման առաջադրանքներ

Ծրագրի նպատակների պլանավորումը ներառում է առաջադրանքների համակարգի մշակում, որը քայլերի նման հանգեցնում է դրանց իրականացմանը: Ներկայացված աշխատանքը թույլ է տալիս նույնիսկ աշխատանքի մեկնարկից առաջ որոշել, թե արդյոք ընտրված գործունեության տեսակը կարող է շահույթ բերել: Յուրաքանչյուր ներդրող ձգտում է իր միջոցները ներդնել ամենաեկամտաբեր, շահավետ նախագծում: Հնարավոր է ուրվագծել ապագա գործունեության հիմնական պարամետրերն ու արդյունքները, պլանավորման ընթացքում ընտրել դրանց հասնելու համարժեք, իրատեսական ուղիներ։

Արդյունավետ լինելու համար կազմակերպությունը պետք է լուծի մի շարք մարտահրավերներ: Եթե հաշվարկների ընթացքում պարզվի, որ նման գործունեության արդյունքը բացասական է (ընկերությունը վնաս է ստանալու), ոչ բավականաչափ բարձր, ապա անհրաժեշտ է բացահայտել այս երևույթի պատճառները։ Որոշակի ճշգրտումներ կատարելով՝ հնարավոր է բարձրացնել ծրագրի արդյունավետությունը։ Առաջադրանքների կատարման յուրաքանչյուր փուլում կարող են կատարվել փոփոխություններ։ Դրանք կարող են լինել հետևյալը՝

• Դիզայնի նպատակի (կամ նպատակների) հստակեցում, միջոցառման ցանկալի արդյունքի որոշում։
• Ապագա աշխատանքի շրջանակի և կազմի որոշում:
• Գնահատեք յուրաքանչյուր փուլի ժամանակը:
• Հաշվարկեք նախագծի բյուջեի արժեքը։
• Ստեղծեք ժամանակացույց և հաշվարկեք բյուջեն յուրաքանչյուր փուլի համար:
• Ռեսուրսների անհրաժեշտությունը որոշված է. Հաշվարկը կատարվում է ծրագրի յուրաքանչյուր փուլի և այս ուղղությամբ կազմակերպության գործունեության համար որպես ամբողջություն։
• Լոգիստիկ պլանը ընթացքի մեջ է։
• Իրականացվում է ռիսկի գնահատում, ստեղծվում է մեթոդաբանություն՝ վտանգավոր իրավիճակների դեպքում ճիշտ արձագանքելու համար։
• Միջոցառման մանրամասները մանրամասն բացատրվում են ներդրողին:
• Մանրամասները համաձայնեցվում են գործընթացի բոլոր մասնակիցների հետ։
• Աշխատանքների կատարման և հանձնարարված առաջադրանքների կատարման պատասխանատվությունը բաշխվում է կատարողների և ղեկավարների միջև։
• Պլանավորված փոխազդեցությունները և կառավարչական պլանավորման ընթացակարգերը ճշտվում են:

Ծրագրի կառավարումը և ծրագրի պլանավորումը սերտորեն կապված են: Միայն համաձայնեցված ժամկետներում և ամբողջությամբ դրված խնդիրների հետևողական կատարումը կարող է երաշխավորել նպատակի իրագործումը, ընկերության գործունեության ընթացքում շահույթ ստանալը։

Հիմնական գործընթացներ

Նախագծի պլանավորման կազմակերպման գործընթացում կատարվում են մի շարք պարտադիր և կամընտիր գործողություններ. Անկախ կազմակերպության գործունեությունից, դրանք կիրառվում են ընդհանուր ռազմավարական տեսլականի ստեղծման ընթացքում։ Պարտադիր գործընթացները ներառում են հետևյալը՝

• Պլանավորված բոլոր առաջադրանքների նկարագրությունը և հետագա փաստաթղթավորումը, նախագծի բովանդակությունը:
• Նախագծի հիմնական փուլերի սահմանում, դրանց հետագա մանրամասնում.
• Մոտավոր գնահատականի պատրաստում: Ծրագրի ավարտի համար պահանջվող բոլոր ռեսուրսների ընդհանուր արժեքը հաշվարկված է:
• Քայլ առ քայլ գործողությունների ծրագրի կազմում, որի իրականացումը կհանգեցնի ձեր նպատակների իրականացմանը։
• Նկարագրում է աշխատանքի հաջորդականությունը։
• Տեխնիկական բնույթի կախվածություններ, ինչպես նաև կատարված աշխատանքի սահմանափակումներ։
• համար պահանջվող ժամանակի հաշվարկաշխատանքի յուրաքանչյուր փուլի ավարտ, աշխատանքի ծախսերի և այլ ռեսուրսների որոշում, որոնք կպահանջվեն արտադրական ցիկլի յուրաքանչյուր փուլում:
• Պաշարների տեսակը, շարքը, ինչպես նաև դրանց ծավալը որոշելը։
• Նշելով աշխատանքի իրական ժամկետները, եթե ռեսուրսները սահմանափակ են:
• Ստեղծեք բյուջե և կապեք գնահատված ծախսերը յուրաքանչյուր տեսակի աշխատանքի համար:
• Ստեղծեք ավարտված պլան:
• Դիզայնի ընթացքում այլ հետազոտական աշխատանքների արդյունքների հավաքում, պլանավորված արժեքների դասավորությունը մեկ փաստաթղթում:

Ծրագրի պլանավորման և մշակման ընթացքում այս գործողությունները պարտադիր են։

Օժանդակ ընթացակարգեր

Ծրագրի իրականացման պլանավորման ընթացքում որոշ գործընթացներ կարող են անհրաժեշտ չլինել: Միայն այն ժամանակ, երբ դրանց կարիքն առաջանում է, մենեջերը դրանք ներառում է ընդհանուր ցուցակում։ Այս օժանդակ գործընթացները ներառում են հետևյալը՝

• Պլանավորում որակի չափանիշներ՝ սահմանելով դրանց առավելագույն թույլատրելի միջակայքը։ Քննարկվում են նաև պատրաստի արտադրանքի բնութագրերի պահանջվող մակարդակին հասնելու ուղիները։
• Պլանավորում կազմակերպման ոլորտում, որը ենթադրում է ֆունկցիոնալ իրավասությունների, պարտականությունների և ենթակայության բաշխում ծրագրի բոլոր մասնակիցների միջև:
• Համապատասխան որակավորում ունեցող, աշխատանքային փորձ ունեցող կադրերի ընտրություն, որոնց գործունեությունը թույլ կտա հնարավորինս շուտ իրականացնել նախագիծը։ Որոշ դեպքերում անհրաժեշտ է լավ համակարգված թիմային աշխատանքի ձևավորում։
• Հաղորդակցություններ հաստատեք անդամների ապահովության համարնախագիծ ձեզ անհրաժեշտ տեղեկություններով:
• Ծրագրի ռիսկերի տեսակների բացահայտում, դրանց գնահատում և փաստաթղթավորում: Սա թույլ է տալիս բացահայտել և վերացնել անորոշությունները նույնիսկ պլանավորման փուլում, գնահատել նախագծի վրա դրանց հնարավոր ազդեցության աստիճանը: Այս փուլում հաշվարկվում են ընտրված ռազմավարության իրականացման ընթացքում իրավիճակի զարգացման և՛ բարենպաստ, և՛ անբարենպաստ սցենարները։
• Լոգիստիկ ընթացակարգերի պլանավորում. Հստակ ամրագրված է, թե ինչ հումք, այլ անհրաժեշտ նյութեր և ռեսուրսներ են ձեռք բերվելու արտաքին կազմակերպություններից, ինչ քանակով, ինչպես նաև ինչ հաճախականությամբ են առաքվում։

Այլ գործողություններ կարող են պահանջվել ծրագրի գործընթացների պլանավորման ընթացքում: Դա կախված է նրանից, թե ինչ նպատակներ է հետապնդում կազմակերպությունը իր աշխատանքը կատարելու ընթացքում:

Պլանավորման քայլեր

Ծրագրի պլանավորման 4 հիմնական փուլ կա: Դրանք առաջարկվել են Booz Allen & Hamilton խորհրդատվական ընկերության կողմից։

Ստանդարտ պլանավորման մոդելը հետևյալն է.

Փուլ 1. Նպատակների ձևավորում

Դրված են երկու տեսակի նպատակներ. Դրանք կարող են լինել ֆորմալ կամ իրական: Առաջին դեպքում առաջադրվում են չափորոշիչներ՝ որոշելու նախագծի օգտակարությունը։ Ֆորմալ նպատակները բխում են ղեկավարների մոտիվացիայից: Իրական նպատակներն այն ուղիներն են, որոնցով կարելի է հասնել պաշտոնական նպատակներին:

Քայլ 2. Խնդրի վերլուծություն

Պլանավորման այս փուլի ընթացքում որոշվում է կազմակերպության իրական վիճակը։ Հաջորդիվ արվում է կանխատեսում դրա հետագա վիճակի մասին։ ԱյնուհետևԻրականացվում է առկա խնդիրների բացահայտում, որի համար նպատակների համակարգերը հակադրվում են կանխատեսող վերլուծության արդյունքներին: Սա թույլ է տալիս ի վերջո կառուցված լինել խնդիրները:

Փուլ 3. Որոնել այլընտրանքներ

Սրանք լուծումներ են, որոնք փոխադարձաբար բացառիկ են:

Փուլ 4. Այլընտրանքների գնահատում

Գոյություն ունեցող սցենարներից յուրաքանչյուրի ընդունելիությունը որոշված է։ Գնահատվում է յուրաքանչյուր որոշման արդյունավետությունը և ռիսկայնությունը, որից հետո ընդունվում է համապատասխան որոշում։ Օպտիմալ այլընտրանքը պետք է լինի ոչ միայն գործնականում իրագործելի, այլև օրինական՝ թույլ տալով հնարավորինս մոտենալ նպատակին։ Միաժամանակ հաշվի են առնվում ժամանակի, ռեսուրսների և այլնի առկա սահմանափակումները։

Տարածքային, արդյունաբերական կամ այլ տեսակի պլանավորման նախագիծ ստեղծելիս անպայման կիրառեք այն ապագայում՝ իրական արդյունքները պլանավորվածների հետ համեմատելու համար: Սա թույլ է տալիս կառավարել առաջընթացը դեպի ընդհանուր նպատակ, ժամանակին կատարել համապատասխան ճշգրտումներ:

ժամանակացույց

Հարկ է նշել, որ ծրագրի պլանավորումը հիմնված է մի փոքր այլ սխեմայի վրա: Այն ընդգծում է 5 հիմնական փուլերը՝

1. Աշխատանքների սահմանում և դրանք որպես ցուցակ գրել: Որոշ դեպքերում մենեջերները սխալներ են թույլ տալիս՝ միանգամից չթվարկելով բոլոր գործընթացները: Այս երեւույթը բացառելու համար առաջիկա աշխատանքի որոշման ընթացքում խորհուրդ է տրվում կիրառել հաջորդական տարրալուծման մեթոդը։
2. Յուրաքանչյուր ընտրված պաշտոնի համար որոշվում են հերթականությունը և տևողությունը։ Դա կախված էառաջիկա աշխատանքի տեխնոլոգիական առանձնահատկությունները. Դրա համար կիրառվում է նաև տարրալուծման տեխնիկան, որը լրացվում է փորձագիտական գնահատականներով։ Սա թույլ է տալիս ճշգրիտ որոշել յուրաքանչյուր գործողության պլանավորված տեւողությունը: Դա անելու համար կարող եք օգտագործել ուղեղային գրոհի տեխնիկան, որը թույլ է տալիս դիտարկել տեխնոլոգիայի առանձնահատկությունները տարբեր տեսակետներից։
3. Որոշում է ռեսուրսների տեսակը և դրանց հասանելիությունը: Դա կարող է լինել ֆինանսներ, նյութեր, աշխատուժ, տեղեկատվություն և այլն: Կատարված աշխատանքների ժամանակացույցը փոխկապակցված է լոգիստիկայի, ֆինանսավորման և այլնի ժամանակացույցի հետ: Բոլոր փուլերը պետք է փոխկապակցված լինեն, կազմեն շարունակական գործընթաց: Սա խուսափում է արտադրական գործընթացի խափանումներից: Միևնույն ժամանակ, սակավ ռեսուրսները պահանջում են առանձին քննարկում: Դրանք մեծապես որոշում են առաջիկա աշխատանքների ողջ սպեկտրի տևողությունը և հաջորդականությունը:
4. Սահմանափակումները դրված են դրսից։ Դրանք ներառում են արտադրության սեզոնայնությունը, սարքավորումների մատակարարման արտադրունակությունը և այլ արտաքին գործոններ։
5. Ստեղծվում է համակարգ՝ ծրագրի կառավարման ընթացքում առաջացող ռիսկերին արձագանքելու համար: Ծրագրի պլանավորումը սկսվում է դրանց վերլուծությունից: Ամենահավանական և վտանգավոր սպառնալիքների դեպքում մշակվում են համապատասխան արձագանքման միջոցներ։

Պլանավորման սկզբունքներ

Բիզնես նախագծի պլանավորման ընթացքում մենեջերը պետք է պահպանի որոշակի սկզբունքներ: Հիմնականներն են՝

• Նպատակասլացություն. Ծրագրի իրականացումը հետապնդում է հստակ, վերջնական նպատակ՝ առանց աննշան խնդիրների վրա ցողվելու։
• Համակարգված. Ծրագրի ապագա կառավարումը պետք է լինի ամբողջական և համապարփակ: Միաժամանակ հաշվի են առնվում դրա մշակման և կազմման առանձնահատկությունները։ Որոշ դեպքերում նախագիծը կարող է բաժանվել ենթահամակարգերի: Նրանք նույնպես կապված կլինեն: Միևնույն ժամանակ, մի համակարգում փոփոխությունները հանգեցնում են մեկ այլ կառուցվածքի փոփոխություններին: Նախագիծը մի քանի մասի բաժանելը թույլ է տալիս հետևել տարրերի ներքին կապերին և փոխազդեցությանը, ընտրել ամենաարդյունավետ կառուցվածքը: Ծրագրի իրականացման գնահատումն այս դեպքում կարող է տրվել որակական և քանակական գործընթացների առումով:
• Բարդություն. Երևույթները դիտարկվում են դրանց կապի և կախվածության տեսանկյունից։ Դրա համար օգտագործվում են կառավարման տարբեր մեթոդներ և մոտեցումներ:
• Անվտանգություն. Ծրագրի աշխատանքների պլանավորման ընթացքում նախատեսվում է, որ բոլոր աշխատանքները համալրվեն անհրաժեշտ ռեսուրսներով։
• Առաջնահերթություն. Նախագծի մշակման ընթացքում հիմնական ուշադրությունը տրվում է հիմնական, ամենակարևոր խնդիրներին: Դրանց սահմանումը կախված է ապագայի զարգացման ընդհանուր հայեցակարգից:
• Տնտեսական անվտանգություն. Հաշվարկվում է նախատեսված իրադարձության չկատարման դեպքում կազմակերպության կրած վնասների և կորուստների աստիճանը: Ռիսկերից ամենևին հնարավոր չէ խուսափել, բայց դրանք պետք է գնահատվեն և այս ուղղությամբ կայացվեն հիմնավորված որոշումներ։

Ծրագրի կառուցվածքում

Ծրագրի աշխատանքի պլանավորման ընթացքում պահանջվում է Կառուցվածքավորում: Աշխատանքի հիերարխիկ հաջորդականությունը ներառում է ամբողջ նախագիծը առանձին մասերի բաժանել: Սա թույլ է տալիս մանրամասնել համալիրները տարբեր մակարդակներում: Այդպիսինմոտեցումը հեշտացնում է գործընթացի կառավարումը։

Structuring-ը թույլ է տալիս անել հետևյալը.

• Սահմանել աշխատանքի շրջանակը՝ միջանկյալ տիպի նպատակներին հասնելու համար։
• Վերահսկեք ծրագրի առաջընթացի աստիճանը, գնահատեք դրա բոլոր նպատակներին հասնելու հնարավորությունը։
• Հաշվետվությունը ստեղծվում է ըստ օպտիմալ կառուցվածքի։
• Նախագծի առաջընթացը չափելու համար սահմանվել են կարևոր կետեր:
• Պատասխանատվությունը պատշաճ կերպով բաշխված է կատարողների միջև։
• Թիմի բոլոր անդամները ստանում են օբյեկտիվ, հասկանալի տեղեկատվություն նախագծի նպատակների և խնդիրների մասին:

Սխալներ կառուցվածքում

Որոշ մենեջերներ կառուցվածքավորման ընթացքում սխալներ են թույլ տալիս, ինչը բացասաբար է անդրադառնում նպատակներին հասնելու վրա: Հիմնականները հետևյալն են՝

• Կառուցվածքային փուլը հիմնականում բաց է թողնվում: Կառավարիչը անմիջապես անցնում է ընթացիկ ժամանակաշրջանի խնդիրների լուծումների որոնմանը։
• Օգտագործվում են միայն կազմակերպչական միավորներ, վերջնական արտադրանք կամ ռեսուրսներ չեն կիրառվում:
• Կառուցվածքը չի ներառում ամբողջ նախագիծը:
• Կառուցվածքային տարրերը կրկնվում են:
• Չկա կառույցների ինտեգրում նախագծային փաստաթղթերի և ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման առանձնահատկություններին համապատասխան:
• Կառուցվածքը չափազանց կամ պակաս մանրամասն է:
• Նախագծի առանձին տարրեր չեն կարող մշակվել համակարգչով:
• Ոչ նյութական վերջնական արտադրանքը (ծառայություններ, ծառայություններ և այլն) հաշվի չեն առնվում:

Կառուցվածքի հիմքեր

Ծրագրի պլանավորումը պատասխանատու աշխատանք է: Կառուցվածքը պետք է կատարվի ճիշտ: Այն իրականացվում է հետևյալ հիմքերով՝

• Ստեղծվող նախագծի կյանքի ցիկլի ժամանակաշրջաններ։
• Բաժանումների կառուցվածքի առանձնահատկությունները.
• Արդյունքի բաղադրիչները, որոնք կստացվեն նախագծի ավարտից հետո։
• Գործընթաց, ընկերության աշխատանքի ֆունկցիոնալ տարրեր։
• Օբյեկտների աշխարհագրական դիրքը.